07如何“正确”的写工作报告

我是小D老师，前两节的课程中我们讲到了关于社交网络沟通的原理。这一节我们继续往下讲，跟这两节原理相关的具体运用。我们平常有很多的报告要写，项目总结月度汇报，进度汇报，出差报告好多好多，坦白讲我们都不是很会写，以前我也不会写。所以一旦要写报告的时候，我和很多朋友一样，先打开PPT，然后开始发呆。因为真的啥也没想好，发了一阵子呆之后很头疼，然后就关掉，PPT开始无限制的拖延，一直拖到非交不可了。就拿别人的参考一下，凑合弄一个就交了。后来做的多了，有了记录的习惯，汇报就变成了写流水账，把所有的记录都拿过来，放在一起，就整合成了汇报交了上去。再后来或许是公司觉得我们写报告每次都很痛苦的样子，就除了各种写汇报的模板让我们套模板，我们也感觉好像很少是很贴心一样，就去开心地套模板了。也许这些事情你都做过，后来你会发现这其实并不是个好的做报告的方式和方法，而且劣势特别明显，就是你的报告千篇一律，没有亮点，领导记不住，你自己做着也没劲。

那么究竟做工作报告的流程是什么样呢？今天给大家一个我总结出来的做报告要做的事情的流程叫做疯狂动物城。你没听错，就是你以为的那个电影的疯狂动物城。什么意思呢？做一个报告总共分五步。第一步丰，丰富报告内容。第二步狂，框定主题调性。第三步，洞察对象需求。第四步误，误食也得五需。第五步成基于场景呈现，我们一个一个来理解一下，首先是丰，丰彐报告内容，很多人做报告不知道要往里面写什么。如果是工作型的报告，找出你们公司的岗位说明书，看看你这个岗位该做什么事情。如果你们公司没有这么完整的制度，你没有岗位说明书怎么办呢？找找你当时的offer上面对于你的工作是怎么描述的？如果你们公司最近不招人也没关系，去各种招聘网站上看看你这个岗位到底是干嘛的。多看一些。等你看了几个的时候，你就会发现通常情况下，你这个岗位在企业中的期望是什么样子？总之先收集所有你在工作过程中做的事情，一条一条的记下来，越多越好，关键词就是丰富。

他的第二步是狂。框定主题调性。这一步跟我们在原理中提到了沟通目标非常有关系，为什么要强调调性呢？通常情况下，报告人的工作状态一般分三种。第一种干得不错，那这种报告的调性通常是表功，一方面表示自己做的不错，另一方面得谦虚的表达，式领导带的好。第二种干了很多，但没什么亮点，那这种报告的调性叫做诉苦。就是那种虽然做的不出色，但好歹是有苦劳的，得让领导知道你不容易。第三种是肝出毛病的，就是出了一些纰漏，有些甚至是重大失误。这种报告做起来很痛苦，调性叫做反省。就是领导我知道我没做好，但我知道我哪没做好，我反思了一下下回的改进措施是什么？得让领导知道你还有救。所以在报告开始动手之前，你得知道这次报告的主题调性是什么？这样你才能更好地组织好你在第一步的时候准备的素材的。第三步是，洞察对象需求。你的报告的对象通常是领导，有的时候还可能是上头的大领导。因为你的报告汇报上去，你的领导很有可能改改，就继续往上汇报了。所以如果你的报告可以让你的领导不用改太多的话，他一定很喜欢你。洞察领导需求的时候，通常找到他们的三种需求。第一种是他们关心和需要的，比如业绩提升，品牌影响力，KPI达成项目的成功。

