绕来绕去，回归GTD

我要GTD

今天早晨去医院取消之前的挂号单，医院规定当天的挂号单必须现场取消，网上挂号，提前取消需要前一天的晚上八点，网上取消也是分分钟之内的事情。一般情况下，头晚八点都知道第二日是否需要需要去医院。其实，前两天，我已经知道去不了医院了，虽然我承认你记忆力很强，但在紧张而繁忙的工作中，让生活更有序，让生活更美好，也是蛮有意义的一件事情。

在医院排队20分钟后，我深感自己的价值选没有想想的大，时间对很多有钱人来说更是金钱，貌似这20分钟也不那么值钱。但这20分钟时间其实可以不花费的，只需提前12小时，利用上班间隙或吃饭之余都可以花费不超过1分钟时间搞定；当然也可以去早点减少排队时间，这也是自己折腾自己。

不超过2分钟的事情没有立即处理，也没有登记，只靠记忆，这样的事情发生不止一次了，就正如闺女准备一年级上学材料最后一小时冲刺希望让自己心慌慌，也许只是简单的一笔记录，就可以改变。这其实就和项目出现待跟进事项一样，立马登记以防记忆力失效。

此时GTD的理念再次回到了我的脑海。GTD是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”，GTD的核心理念概括起来就是必须记录下来要做的事，然后整理、安排并逐个执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，头脑中不塞满事情，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。

收集

把任何需要跟踪或记住或做的事情记在某个设备（水桶）：一个收件箱，电子邮箱，笔记本，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到这些设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

处理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：从最上面开始、一次处理一项、不把任何东西放回收件箱、如果任何一项需要做：做（如果花的时间少于两分钟），委托别人完成或者把它延期；否则 把它存档以便查询，把它扔掉；或者使它成熟以便下一步的处理。

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

组织

一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：

下一步行动（Next Actions）－对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能 会是“发邮件开个简短会议”，或者“打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。

项目（Projects）－每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目 都有一个下一步的行动进行下去。

等待（Waiting For）－当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

将来/可能（Someday/Maybe）－这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。对于跟踪你的预约和委托，一个日历非常重要－日历应该被用在“硬工程”上：必须在某个特定的期限之前完成的事情，或者在约定的时间和地点完成的会议和约会。“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统。它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”。

回顾

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就象你处理你的收件箱一样。

至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。可以制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

执行

如果所有时间都花在组织工作，而不是做它们，那所有GTD系统都是不好用的！如果你可以把必须做的事情，让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。