HZ METALK双语俱乐部会议经理人Checklist

HZ METALK双语俱乐部会议经理人Checklist

编辑者：晓杰
（此版本为2018年晓杰主席编写，需要具体情况再做调整）
俱乐部的日常会议运营采用会议经理人制，每一位会议经理人负责两次连续的日常会议活动筹备和组织，一次中文会议和一次英文会议。

一.工作职责：

A会议前：

1、发布报名链接和创建会议微信群

在微信的SpareTimeup的公众号制作和发布本次会议的报名链接，并建

立会议微信群。确保在前次会议结束前，将本次会议链接和微信群二维

码发给前一次日常会议的会议经理人，让该会议经理人将报名链接和微

信群二维码发送至上次会议群众，为本次会议做宣传。

2、负责预约本次会议的演讲者和会议角色

预约角色很演讲者包括以下所列：

主持人：中文名字/英文名字

总评：中文名字/英文名字

时间官：中文名字/英文名字语法官：暂无

哼哈官：中文名字/英文名字

接待官：中文名字/英文名字

暖场官：中文名字/英文名字

桌面主持：中文名字/英文名字

桌面评估：中文名字/英文名字

备稿演讲1：中文名字/英文名字

备稿演讲2：中文名字/英文名字

备稿演讲3：中文名字/英文名字

备稿评估1：中文名字/英文名字

备稿评估2：中文名字/英文名字

备稿评估3：中文名字/英文名字

摄影官：中文名字/英文名字

在会议群中向新来宾解释角色职责，告知会议的相关信息。确认演讲

者和会议角色是否能准时参加会议，协调角色顶替临时缺席的角色和演讲

者。

3、会议适时地活跃会员群

4、协助主持人和PR团队汇总主题

5、推动会议的海报和推文制作以及推送

安排PR团队制作会议的海报和推文，至少提前一天时间，将推文推送到会议群、会员群、来宾群、大家庭群、兄弟俱乐部来宾群。

6、协调资源制作和打印会议议程

提供会议议程给本次会议的主持人，告知制作和打印会议议程。当主持人无法打印议程时，需要协调其他资源进行打印，确保议程在会议前被送到会议场地现场。

7、推动会场布置和来宾接待

确保SAA提前到达会址，进行会议场地布置。当SAA无法到场时，及时协调其他资源进行会场布置，同时进行来宾接待。

8、为演讲者和会议角色协调资源

比如：PPT放映笔记本、现场投影设备调试、话筒调试等

9、推动投票链接制作和发送、奖状准备、录像设备

B会议中：

1、向主持人同步临时的议程调整；
2、协助演讲者和会议角色完成会议的工作内容；

C. 会议后：

1. 推动会议复盘活动
2. 督促秘书长上传本次会议视频和议程
3. 在会议群中为下次会议进行预热，在微信群中推送下次会议的报名链接和微信群二维码

二.会议前Checklist

A. 议程是否有人打印;
B. 投票链接是否制作;
C. 确认下次会议报名链接和会议群的二维码制作好；
D. 确认会议的演讲者和角色是否需要笔记本等设备；
E. 演讲者和会议角色是否准时到场；

三.可能用到的群发信息模板

A. 解释会议规则

各位新来宾们好为了大家单纯愉快地在群内玩耍，特公布群规如下：
1.本群只能发与头马活动有关的文章，欢迎关注HZ METALK 俱乐部公众号；
2.欢迎在本群讨论如何成为头马会员，如何参加头马例会等话题；
3.不可以发广告、拉投票、寻人启事等链接，不可以发无关推文（如果觉的想分享文章请与群主联系，经过同意后才可以分享）；
4.本群不讨论头马四大禁忌话题“宗教种族政治和性”；
5.不许拌嘴，不许吵架，但欢迎展示高情商的沟通技巧，文明优雅地怼对方，毕竟在头马群里呆这么久了，也该学到点东西了。
6.不遵守的美眉和帅锅，第一次警告，记录在小本本上，第二次直接抱出群。
解释会议各角色职责

B. 常规会议重要角色职责分配

1. 会议经理人

1. 会议经理人负责连续两次常规会议的统筹和协调工作，一次中文会议和一次英文会议；
2. 每次会议前两周开始建立新的常规会议群，最先将官员团队和预约备稿演讲者和桌面主持人邀请入群，后续陆续邀请相关人员进群预约；
3. 协助来宾预约会议角色，预热和活跃会议气氛，对于来宾表示欢迎和必要的关注，积极地解答问题；
4. 提醒预约者完善演讲内容和桌面主题等信息，方便公关副主席PR进行海报和推文的制作，在各路渠道进行会议宣传；
   5)确保全部会议角色都有合适的人员担任。处理演讲者和会议角色因故临时缺席的情况，进行临时预约和调整；
5. 必要时协助主持人制作会议议程；
6. 会议过程中要确保每个角色和演讲者能准时到位，确保会议顺利进行。
   8)会议结束后，组织与会者在会议群中进行复盘，尽量引导参会者在预约系统中的“我要评估”处进行评估留言；
   9)在会议群中发布下次会议群的二维码，邀请新来宾，下次会议开始前将本会议群进行解散。

2. 主持人

1)汇总会议角色、演讲者、演讲题目等信息，制作会议的议程并在会议群检错纠正；
2)尽早将议程最终版单独发给SAA去打印。

3. 官员SAA 和 例会SAA

3.1 来宾接待，引导介绍给VPM；
3.2 按照收费标准收费；
3.3 根据会议当天的来宾人数，打印会议议程，并且带到会议现场；
3.4 常规会议投票链接的制作，建议提前准备，现场微调整；
3.5 颁奖物料的准备；

4. 总评及三官

4.1 总评在会议开始前进行三官培训；
4.2 三官，尤其是新来宾，尽量提前半小时到会议现场接受培训。

C. 介绍会议流程

欢迎新来宾我们的常规例会内容和流程是下面这样的：

1. 开场欢迎环节：我们会邀请所有的来宾上台做一个1分钟左右的英文或者中文自我介绍。
2. 介绍会议规则和各种角色人员。
3. 英文或者中文备稿演讲环节：3-4位会员依次做一个7分钟左右的备稿演讲(仅限会员可以参与)，之后是3-4位点评员做相应的演讲点评(仅限会员可以参与)。
4. 中场休息10分钟。
5. 即兴话题演讲环节：
   主持人就一个话题，从不同角度现场提问上台的演讲者，演讲者随即做一个1-2分钟的即兴演讲(来宾是可以参加这个环节的)。
6. 语法官、时间官等角色人员做反馈报告。
7. 来宾反馈环节。
8. 评选最佳表现奖，并颁发奖状，集体合影，会议结束。

注意：举小手的环节都是来宾可以参加的。

时间：每周二19:00-21:00
地点：滨江区拎包客创业社区

D. 引导复盘

***复盘啦啦啦：
人员：所有人，推荐每个演讲人、角色人针对自己的表现进行评估。
格式：可分开点评，但是针对不同人不同目标的点评请在前面加#。示例：#陈晓杰CC8#吧啦吧啦吧啦；#袁齐哼哈官#blabla。
内容：推荐给出具体建议避免空泛，来宾也可以交流对整场会议的感想。