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《中庸》曾说：预则立，不预则废。做任何事之前先有计划，就不会在后期发生错误或后悔的事。
完整的战略规划和计划可以让领导层统一思想，让各部门之间统一认识，让活动执行统一行动，让整场活动步调一致。
所谓会议活动的规划，就是事先在脑海中想出活动环节进行的顺序。活动规划与活动策划实则有异曲同工之妙，但规划相较于策划，会更加具有战略性和整体性，如果省略这个步骤贸然开展会议活动的话，通常结果都不尽如人。
那么如何从零开始规划一场会议活动呢？
1. 会议活动目标的制定
心理学家克里斯·哈特说，大部分人制定的都是自己达不到的目标，根本不能算计划。一些计划可能更多展现的是企业的愿景和愿望，所以一定要分清活动愿景和可行的活动目标。
活动目标的制定必须是可控的、实际的、现实的和积极的，不妨设定一件可行但不是简单达成活动的计划，然后阶段性的完成，逐渐建立团队的自信心和积极性。
那么，如何找到目标呢？运用5w模型来确定一个清晰可行的目标
L1. Who圈定目标人群
针对不同消费人群，企业要进行分层投放。对于一场会议活动而言，总计会有三类人群。
▌第一类，参加过活动的人。我们称之为“兴趣人群”；
▌第二类，听说过活动，但是没参加过的人。我们称之为“机会人群”；
▌第三类，从未听说过企业品牌和企业所举办活动的人。我们称之为“认知人群”。
对“兴趣人群”，活动组织者要解决的就是升级活动方案，不管是从创意主题还是细节补充上，让这些参加过会议活动的人群继续对企业产生兴趣，激活高价值的用户才能让正常会议活动的活跃度有质的提升。
对“机会人群”，是活动组织者重点需要营销与下功夫的人群，这类人明显已经对活动有一个简单的认知，只不过是缺少一个契机来打破他们的顾虑，进而选择参与。
对“认知人群”而言，需要运营的步骤稍微多一些，但这类人群却潜力巨大，里面蕴含着很多需求没有被满足但是却毫不知情的高价值用户。
对以上三类人群建立基本的目标，目标参会人群目标占比符合【兴趣人群40%，机会人群30%，认知人群30%】的比例则为良好的人群圈定目标。
L2.What会议活动内容
在了解人群后，活动营销人员需要了解为他们提供什么样的内容？
如果参会者定位与内容定位是一致的，整体的兴趣转化效果可以提升七倍。活动内容的制定目标一定是从源头影响整场会议活动的质量，让活动本身赋予更高的价值。
如今，有越来越多的企业将会议活动变成沟通的桥梁，直接用它来与消费者和顾客做连接。
紧密围绕着企业营销诉求和价值主张进行的会议活动内容，可以成为参会者的一种社交谈资，与参会者产生强烈的精神共鸣。
L3. Why用户参加活动的原因
在制定目标前，试想本次会议活动能够为参会者带来什么？《疯传》里提到“人们倾向于分享他们见到的能对自己有益的事物”。
换句话说，即使是有利益诱导，参会者不会愿意分享主观认为无意义的东西，所以如果活动内容本事是具有实用价值的，是可以促使受众自愿分享的。
所以想要用户主动参加活动并调动他们的积极性，会议活动提供的内容一定要具有参与感和实用价值。
L4. Where营销渠道定位
营销渠道是根据会议活动的内容和人群来制定相应目标的，针对渠道而言，越发精细化运营的时代环境下，每个平台和渠道聚集的人群画像都是不一样的，细分领域下的渠道平台也像雨后春笋般涌出。
想要留住客户，就需要在一定程度上进行渠道的精准定位。
首先可以根据自身平台属性去进行同类型平台的异业合作，解决从“认知用户”到“机会用户”的跨越。
如市场拓展的人员可以寻找与自身品牌调性相符合的平台，同样是B端人群，但面临的需求是不一样的，如在工作中这类人群会渴望高效的工作方式，在生活中追求高端的品质生活方式，那么高效协作软件就可以与高品质生活的企业进行合作，满足目标人群全方位的需求，这样就可以实现互相转化的效果。
