先来问大家一个问题:
你的梦想是什么? what's your dream
我也列了张梦想清单,是这样的:
每年阅读50本书
一年两次旅游
练出马甲线
等等.
每个人都有很多的梦想,都很想去实现它.
但我们会发现,每当问起自己或他人,现在梦想实现到哪一步啦,为什么没动啊.之类的.
很可能得到的答案是:嗨,别提了,没时间.之前太忙,最近比较忙,马上又要很忙.blabla的.
天空飘来两个大字,时间,对! 时间是阻挠我们成就梦想的一大绊脚石.
我们可以通过管理自己,来和时间做朋友.高效利用有限的时间.
我基于GTD的原理,就是Getting things done,脱胎于戴维艾伦著的《搞定》,结合我自己的情况,进行了一系列的管理,践行一个月,小有感悟.
也许有人会说,我都忙的一点时间都没了,还管理时间呢.
其实冷静下来想想,主要是被什么事情占据了大部分的时间,大部分是被工作和生活中出现的临时救火现象整的手忙脚乱.
Sorry,你只是看起来很忙.
而一个好的时间管理方法,就是给你打个疫苗,不是等火烧眉毛了焦头烂额,而是心里一本账,清清楚楚的,在什么时候忙什么事情.
从而同时达到高效和放松.
总结下来:分三步走:
清空
下一步
反思
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一.清空
顾名思义,就是把大脑里的东西拿出来.
大家平时工作生活都比较累,脑子里装满了各种各样的任务,计划,突发情况.
比如,下午有个部门会议需要发言,但我资料还没准备好. 老王让我回个电话,难道是嫌报价太贵,要求降价. 某某家的交易合同到了上面有个条款对我们公司不利,等下要跟法务确认下. 同时要跟客户打个招呼.
好像马上信用卡还款日要到了,得记得还款.家里洗衣液用完了,等会上淘宝买.哦对,还有blablabla.
于是,我们被这一堆乱麻耗尽了心力.
反而没时间没精力去好好思考更重要的事情,提升自己的综合竞争力.
长此以往,很可能忙了好几年,还一事无成,一点竞争力都没有.
你也许会不服.可我确实有那么多事要做呀,总得做呀,不可能清空了不去想啊.
没错,不是让你清空到不做,而是把所有待办事项全写出来,可以是纸上,也可以是app.这个地方要便于拿取,并且尽量统一.
然后我们会发现,全部写出来以后,大脑会有种腾空,非常轻松的感觉.就好像我们收拾房间,断舍离扔掉一大堆东西后,房间焕然一新,心情格外轻松.
这些待办事项,在我们脑子里的时候,会扭曲成一团麻.一旦取出,可视化后,很容易变的有条理.该归项的归项,一分钟内能做完的,马上做掉.同质性任务合并,该分配给他人的,马上交出去.轻重缓急一目了然。
当本来让我们纠结,给我们很大压力的任务,就这么轻描淡写的一项项被划掉.这是件多么有成就感的事情。
上次我们也说到,大脑不是存储器, 而是CPU.
当我们可视化任务后, 会轻松我们的大脑,使他集中精力对重要的事进行思考.
有个余闲的概念,不要仅仅忙着做事情,而要经常性的站在旁边想一想.
举个栗子,我们用滚筒洗衣机洗衣服,如果塞满它,就转不动啦.如果放满80%的衣服,则能运行的很顺畅.
道理是一样的.每天,或者每周,我们可以留出20%左右的时间,来让我们进行思考和调整,这样能更大程度的保证整个系统持续高效的运行.
那些阻碍我们思考的任务,就放到备忘录,或app里去.
我个人习惯用印象笔记,大象的优势在于强大的收集和图片文字搜索和调取功能.即使是手写的,也能识别大多数.
可以把未完清单放到快捷方式,这样能直接打开,记录下所有需要记录的任务和突发状况.
轻松你大脑的同时,又不容易遗漏,避免焦头烂额到处救火的情况发生.
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二.下一步
下一步行动计划
把待办事项清空出大脑,外包给app后,我们就要制定任务的下一步了.
大家可以发现,很多时候不是缺乏时间,而是无法断定到底应该干什么.
首先,分解任务.找出可执行最小单位.
很多践行GTD的人,包括我自己,很容易犯这种错误,就是错把待办事项当任务.我们来举个例子:
给XX客户报价
这是不是任务,不是.
因为它不是可被执行的, 我们要根据情况,拆分它.
报价前,我们要做什么,跟客户确认要求,什么要求,应用部品,使用环境,技术要求等.
如果做个详细的分解,是这样的:
发邮件给客户确认应用部品,使用环境,技术要求,→向领导请示→制作报价单→发邮件给领导解密→发送给客户
从分解任务中,我们得出,下一步行动是: 发邮件给客户确认应用部品,使用环境,技术要求.
这就是可执行最小单位.
很多人GTD坚持不下去,包括我最初失败两次.这步是关键原因.
因为待办清单里都是诸如,和客户签合同,做半年计划.修理汽车等等,这些没被分解的任务.
然后一看那么多,每件都还没思考过从何做起,压力越来越大,于是进行不下去了.
之前认为, 写任务是体力活,执行任务是脑力活.
其实GTD始祖戴维艾伦的理念恰恰相反, 写任务是脑力活,执行任务才是体力活.
集中注意力,把任务分解为下一步,化整为零,很便于我们理清思路,轻松地一步一步走.不知不觉中完成任务.
只做一件事
这个很关键,
我们为什么会觉得累和乱.
就是因为我们往往做一件事的时候,脑子里想着很多其他的事,手上的事做了一点,别的事也去做一点,一天下来,可能什么事都没完成,还留下一堆需要擦屁股的事情.
这样是无法高效和轻松的.
你可能会觉得,多线程,多任务同时操作,才是高效呀.
那只有两种可能,要么你是天才,要么这些任务都太过简单.
站在未来的框架下，把注意力集中在当下在做的事情。
饭要一口一口吃，路要一步一步走，稳扎稳打的。
搭配日程表
这里不是让你把每天的任务都写出来,那叫每日工作清单.不是这里的日程表.
可以说80%以上的任务,是不需要写在日程表里的
能写进去的,只有必须要在指定的日子里,完成的内容.
比如:
X月X日公司年会
X月X日技术论坛
每月X日的信用卡还款
这些都是定好的日程. 需要早早的写进日程表.并隔段时间翻看一下,做到有恃无恐,提前制定相应的任务计划.
ios的可以用Calendars5做日程,与自带的日历完全同步,有各种提醒功能,界面友好,操作简单.
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反思
没有思考的人生,和咸鱼有什么区别.
同样的, 作者写的GTD理念,理念可以是相通的,但做法上,需要根据自己的实际,不断进行调整和修正,才能走的远.真正的为我所用.
践行GTD时间管理后,需要至少每周进行当周践行情况的反思, 评价得失.
用我们拆书帮的理念,就是先对上周的践行进行A5复盘
再对本周践行的情况,进行评估,看看有什么可以进行下一步改善的.
戴维艾伦的GTD是作者的框架,作者的内容.照搬是没有前途的.
我们借鉴他的理念.通过日积月累的践行和改善,才能形成自己,真正的拆为己用.
让我联想到,其实践行的过程,也是个拆书的过程啊.
时间管理的践行过程,会有各种不适应.
明天我们继续分享帮助我们践行的方法,专治各种不服.
菲妮天天见！