破除时间管理的3大误区,停止无效时间管理

说到时间管理,你会想到什么?

  • 列出清晰的时间表;
  • 把要完成的事情都填入时间表里?
  • 提升自己的执行力,把安排好的事情都用最快的速度完成?
  • 能够同时把手头上所有的任务都处理好?

这些关于时间管理的看法,非常普遍,也看似很有道理,但实际上,都没有触及到时间管理的本质,反而存在认识误区,我们来一一剖析。

误区1:时间管理,就是制定完美时间表

如果你下班回到家,在睡前有一个小时空闲,你会复盘工作、锻炼身体、刷剧还是玩游戏?

如果你信誓旦旦地说,明天早上要起来学一节圈外的课程,但到了早上,你却没能爬起来,你会不会怪自己?

如果周末有一个重要的行业会议,去参加可以认识很多潜在客户,你是选择参会还是在家陪家人?

无论生活还是工作中,我们都面临着上述这些大大小小的决策,无一例外,这些决策都是关于“你在每个时间点选择做什么事情"。

提到时间管理,我们的第一反应往往是排时间表,把每天的时间安排得满满的。但我们再怎么优化时间管理,一天也只有24个小时,所以在排时间表之前,你需要决定自己的时间应该花在哪些方面,比如以工作为主还是生活为主,比如以当下享乐为主还是为将来拼搏为主。

所以,时间管理远远不像我们想象中那样,只是排一个时间表而已。更重要的,它其实是你的人生管理。

在很多时刻,我们决定将时间花在哪里的时候,背后反映出来的,其实是你的时间观。

时间观,简单来说就是你对过去、现在、未来的看法,如果你更关注现在的感受,那么可能会选择下班后刷剧、玩游戏,而如果你关注未来,可能会把时间花在学习和自我提升方面,以期获得未来的回报。

所以,学习时间管理,我们需要首先了解时间观有哪些;接着,了解并分析自己的时间观,然后尝试平衡自己的时间观,只有在时间观调整好的情况下,你才会对时间分配做出正确的选择,才能收获自己想要的人生。

在课程的第二章,我会带你认识并测评自己的时间观。但我在这里想要告诉你的是,时间管理并不只是一个时间表。

误区2:时间管理,就是提升工作效率

你可能接触过一些时间管理的方法,会发现大多数都在强调,怎么提升你的工作效率,让单位时间有更多产出。但是过度关注工作效率,可能反而是浪费时间的原因之一。

就像有次同事跟我说, 他工作效率很低, 经常加班, 但每天的to do list里还是会剩下一大堆未完成任务。这时候我告诉他,我的工作效率更低。他死活不信,于是我连续一周,记录了自己的时间流水。盘点之后,发现平均每天真正全神贯注、有产出的工作时间总共是6.5个小时。6.5个小时有效,听起来很高效对吧?不过,要知道我可是一天工作12小时的人。当同事看到这个数字的时候才相信,我的效率真不高。

实际上,如果你是脑力劳动者,你的工作不是重复劳动,那么你的很多时间都是无法保持高效的,因为思考是讲究状态的。

我们在思考一些困难问题的时候,需要全身心投入,而全身心投入往往是体能、情感和思维三者的配合:太饿或者太饱的时候,很难思考;生气或兴奋、无法平静的时候,很难思考;思维还停留在昨晚的电视剧情节上,仍然很难思考。

就像我在课程介绍提到的,我在早上一小时能做完的事,在下午可能三小时都没法完成。可见,即使是同样事情,在不同的时间段,思考的产出是完全不同的。

反而是一些不用思考的重复工作,恰恰有可能一直显得高效,把它安排在几乎任何时间都可以完成。

比如给客户写一份行业分析,给你一个模板,然后百度相关的信息填进去,你一天可以分析5个行业,特别高效;但如果让你做得有深度一些、加入自己的思考和见解,一天下来可能真没什么产出。

看起来前者更加高效,一天可以完成好几份,但这种看起来高效且重复的劳动,会让你的思维能力长时间停在舒适区,思维能力缺乏锻炼而萎缩。最终看起来高效,其实这种高效对你没有价值。更何况,未经思考的报
告,就不会得到老板和客户的认可,继而引发接下来一系列的问题等待你解决,反而徒增了工作量。

所以,我们要把目光从"效率"上面拿开,不要纠结一天做了多少个任务,转而关注"价值",看看自己一天做的任务的价值产出有多大。

但是,高价值的事情往往都是需要深度思考的,所以我们需要对高价值的事情安排恰当的时间,否则无法充分发挥时间的价值。

那我们要怎么做呢?

