从万达招聘保洁经理都要求会做PPT,可知商务文本制作对于职场之重要。企业之所以把它作为一项不可或缺的应聘条件,是因为商务文本的制作能反映一个人的信息收集和提炼总结能力。
把自己想表达的东西总结成书面形式是个 非常重要的过程。这就是商务文本的制作。在会议上做汇报时,与客户交流时,与对方合作时。商务文本就是最重要的武器。是我们准确传达思想,有效说服对方的重要工具。
可对于初入职场的人来说商务文本的制作却是个难题。其实这里边最重要的原因往往是思路不够清晰。商务文本的制作也有一套模式,整个流程只需分为五个步骤:
1.制作文字信息。
2.制作图标。
3.制作幻灯片。
4.制作资料包。
5.制作资料群。
文本制作五步骤(图片来源于《精准表达》)
我在实践中,发现结合高田贵久先生所著的《精准表达》一书中所写的方法边学习边实贱。,掌握其中小窍门,制作起来确实比较容易有成效。下面简单说说这几个小诀窍:
一 利用模板
老师曾告诉我们。:用模板制作商务文本。相当于用组装的方法整合一整套的资料群。它最大的便利是可以随意提取文本中任意的一部分,另外用于其他需要的地方,灵活性十足。
而且用模板,结构把握非常明确。因为资料是按照商务文本整体的制作顺序:资料包,幻灯片,图表,文字信息这五个步骤使用模板制作成型的,使用的时候非常清楚哪个部分要讲哪些内容,整体逻辑结构相当简单易懂。主管最喜欢使用这种PPT进行演示。
二 抓住最基本的要求:“一目了然,清晰明白”。
首先不要违反大众的阅读习惯。
1.按照从左上方至右下方的顺序排列语句。因为这是大家的阅读习惯。
2.保持图文一致。如显示产量的增加则应用朝上的箭头表示;销售下滑应用朝下的箭头表示。
3.强调重要信息。最想传达的信息字号不能小也不能放到角落里。应该把最想传达的信息放在最显眼的位置,用粗体大字对其进行强调。
4不同类别的事物不宜使用同一符号表示。比如在展望未来和回顾过去,需要用不同的图标来区别开。
三 商务文本要制作得简洁明快。要抓住三点:
1删除多余的信息。只需要把最想表达的信息浓缩成简短几句,用最小限度的信息量驾构商务文本。记得“简即美”。
2删除不需要的文字。很多人犯这个错误,把大段文字放在PPT上作说明,这其实是不可取的。
3.删除不必要的属性信息。即颜色,形状,线条,粗细,字体,阴影等,用于装饰的文字和图形。过多的使用它们,会让读者感到视觉疲劳,造成混乱。
四 记住制作出的商务文本要让人一看就懂。而不是让对方对着文本思来想去。制作文本成功的原则是“不让对方有思索的机会”。
以上是制作商务文本的总体思想。还有每个步骤的细节部分请关注我的文章,之后有待更新。