GTD+看板方法-构建个人看板小系统

上篇文章我们提到了GTD和看板方法的异曲同工之妙，这篇文章将以“读书”为例，讲述如何在最小化的场景下使用GTD和看板的方法论，构建个人看板，以及实际操作中一些技巧。

个人看板的设计是这样的：

先是“收集箱”，接下来是“参考箱”，过后是“待加工”，接着是“下一步行动（<5）”,“进行中<2”,“待回顾”和“已完成”。

GTD的第一个关键行动是，就是“收集”，收集的目的在于把一切所思所想，都放入收集箱中。清空大脑，心如止水。收集箱是所有事务的入口，放入收集箱的秘诀就是快刀乱麻，只要是占用你的思维内存的任务，不用加工直接放入。在读书这个事情上，就是把所有的待读书籍，都放入到收集箱中。

接下来是第一步的检视，就是判断是否需要读。不需要读，但有收藏意义的，直接拉入参考箱。毫无价值的东西我一般是直接删掉了（所有我的小系统里就没有垃圾箱）。

对于有价值需要继续跟进的事务，我会放入“待加工”列表中。放入这个列表的原则是，做一些基础的前期工作，比如：需要完成的时间，需要的资源，大纲，质量（比如我需要在9月30日前读完《腾讯传》，需要购买书，主要输出读书笔记和脑图，并分享到读书群）。进入到这个列表的时候，任务已经至少具备了“时间限制”和“质量标准”这两重属性。

“下一步行动”是下一步马上要处理的事情。这里的多了一个“<5”的说明，这个借鉴了看板方法里的“限制在制品（WIP）”的原则，严格限制了我的专注范围，避免发散（是的，我有屯书癖，要严格限制下在读的数量，否则很容易陷入“一书不平，一书又起”的死循环中）。

“进行中”列表，这个就是更为聚焦的行动事项列表，相当于GTD的Action list，也同时借鉴了看板方法的WIP Limit原则。看板方法的执行原则是，想要快速完成事务或产出价值，要尽可能减少同时并行的事务数量，尽量遵循FIFO（First In First Out，先进先出）的处理机制，处理完一件再处理另外一件。而GTD的执行原则是，把2分钟内能够处理的部分放入Action list并马上处理，在实际工作和生活中，一般可以根据实际情况来决定这个时间（比如10分钟也未尝不可）。

“待回顾”列表，是对已经执行完毕的任务，在固定时间（比如每天的中午和每天晚上）进行集中的回顾和检视的步骤。这个步骤的意义在于，对于已经执行的任务复盘，检视做的不错的地方，做的不妥的地方，提出改进方案并放入“参考箱”或者“收集箱”列表。

“已完成”列表，表示这些事务走完了所有的流程，终于可以变成了真正的完成。所有的任务都必须先经过检视才可以算是真正的完成，也唯有如此，才有可能进入持续提升的通道。

那么从看板价值和指标的角度，我如何衡量我的个人看板效能呢？有如下几种参考指标：

1.单位周期处理事务的数量（如一个月阅读的书本数量）；

2.事务交付的平均周期（如读完一本书的平均周期是1周，这必须是完整的周期：从准备阅读，到阅读，到交付阅读笔记为止）；

3.最终交付质量（如读书笔记字数，阅读数，转发数等）。

看板的核心逻辑，不外乎：价值流可视化，限制在制品，管理流动，持续改进。这些价值观和方法论的落地，通过易于学习的工具来实现，会非常容易实施，并持续提升你的时间管理技能。