领导让我去收集各部门的相关资料,我把表格加上标题,简单注释填写要求后发给别人,收集回来的时候发现:
1.根本不存在的名词
2.同一名词的千万种表达
3.数据明显不符合逻辑
4.格式被改的面目全非
5.······
这一刻的我,内心是无比心塞和痛苦的!
叫你一个收集数据的妙招,设置下拉菜单,让填写人跟着你的预设“选项”走,你收集到的全部是数量,然后汇总分析就可以了!是不是很方便呀,解决了工作中数据收集的一大难点。
下面就分别来讲下这个“神器酷炫的下拉菜单”。
(一)基本用法
1.手工录入
Alt+ ↓(前提是所有信息至少输入过1次)
2.引用
数据—数据验证—序列—手动选择区域
3.名称框
选中区域—名称框定义名称—数据验证—序列—名称
(二)进阶用法
1.提示信息
2.出错警告
出错警告有三种:分别是"停止"、"警告"、"信息",三种状态的设置在录入不满足条件的信息时均会弹出提醒,但是“停止”会严格不允许不满足条件的信息录入,除非清除数据验证;但是"警告"和"信息"弹出的提示框只是一种信息提示,可以强制录入不满足条件的信息
3.圈释无效信息
对已经输入的单元格区域设置数据验证,检验已经存在的数据是否满足条件
(三)动态下拉菜单
(四)快速录入当前时间
Step1:在旁边空白增加实时取数公式NOW
Step2:在相应的列数值数据验证,每次下拉的时间都是不同的
(五)借贷只能一方输入
选中2列—数据—数据验证—自定义
输入公式COUNTA($A2:$B2)=1
(六)二级下拉菜单
Way1:Indirect公式法
Step1:一级下拉菜单—序列—手动选择
Step2:为二级明细增加设置一级分组名称框
Step3:全选明细区—定位—常量—公式—根据所选内容创建—首行
Step4:一级下拉菜单—序列—输入公式=INDIRECT(一级)
Way2:Offset、Match、Counta符合函数
Step1:一级下拉菜单
一级列设置数据验证中的序列,来源输入:
=OFFSET($F$1,0,0,1,COUNTA($F$1:$XFD$1))
二激列设置数据验证中的序列,来源输入:
Step2:=OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),COUNTA(OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),999,1)))
(七)联想式下拉菜单
Step1:源数据排序
Step2:选取A列要设置的区域,右键菜单 —定义名称—引用位置—输入=OFFSET('7.联想式下拉菜单'!$C$1,MATCH('7.联想式下拉菜单'!E6&"*",'7.联想式下拉菜单'!G:G,0)-1,COUNTIF('7.联想式下拉菜单'!G:G,'7.联想式下拉菜单'!E6&"*"),1)
Step3:数据选项卡 —数据有效性 —允许“序列”,来源 ="定义名称"c
Step4:在数据有效性窗口中,去掉“输入无效数据时显示出错警告”的勾选