跨部门沟通你需要注意这三点

 以下情景你经常遇到吗？使用QQ\微信沟通来来回回十几次后才确定对方到底需要什么。一场跨部门口头沟通，开始没多久你就发现自己跑题了！经历一场耗费精力的沟通后，你摊在座位上，脑子发木，没有一点干活的心思。每次发送正式邮件，总有名叫烦躁的情绪跃上心头。

掌握以下三点，让你跨部门沟通更轻松。

1、明确沟通的目的和需求。

  《如何写出好文章》说：“带目的的文章，在这个世界是不存在的”，没有目的的沟通是不存在的，尤其是跨部门沟通，它比部门间沟通更具有目的性（谁会没事去找陌生人聊天？！）。

  我曾经遇到过一件事。有一次，一位同事在微信上问我：“刘老师，我的OA系统密码忘记了，我有个很紧急的流程要批，能帮我重置下密码吗？”我重置后，他再次发来消息：“不行啊，系统还是提示我用户密码不正确，试了好几次了。”于是我再次重置，为了确保我的操作确实已经生效，我在自己电脑上登录了他的用户和密码，成功登录。我把成功登录系统后的截图发给他，没过几分钟，他回了我一张截图并说：“还是不行啊！”看到他的截图，我瞬间血往上涌，右手忍不住握紧成拳头，砸了一下办公桌，嘴里一句“我靠”脱口而出！他给我发的截图根本不是OA系统的登录页面而是另一个系统--VPN系统的（这个系统归另一位同事负责）。他把两个系统弄混了。

  所以， 在沟通前，我强烈建议你梳理下发起这次沟通的目的，整理出自己的需求，你要清晰地知道你的目的，是“清晰地知道”。同时为了不浪费你的时间，不让你抓狂，请一定要在第一时间确定对方要你干什么。

2、保持空杯心态，把对方当什么都不会的小白。

  日本作家井上厦曾说过：“如果用一句话来概括写作的秘诀，那就是：用自己的独特语言，写出让每个人都能看懂的文章。”关键的核心是让对方看得懂、听得明白。日常中有很多难懂的专业名词，比如：创业家、商品、转化率、IE浏览器、谷歌浏览器、360浏览器兼容模式、360浏览器急速模式等等。跨部门沟通的对象一般不是你熟悉的同事，他们可能不懂你说的一些专业名词，一些在你看来非常容易理解的名词，对他们来说跟天书一样。

  所以保持空杯心态，当你察觉到对方不是特别懂你这个领域的时候，就把他当什么都不会的小白。用你能想到的最通俗的语言去翻译你要用到的专业词语，当然如果是指导操作，QQ截图工具是个好东西，使用时请记住一条原则：“一步一截图，一图一说明”。

3、列出目的和关键词

  当你需要与同事进行深度沟通的时候，请使用笔记本，列出你这次沟通的目的和关键词。笔记本能提醒你发起这次沟通的初心，也能在沟通出现断层的时候给你及时续上的提示。2020年1月前我在沟通过程中，经常出现跑题了和突然忘记接下来要说的是什么的情形。而在1月6日，我尝试在部门内部沟通前，记录下几个关键词，在这次沟通过程中，由于场面热烈，负责主持的组长多次提问：“还有什么问题？”我瞄了下做的笔记，补充自己想了解的信息。这场沟通是我第一次有思路清晰的感受。

  交流是两个人的思想、情感的交换与流动，在这个过程中产生的大量信息让我们的大脑如同行驶在没有路标的漫野之中，很容易失去方向，记录下关键词就像在漫野里立几个路标给大脑指一个大致的方向。

  虽然这三个方法不能让你的跨部门沟通能力马上突飞猛进，但可以让你的语言和文字更流畅，更有逻辑性。沟通能力的提升不在于你知道多少种方法，而在于你真正掌握了多少种，如果你想提高自己的沟通能力，可以从简单做起，留心沟通过程并记得复盘。