4个实用技巧提升效率,脱离焦虑其实很简单

焦虑是现代年轻人的通病

互联网时代,一切都变得更快更紧凑,尤其是在大城市,走在路上,身边的人挨个超过你的时候,自己也会不自觉地加快步子;挤地铁挤公交的时候,不是自己想挤,而是不挤的话真的不能准点到公司;看着身边的同学、朋友,个个升职加薪,而自己只能垂头丧气地朋友圈旅游。

在这样的环境下,如果能不焦虑,要么是心境已然不为物喜不为己悲,要么是像条没有理想的咸鱼。

因此,焦虑在某种程度上来说,不算是坏事,因为焦虑表明这个人还有所追求,内心渴望着什么,只是苦于没有合适的方法。

焦虑的时候,会很容易睡不好、吃不下,手上忙个不停,一天下来却依然不知道自己产出了什么,碌碌无为可能是大多数焦虑的人最直观的描述了。

焦虑的主要原因是有效时间太少

所谓有效时间,就是能够直接产出成果的工作(或学习)时间。在有效时间内,厉害的人会进入到一种叫做“心流”的神秘状态,天地寂然混然无我,只有眼前的工作,绝对专注于自己的世界中。

我有个新媒体的朋友,正专心做事的时候,她对面的同事和另一个同事吵架,她居然一点反应都没有,全然没有注意到周围人的情况。直到中午吃饭别人问起为什么吵架的时候,她才惊觉:欸?居然吵架了?我怎么不知道……

这种遁入心流的状态,一方面需要较强的能力,另一方面也需要高水平的专注,有兴趣可以查看知乎的相关问答。

也正因为如此,单位时间内,越专注、做的事情越多、质量越好,则有效时间越多,如此就能极大地缓解焦虑的症状,到最后焦虑就会慢慢消失。

有效时间少的表现

废话太多,精力分散。

做着手头的工作的时候,叮咚一下微信响了起来,回复一下;退出聊天窗口,发现朋友圈又有更新了,点进去看一下;看到别人又在晒娃,看腻了,点个赞就刷过去了;再往下翻,发现一篇挺有意思的文章,点进去看;看了几分钟发现才看了一半,点一下收藏下次再看(约等于不再看);退出朋友圈再看看群聊消息,没什么好回复的,于是放下手机,一看电脑,啊,手头的工作还没完成。

这样的场景,是不是很熟悉?其实对于现代白领来说是极为常见的现象——不能好好地专心做完一件事,是导致效率低下的主要原因之一,也可能没有之一。

那么,认识到自己效率低、有效时间少的原因之后,要怎么去克服?有以下几个小技巧。

做好一天的规划,善用 SOP&甘特图

一天之计在于晨,早上起来之后,稍微做一下伸展运动,然后洗漱、出门上班。在这些不需要怎么动脑子的环节里,想想自己今天的任务安排,做个大致的时间划分,比如早上十点开始做任务 A,预计耗时一小时;中午十一点开始任务 B,预计耗时两个小时……

以此类推,先理顺一天要做的事情,这样在一天的工作结束之后,才知道自己做了什么,有什么产出。而制定一天的计划的时候,要记得加上开始时间和预计耗时,否则单纯地列出清单,其实作用依然不大,因为对一些人来讲,看着几项工作会不知道怎么开始,于是在纠结中又蹉跎了一天。

而 SOP,全称是 Standard Operating Procedure(标准作业程序),是一种将某项固定工作放在某个固定时间段进行的工作方法,也就是上述清晨规划的具体规划方法。而甘特图(此处不赘述,可自行百度),则是能将 SOP 视觉化的一个利器,一般情况下,Excel 就足够了。

SOP 最大的好处就是能够清晰直观地知道自己什么时间段该做什么事,养成习惯之后,也就渐渐不需要时间表之类的东西了,单位时间内的效率也将大大提升。我就是用了这样的方法,能够在半天时间里做完以前要一天才堪堪完成的工作。

但是这个方法的弊端也很明显,那就是要求工作和时间的相对固定,对于每天工作内容相对重复的人来说,是很好的管理工具,但对于工作内容多样化、不固定的人来说,就需要适当变通一下了。

但总的来说,趁着刷牙洗脸、挤公交的时间,思考一天的任务,确定大致的开始和结束时间,是一天高效率工作的基础。

主动排除干扰

还是那上面那个极其专注的小姐姐做例子,她在发现自己晚上的工作效率非常低,因为她的习惯是一回家就往床上一躺,自然而然就沦陷了啥都不想干。于是当她意识到床是工作效率最大的干扰后,她就坚决远离柔软舒适的床,不到睡觉时间不上床。渐渐地,她宁愿蹲在地上看书也不愿意爬上床。

因此,在工作的时候,主动把静音,放在抽屉等看不到的地方;如果上班的地方比较嘈杂,那就带上耳塞(就是海绵耳塞,不是耳机)屏蔽噪声,同时最好不要听音乐,因为音乐也很容易分心;在顺手的地方放上一大杯水随时补充水分,起身接水同样会打断思路。

类似的小动作还有很多,比如不要吃太多、要适当休息等等,总之是尽力排除一切可能的干扰和诱惑。

善用番茄工作法

番茄工作法想必大家都很熟悉,把半个小时比作一个番茄,25 分钟的工作时间和 5 分钟的休息时间,在工作时间里,要尽可能地不受干扰,全身心投入到工作中,连抬头看时间都尽量不要,直至 25 分钟结束,然后休息 5 分钟,喝一杯水、伸展一下身子等等,5 分钟休息时间完成,再继续投入到下一个专心致志的 25 分钟去,接着再休息。

一开始可能会比较难以完全按照番茄钟的时间安排来进行,但实际上,番茄钟的设立,是为了加强一种时间的紧迫感,而适当的紧迫感能有效地聚集注意力。当能够较好地完成四五个番茄的时候,就会发现自己的注意力有了很大的提升了。

而至于番茄工作法,手机上有很多相关的 App 和小程序。一般来说,比较推荐用 App,因为大多番茄工作法的 App 都带有统计功能,在记录准确的前提下,能够依据统计数据,分析出自己一天中效率最高的时间段,某项工作所需的番茄钟等等,以便自己能够持续改进时间安排。

花几分钟总结一天的成就

当一天的工作完成后,花上几分钟总结自己全天的工作情况,简单的可以是完成了 xx 工作,耗时 xx 分钟;进阶版的可以是完成了 xx 工作,耗时 xx 分钟,期间遇到了 xx 问题,通过 xx 方法解决;高阶版可以再加上对一天工作的思考,投入与产出情况、可优化的环节等等。

一天的回顾能够极大地提升自己的成就感,就像打怪攒经验,升级的那一瞬间会让人很开心一样。同样的,一周一次、一月一次的总结也很重要,既是对已完成工作的复盘回顾,找出不足支出提出优化方法,也是一种心理上的仪式感,这种满足感的反馈能够有效地激起对下一个阶段的热情和动力,以此达到一种正向循环的状态。

最后,希望大家都不再焦虑。

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