如何让EXCEL图表在护理管理中说话

使用图表,图形或信息可视化不仅仅是传递清晰的统计信息,真正的作用在于:讲一个辅助决策的故事。

                                                                                       爱德华.塔夫特


跟以前很多次质控一样,重点科室组组长丁芳8:30左右到重点科室去质检,不同的是今天要看看某些科室做的护理不良事件年度报表。

刚看没多久,就发现了问题:“

1、很多数据堆在一起,不知道表达什么

2、刻度与表达数据的计量单位不符

3、图表表达与实施措施脱节

护士长们回答有的是科室质控员做的,有的是复制他人模板直接填的数字。

结果质控增加了新的内容,就是探讨如何用去做年度报告的培训指导。

在临床上护理管理中,护士长们甚少接受关于图表的专业培训,却无一例外需要接触和使用图表,图表的好坏不仅仅决定一个会议的时间,往往可能关乎护理管理的决策的正确性。

掌握图表这个沟通工具,让数据在沟通里说话,图表的价值不言而喻。

01 具有专业精神的图表才会有很强的说服力

图表力求精简、直接、非传统为核心理念的攻击技法一样,力求做到

1)精准简明

2)表达目的直接从图表中获得

3)一个图表只有一个表达目的

4)论证表达目的

5)目的建立在数据基础之上

所以一份成功的图表,要引发视觉和情感合一的愉悦回味,要做到以下几点:

1、立场:受众的立场给出设计理由

2、理解:让受众觉得完全理解图表数据

3、肯定:结论肯定有力,受众信服图表表达目的

02               图表功能

1)数据点数值、数据间差异、数据趋势变化这三个视觉势能讲述故事。

这是护理中常用到的EXCEL图表

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图表讲故事的首要任务是设定好图表在沟通中的角色,然后大胆使用数据点数值、数据间差异、

数据趋势变化这三个视觉势能将故事呈现在人眼前

1、数据点数值

2、数据间差异

3、数据趋势变化

比如:


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某科2009-2011出诊数据分析


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某科2009-2011年出诊数据分析

2)厘清数据关系、表达图表诉求


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《结构思考力》中EXCEL图表关系图

03  案例分享

比如非常典型的柏拉图表,每次都要面步骤如下:

1)将数据从大到小排列

2)重新设置“辅助”系列的函数公式

3)修改两个系列的引用区域大小

4)调整数值纵轴的最大刻度和“数值”列的合计相同,计算并设置相应的刻度单位

1.柏拉图表达问题的“二八原则”

(EXCEL2007版本)。


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标准柏拉图前图

2.根据你要做的柏拉图的几个要点(反映到图中就是横坐标)列出来,每个要点对应的数量和累计百分比是多少,按照从大到小排列,如果要点很多,只需取前几个要点,如图:假设有10个问题点,我只列出前5项,后5项发生的数量很少这里并作其他问题点。


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表1


3、插入柱形图,选择2个系列,分别对应2个纵坐标轴。


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柏拉图前图步骤1


4、选择第二个系列,就是红色那个柱状图,右键选择设置数据系列格式,选择次要坐标轴,就是涂了黄色的那块,然后再选择红色柱状图,右键选择更改系列图标类型,选择XY散点图,如下图:


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柏拉图前图步骤2


5、.选择图表,在上面菜单栏里选择显示次要横坐标轴,并把坐标轴范围设置为最小值是0,最大值是6,(因为这里列出了6个问题点);然后再选择红色的折线图,设置X轴和Y轴的数据,注意X周选择0-6,Y周第一个数据选择0,然后按照顺序选择百分比的数据,如图:


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柏拉图前图步骤3

6、选择折线图,右键选择设置数据系列格式-系列选项-次坐标轴,就变成如下所示:把图例和次要横坐标轴删掉,更改左边和右边的纵坐标轴,左边改为求和的数值56,最小值是0;右边最小值是0,最大值是1,顺便改下数字显示类型为百分比;


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柏拉图前图步骤4

7、选择蓝色柱状图,设置数据系列格式,间距调为0,边框黑色,可以设置阴影这样效果要好点;选择红色的折线图,设置数据系列格式,选择数据标记选项,把小圆点调出来,然后把填充色改黄色或其他颜色,这样就基本成型了


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柏拉图前图步骤5

8、细节调整:右键蓝色柱状图,添加数据标签,然后右键红色折线图,添加数据标签;点中间区域,把主要横网格线去掉(可以选个填充色);再把折现图的数据标签100%这个标签分别拖到右上角。

最后再插入一个文本框输入日期和n,就大功告成了。


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2、柱状图强烈表达差异

下图所示的目标类图标,通过一条目标线为参考,将数据划分为两类:达标和未达标的,一般超出定义为达标,反之为未达标。两个目的:发现问题和报告业绩

1) 原始数据形态:95分为达标。

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2)通过设置Excel图表纵轴的“分类轴交叉与”为95实现,改图使用了分类横轴作为目标线。同时通过设置柱形填充的互补色使图诉求直观表达。


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EXCEL2007设置互补色

1) 选中图表系列,设置数据系列格式>填充,勾选“以互补色代表负值”,然后再勾选“渐变填充”

2) 依次设置4个光圈

1. 光圈1的“结束位置”为1%,“颜色为代表正数的色彩;

2. 光圈2的“结束位置”为99%,“颜色为代表正数的色彩;

3. 光圈3的“结束位置”为1%,“颜色为代表负数的色彩;

4. 光圈4的“结束位置”为99%,“颜色为代表负数的色彩;

3)“类型”选“线形”,“角度”选“90%”,按[确定]退出即可;

参考文献:

1.杜龙.演绎生动:Excel图表. 北京:电子工业出版,2012: 236-237

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