  • 这就需要我们首先记录自己的时间开销,对自己有更清晰的了解,找到自己的时间规律;
  • 其次分析每天做的任务中,哪些会有更大的价值产出;
  • 最后将价值最高的事情,安排到自己能够进入深度思考的工作时间,而将一些重复性、价值相对低的事情,安排到其他时间。为不同的事情安排合适的时间,发挥时间的最大价值。

在课程的第三章,我会带你分析自己的时间规律。

所以,时间管理并不只是关于效率,而是关于价值。

误区3:时间管理做好了,就能同时处理多任务

相信你对接下来提到的这些场景并不陌生:

  • 每天睁开眼,头脑里就冒出各种各样要完成的任务,一个任务接着另一个任务,顿时焦虑就来了,开始感叹时间不够用;
  • 工作的时候,常常有突发情况,比如上司突然让你处理一下文件,同事让你帮忙提供一些资料.....都做完了,回来做手头上的事情,发现很难集中精神;
  • 还有就是,手头上有好几个任务,截止日期差不多,于是同时开始。但最后发现,哪一样都没做好。

你经常会看到一些文章,宣扬"多任务处理"的能力,但其实,同时处理多件事只是一种错觉,一心多用是个伪命题。美国麻省理工学院的神经学家厄尔·米勒研究发现,一心多用的情况实际上是大脑前额叶在处理事情时,把资源快速地从一件事切换到另一件事,这些切换需要时间,但由于时间很短,我们很难觉察到,所以会让我们产生一心可以多用的错觉。

需要专注的事情会占用大量的大脑资源,我们一般只能把专注力放在一件事情上。除非是同时做一些自动化的、不需要太过于专注的事情,比如吃饭的时候看电视,开车的时候听音频。

但如果是需要专注思考解决的工作,这种一心多用的方式就会把时间消耗在切换任务上,降低效率,事倍功半。

而且,人会对那些还没有完成的事物,有一种想要把它完成的冲动,否则就会一直想到它,这种情况被称为"契可尼效应"。

所以,当你在工作的时候,如果头脑里同时还有其他未完成的事情,这些事情就会抢占你正在运行的大脑资源,占据大脑带宽。

但是大脑的带宽是有限的,如果把人的大脑比作电脑的后台,一旦开了很多窗口,运行速度便会大大降低。

可能你会说,我也想专注当下,但是总忍不住会惦记其他事情,以及我的工作的确需要我多任务处理,该怎么办?

这时我们就需要借助一个可靠的外部系统,将大脑中的想法、任务都记录下来,从而释放大脑带宽。因为将这些信息记录下来,就相当于给大脑发送了一个信号:这些信息已经被记住了,你就不用担心了。

当然,如果只是简单地记录,没有进行系统的处理,就很可能堆积大量的信息,让人望而却步。所以,你需要一些有效的管理工具,来让这些记录及时地得到处理。搭建这个系统的方法,我会在第四章教给你。

总结

好,总结一下,我们在进行时间管理的时候,容易陷入三种误区。

第一个误区是觉得,时间管理就是制定时间表,把时间都安排满。实际上,如果把时间花在不重要的事情上,把时间安排得再满也没有意义,所以我们需要了解自己的时间观,并且调整时间观,让自己能够做出更有意义的时间分配选择。

第二个误区,觉得时间管理就是提高工作效率,从而找各种各样的工具来提升自己的效率。其实,过度关注工作效率、忽视思考效率,是我们浪费时间的重要原因之一。

所以,我们需要通过记录并分析自己的时间规律,找到自己能够进入深度思考的时间,将价值最高的事情,安排到自己能够进入深度思考的时间,以此将不同类型的任务安排到不同的时间去,从而将时间价值最大化。

最后一个误区,会觉得多任务处理是一个好习惯。但这样是高估了自己的头脑,会让自己的大脑陷入“堵车"的状态。所以,我们需要借助工具,搭建一个可靠的外部系统,帮助我们更好地管理任务。

接下来的课程,我会从这三个方面详细展开,带你一起搭建出专属于你自己的时间管理系统。

(暂无收费内容)

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