【认知跃迁】自动化任务与持续清理的港口思维

引言

电影《在云端》中主人公裁员专家瑞恩崇尚背包理论，认为应当减少自己背负的负担，不断更换新的东西。在这里我们首先不讨论人生中背包理论是否合适，在工作当中，特别是在这个物质和信息都极大程度丰富的年代，我们确实应当通过减少负担来提高工作的效率。

日常生活与工作有大量繁杂琐碎的小事，这些事情无论是在逻辑上还是时间上都没有规律。

一个典型的情况是：你正在电脑上研究某个问题，页面开了一大堆，有关的无关的都堆在一起，还下载了几个PDF。这时同事给你发了个文件，围绕文件内容跟你一番讨论。讨论过后，你要给他一些看法，你截了好几张图加以说明。完事也差不多该下班了，你合上电脑，起身回家。刚才几件事情产生的资料就留在了电脑上，等待你将来某天去清理。

在工作区缓存区的问题上，有的人属于秩序派，每天都对自己的资料和方方面面进行非常详细的整理，贴上便签，做好索引；有的人则属于随性派，就把东西丢在这里，直到很大程度影响效率再统一进行清理和保存。

其实不难发现商业智慧是最有效率的智慧，我们生活工作中遇到的很多难题，或许可以从商业模式中找到启发，例如港口思维。

港口思维简介

港口思维，指的是像港口对工作区的处理方式一样，利用大量自动化手段，限制缓冲区和工作区的存量，从而对缓冲区和工作区进行更好的管理。

港口思维，有两大核心原则：

1. 世间万物是动态的。每件事从开始到结束，会经历一个中间状态。在观念上，我们一定要接受这个中间状态的存在。在行动上，主动在生活各方面打造一个个装卸货的缓冲区，临时存放电子文件、网络内容、实体物品、甚至知识观念，用来容纳这个中间状态。而不是在心理上否认或忽视中间状态的存在，以至于缺乏对中间状态的管理，事情来了，如不立即处理得到结果，则转瞬即忘，或堆积如山。
2. 并非所有事都要有始有终。重要的事，在港口就地处理，处理完要转移走，让它去该去的地方。不重要的事，在港口待一会儿就会暴露它的无足轻重，让它就地销毁。时间会魔法，港口就是施展魔法的地方，给一点时间，它能还你清静。

实现港口思维的关键，在于对工作区、缓冲区清理的自动化和流程化。

不同世界的港口

信息世界的港口

一个文件从进入设备到从设备被运送到别处或者被清理，这个过程就像货物进入港口被分装、转运。许多应用程序允许我们通过计划任务对工作区超过一定时间未使用的文件和软件进行清理，此时可以先压缩储存，如果一段时间仍然没有被使用，则可以转运到云盘进行保存，再超过一段时间，则可以视情况删除。

Log、标签页、录音、截图、录屏、相册等均可以按照一定时间参数进行流程化和上述类似的处理。

真实世界的港口

港口思维能不能再推广到数字世界之外，减轻生活负担呢？

完全没问题。这对很多人来说是自然而然的事情，开辟一个专用空间，用来存放待处理或分拣的物品，定期清理防止过度堆积。大家其实已经在这么做了，只是没有把它理论化。

比如双十一期间，家里包裹爆棚来不及拆，不就是先堆在门口吗？此时鞋柜旁的这个小空间就成了一个港口，每天有空就来拆一些。

又比如公司财务的办公桌，桌面上整整齐齐几摞A4纸。这摞是核对过待归档的，那摞是大家提交来的报销单。这也是港口，是文件的集散地。

这时候，就该给它们开辟一个港口。物理世界的港口，约束机制基本只能靠空间尺寸。开辟的空间不宜太大，否则会变成仓库；也不宜太小，周转不过来。这需要一段时间的尝试，才能找到合适的尺寸。