《可操作的民主》,副标题是“罗伯特议事规则下乡全记录”,罗伯特议事法则,是美国人发明的开会原则,而在这本下乡全记录中,说的是这个开会规则在国内最落后的农村应用的记录,洋玩意在中国的农村落地的各种趣事。
南塘村会议制度十三条:
1、会议主持人,负责分配发言权,提前表决,维持秩序、执行程序,但是主持人不得发表意见,也不能总结别人的发言。
2、会议讨论的内容应当是一个明确的动议,“动议动议,就是行动的建议”,动议必须明确、具体、可操作。或者说有时间、地点、人物、活动。
发言规则:
3、发言要举手,谁先举手谁优先,但是要得到主持人允许才可以发言,发言要起立。被人发言时候不可以打断。
4、对着主持人说话,不同意见者之间避免直接面对面发言。
5、没人发言时间不得超过2分钟,同一动议发言每人不能超过2次。
6、讨论不能跑题,主持人应该打断跑题发言。
7、主持人打断违规发言的人,被打断的人应当马上停止发言。
8、主持人应当尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。
9、发言人应当首先表明赞成或者反对动议,然后说理由。
10、不得进行人身攻击,只能就事论事。
表决规则:
11、只有主持人可以提请表决。只能等到发言次数都已用尽,或者没人想再发言,才能提请表决。如果主持人享有表决权,应该最后表决。
12、主持人应当先请赞成方举手,再请反对方举手,但不要请弃权方举手。
13、当“赞成方”票数多余”反对方“,动议动过,平局等于没通过。
以上为南塘13条,目的是通过会议规则的制定,保证通过民主的方式让会议有结果。
而职场中的会议,又会有所不同,因为并不是每个会议一定要有结果的。
结合之前在得到上学习过的课程《宁向东管理学》,其中也讨论到了开会的内容,节选如下:
因为有些会议是想要一个决定,有些是想要一个行动计划,而有些仅仅为了更深入地引发讨论。
所以会议的目的不同,会议的方式也会有所不同。
三星的会议规则是“八个必须,三个公式”:
八个必须是:
凡是会议,必有准备
凡是会议,必有主题
凡是会议,必有纪律
凡是会议,会前必有议程
凡是会议,必有结果
凡是开会,必有训练
凡是开会,必须守时
凡是开会,必有记录
三个公式是:
光是开会,如果会后没有人落实,等于零。
会议上布置了工作,但是会后不进行检查,等于零。
抓住了不落实的事,同时追究了不落实的人,等于落实。
ABCO会议法则:
Action,行动,确定参加会议的人,因事找人,因人议事。
Benefit,利益,和每个人利益相关,大家才会关心,才会共同促进会议达成结果。
引导,好的引导者,“高度的自信,对局面的及时掌握和调整,以及清晰的表达自己看法的能力”,“教练和裁判的结合体”。
Challenge,共同面对挑战,让与会者明白将会遇到的困难。
Overcome,克服困难,最终结果是共同解决问题。
改善会议效率
日本乐天的十倍速会议法则,曾经老板要求公司以“十倍速”的方式改造组织的运行。就是做所有的事情,都试着提高十倍的速度。就是原来2个小时的会议,现在只开15分钟。
怎么做到?
调整会议的程序。
至少提前一天把会议要讨论、商议、和决策的内容和,以书面的形式提交给所有的参会人员。
开会之前,个别沟通,开会的时候,直接讨论解决方案。
向榜样学习开会:
1、减少会议
亚马逊,贝佐斯觉得如果公司老开会,说明公司的流程一定有问题。公司的会议多,会议时间长,意味着需要大家沟通讨论的事情多,一定是公司的组织和流程出了问题。
所以,与其在如何开会上大做文章,还不如在组织功能上积极改善,一定要努力把会议沟通保持在最低限度。
亚马逊的会议时间是比较少的。所有的会议都按照规范来走。什么规范呢?就是任何人要发起会议,是不能给同事写PPT的,而是要用陈述文的方式把要讨论的问题描述清楚。第二,还要自己先提出解决方案,并且要给出数据、图表和分析等详实资料作为支撑。会议的发起者需要把这些资料,按照公司标准规格的6页纸,提前写好、复印好,发给与会人员。然后在开会的最初十分钟,所有人集中时间阅读这6页纸的内容,之后才是讨论环节。
宁向东教授认为:真理常常是握在少数人手里的,所以,一定不要太依靠会议、依靠群体来决策。
2,分配务虚和务实的会议
台湾的联强公司提出,提出问题必须给出解决方案的会议方式,看似提高了效率,但是也会产生一个问题,因为拿不出解决方案,就不去提问题了。
这不适合于竞争局面比较复杂、信息非常分散,或者公司运营呈现危机的时期。因为在那个时候,信息是比较乱的,如果决策不能有效地搜集各路信息,就有可能会作出错误的决策。在这种情况下,如果要求每一个提出问题的下属,都能立刻提出有价值的回答,就会抑制员工讲话的积极性。
所以,杜书伍主张:应该允许一部分会议没有效率,并不是立刻得出结论。所以每个会议都要预留务虚时间。杜书伍提出,公司的会议时间应该是七三开。七成的时间,用于处理紧要的事情,进行决策和布置任务,是解决问题的时间。而另外三成的时间,则要用于讨论那些不那么紧急的事情,用来扯扯淡,启发一下大家的思考。
3,会后三小时内必须发出会议纪要
会议纪要应该包括:1)会议的总结和结论,2)进一步要讨论的问题,3)谁承担什么责任4)下一步努力的方向和目标
在这个公司,如果开会出现如下情况,一般被认为是会议组织有问题。
第一,主持人问:谁先说一说啊。这说明会议计划不好。
第二,主持人说:请注意发言时间,再给你五分钟。这说明发言者缺少准备。
第三:主持人不停地解释自己:比如不断说“我刚才说的情况,其实是——”,这是事先准备不够。
第四,有人说“关于这件事,我们已经讨论过很多次了”。
第五,就是会议一结束,有人说:总算结束了。最后一项,被认为是灾难性的。