L5. When活动节奏
规划的能力实则是把控全局，掌握节奏的能力。一般会议活动主要分四个阶段：预热期，起势期，爆发期，长尾期。
在不同时间段，在不同场景，活动组织者要去做的事情是不一样的。
举个例子，如果活动组织者要做新品发布会，首先在预热期的时候就要上架新品，或者走有好货的渠道。要先知道兴趣人群是谁，才可以在预热期找到兴趣人群进行激活，然后在爆发期收割。
一场会议活动，并不是所有力量都集中在预热期和爆发期。对于不同的场景，活动组织者需要前置地做事情。这样才能俯瞰整场活动，从整体上掌握问题的本质，而不是沉湎于每一个阶段的细节。
当我们利用上述5w1h的模型进行详细规划之后，大致就可以出现一个活动目标的雏形了。
2. 活动规划包含的要素
我们在前面讲述了会议活动目标的制定策略，这不仅是活动成功的关键，也是企业做会议活动营销必不可少的准备。对会议活动目标有更为清晰的认识之后，就可以开始执行具体的活动规划了。
从一定程度上来看，会议活动营销就是在制定计划、执行计划、监控计划的过程。不同的会议活动营销计划制定的过程不尽相同，但都或多或少的包含一些必要的要素。
L1. 整体概述
关于规划目标、范围、内容的剪短概括，一般是全年的活动计划、阶段性的计划，更多情况下是承担着给领导高层汇报和部门目标提醒作用，包括整体活动目标的说明、与企业之间的价值观、宣传相关的简单说明，活动营销整体结构以及进度计划等重要信息。
L2. 总体目标
主要是针对概述部分提到的总体目标更为详细的描述，内容应包括KPI指标、利润率、竞争目标和营收目标等。
L3. 总体方式
这里指的是会议活动执行过程中的管理方法和技术手法等。例如宣传方式需要线上结合线下联动，共同将本次会议活动目标达成。
举个简单的例子，一家香薰企业想要举办一场体验感极佳的新品香薰上线活动。该企业的活动组织者在宣传预热时期运用一个巧妙的方式，通过创意H5的方式，让用户在线上模拟体验尝试香薰后的感受，引发众多香薰爱好者的好奇心，接着抛出新品尝试，到现场即可免费获赠一瓶携带装，最终活动的报名率是之前的2倍。
L4. 计划事项
活动计划的关键部分因包括所有的方案要求、客户提供的资源、联络方式、技术需求规范和进度交付成果的方式等具体步骤，这些内容提前规范好，有利于会议活动的顺利开展和进行。
L5. 进度计划
这里是指在会议活动的开展过程是一段长期的过程，所以各个板块流程的进度安排以及每一项任务都需要在计划中列出，完成每一项任务的时间节点需要明确清楚，整场会议活动的推进计划和制定就是由这些时间节点为基础的。
L6. 资源预算
预算，一方面是指针对每项环节的费用预估和计算，注意，在会议活动中，有很多物料或是资源是可以重复利用的，所以在计算成本时，需要将一次性成本和重复性成本分开列出。
另一方面是指特殊资源，如专业的机器、开发设计、后勤、以及人情资源成本等。
L7. 负责人要求
在活动执行的过程中，每项任务都有相应的指标，而每项任务的负责人需要对该项指标负责，对于负责人的要求需要包含在计划之内，毕竟对于某些专业的职能要求是需要专业人员来进行操作，提前规划和提前培训某些特定技能是必不可少的人员规划。
L8. 风险管理
风险管理是指影响会议活动推进存在的潜在问题，比如恶劣天气、技术失误、人员对接不清晰等。
在很大程度上，这些问题都是可以预测到的，但大多数情况下为了避免这些风险因素，通常还是需要制定合理、有效的风险管理方法。
一场顺利、成功的会议活动是需要有好的计划和规划，这样一来，在会议活动正式开展时，活动组织者就只需要专心负责管理“计划”就可以了。
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