第二种是他们喜欢的，这跟关系和需要有点区别。有些工作内容和结果他们关心需要不代表就喜欢。比如有些领导喜欢创新，而有些领导就喜欢稳扎稳打，不出乱子。第三种是他们不喜欢甚至恐惧的。如果我们的报告中体现出了我们规避了他们不喜欢的，会让他们觉得你考虑周全，做了很多。比如我跟了一个客户的项目，那从自己的角度，我在过程中做了什么事，别人没有做到或者做过的，再或者有提升的。从对方的角度，我满足了客户什么需求，客户对哪个部分特别满意。从相关第三方的角度，在项目进行过程中，我跟哪些部门有良好的配合，并且提升了协同工作的效率，我户的投诉下降了三个百分点，类似这种，洞察到了需求之后，结合第二部调性的部再举个维度的例子，三个亮点可以从体现个人能力，体现业绩贡献，体现团队成长这三个角度来找。如果这些不好找的话，我们还可以从公司的企业价值观，企业宗旨经营理念里面提取关键词，比如像有领导才能，主人翁精神，客户至上，信任和尊重。专业进取，有创新精神，以人为本，等等。那我们找到了一些亮点，能够符合我们的企业价值观的话，一准儿没错的。最后一部成。基于场景呈现。如果我说成做PPT可能会更好理解一点，但请注意报告的呈现绝不仅仅是做PPT而已。很多人的报告把大量的时间花在了PPT上，其实得不偿失。我们需要的是多花点时间在前面四部关于逻辑的构建上。最后花在PPT上的时间，我的建议是不超过总时间的30%。做好报告呈现需要关注三个要点。第一个要点是呈现的方式，你的报告最终是交上去给别人看的，还是你负责讲给别人听，这两者有巨大的差别。很多人习惯于拿一个报告搞定所有要用报告的场景，这是有问题的。如果你理解了我们前两课聊到的逻辑构建的三个要素，你就会知道看和听的场景下对象的状态是不一样的。最简单的一个区别就是如果你讲给对方听，你有一句说错了或者对方没理解，他会问你有机会解释，但如果是发给对方看，你很难有解释的机会。

所以对于听的报告在做的时候，思路的连贯和承上启下会很重要。对于看的报告在做的时候，用词的精准和关键点的体现会很重要。如果是听的报告，你甚至可以做得相对简单一点，把更多的内容留给自己来讲，显得准备充分，胸有成竹，也显得更加自信的。第二个要点是做PPT的时候最需要关注的点。我们都希望我们的PPT做的高大上，可是很难有人能说清楚高大上的定义是什么。事实上绝大多数丑的PPT只需要注意一个点就会好很多，这个点叫做对齐，对齐包括很多的细节，包括元素之内的对其不同页面间标题内容的对齐，同一个页面内不同元素兼具的对齐等等。对于做PPT这件事我不要太多，网上有大量的教程教这件事，一艘核腔液一起学，PPT也有非常完整的课程可以学。需要关注的第三个要点是预演，就是说你在做好了报告之后，需要按照你报告使用的场景预先演练一遍。有些人在做完了报告之后，觉得搞定了一件天大的事情，赶紧就关掉，再也不想多看一眼了，这是有问题的。其实你不但需要自己看，有必要的话，还需要让你信得过的同事朋友帮你看一下，看看到底能不能看得懂，有没有哪里特别别扭之类的。哪怕不出彩也不能有硬伤。另外在预演的环节，你还需要准备的是一个简化版的报告，有些公司的报告其实是公司制度逼着做的，有些项目的报告让你做，其实是领导想汇报，自己懒得弄，索性让你来。

但你交上去的时候，其实有些领导是懒得看的，他会问你，让你简单的说说看。如果你没准备，到时候一脸懵逼，吭吭唧唧半天也没说明白，你前面所有的工作都白费了。我的建议是你要做三个简版的报告，分别是一分钟三分钟和五分钟，一分钟的报告差不多一百字左右，在发邮件的时候放在邮件正文内，检说你的报告内容，最后写上详情，请查阅附件。三分钟的报告讲述主要的关键点，给领导一个简单的指引，让领导知道关键点都有哪些？五分钟的报告基本上包括了你所有的重点内容，如果领导真的给了你五分钟的时间讲，你的报告他八成不会认真看了，他可能就是想听你讲而已。如果你摸清了领导的性子，你可以有偏重的去准备你的简版报告。我们简单的总结一下。这节课我们主要聊的是做报告的五个步骤，名字很好记，叫作疯狂动物城。第一步是风。根据你的项目要求或者岗位说明书来丰富报告内容，准备好素材。第二是狂。根据你具体的工作状态和报告目标，框定报告的主题和调性。第三步，洞了解领导和公司的关心喜欢和不喜欢的点，洞察对象需求，构建报告框架。第四部，务有事实有依据，有细节的务实，同时找到三个亮点也得吾须。第五步成，基于场景进行呈现，并且提前进行义演。

对于做报告的步骤和需要注意的要点，我们讲完了。但怎么用？在做报告的过程中，我们可能在使用的过程中还有一些困惑，在具体的操作中有些点不知道该怎么使用？我们下次见 。