原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
这是我的一位学员，在参加写作培训课之前提交的一段内容：
We should know the professional terms such in import and export term, thus every person we will contact will understand our meaning and expression, or otherwise misunderstanding will be happened possibly further more, it brings low work efficiency or losses.
是不是你看了也感到云山雾罩？这一段到底想说什么？
商务英语怎么写才能更加体现效率？我有一个很具体的方法是：开宗明义，目的先行。不论写什么，先用下面这句话启动，尤其当你下笔纠结，更要以这个万能模版开启写作之旅：The purpose of my writing is to_______.
我们经常遇到的一些基本写作任务有：邮件、备忘录、商务信函、项目策划书，它们通常希望达成以下目的：
要求行动
报告信息
确认跟进
投诉
解决问题
因此，我们不妨用一个万能填空法，以目的启动写作:
The purpose of my _______________is to __________________________.
第一个空填名词，框定写作体裁：email, report, letter, proposal, 或者meeting minutes, 等等。第二个空很重要，我们可以填一个动词，强调结果导向，让写作的动感更强，而不是文绉绉的“静态”感觉，目的是让读者知道如何行动、如何配合。
例如:
The purpose of my email is to request information.
The purpose of my report is to update the project progress.
The purpose of my letter is to invite you to attend our 135th Anniversary celebration of our company.
The purpose of my writing is to complain about the after-sales service.
The purpose of this executive summary is to brief on the previous town- hall meeting.
在培训中，我会让全班同学做一个接龙游戏：填空练习，第一个名词可以重复，但是第二个动词不能和前面的同学重复。可想而知，这样一下子激活了大家以前休眠的单词，不断迭代。
我和同事们说：“每天就算二、三十封邮件，有什么好怕的，万事开头难，只要会写开头了，从我们的‘动词数据库’里挑，哪封邮件适合就用哪个动词，每一封不带重样的，这么写多带劲！” 结果有一次，一位上过我课程的领导打趣我，“Joanna，我今天早上收到了50多封邮件，开头全是The purpose of my email is to…，一看就是你训练出的手笔。
我俩哈哈大笑。
这就是先完成规定动作再打磨自选动作，先有初级段位，再有升级段位。让我们首先不惧怕写作，不再犹豫纠结写什么。有了启动，就容易进入到接下来的内容写作中去。所以，我的建议是：
初级阶段——抄作业；
中级阶段——有限建构；
高级阶段——随机应变。
例如，你以后还可以这么写：
I am writing to request information.
I am writing to report the project progress.
I am writing to confirm the action we will take.
I am writing to complain the after-sale service.
I am writing to inform about the up-coming town-hall meeting.
我们来做几个练习吧，看看你是否能够提炼出下面几个情境中开宗明义的目的是什么？
1. Come to Switzerland! You’ll enjoy the beautiful hotels and exciting cities.
The purpose of this message is to
_______________________________________________.
表达目的的一个简单方法是用——动词。这句话的目的是：invite, 邀请人们到瑞士旅游， 享受美好的酒店和令人动心的城市风光。
2. The largest animal in the world, and probably the biggest creature ever to exist, is the blue whale. The largest one ever caught measured over 110 feet in length.
The purpose of this message is to
_______________________________________________.
这段话的目的是：introduce, 介绍世界上最大的哺乳动物（蓝鲸，目前人类所捕获到的一头蓝鲸长达110英尺。）
3. Dear Customer:
Thank you for choosing our technology. We hope you enjoy our product and service. We are looking forward that you will give us the opportunity to serve you again.
The purpose(s) of this message is to
________________________________________________.
这段话的目的是：thank, 感谢客户选择公司的技术产品，同时expect, 期待为客户继续提供服务。
好的开头要开宗明义，因为现在人们的工作多，信息量大，导致专注度短，注意力流失快。而往往第一段是他们相对关注的地方，所以要想办法突出写作的目的，就像“电梯演讲”问候之后的第一句话是否能够抓住听众的注意力，而现在的写作也像是“电梯写作”，要在很短时间里让读者知道作者的意图，才有后面能够展开的可能。
可以说，一个目标明晰的开头等于成功的三分之二！
再来看看之前那位学员所写的段落：
We should know the professional terms such in import and export term, thus every person we will contact will understand our meaning and expression, or otherwise misunderstanding will be happened possibly further more, it brings low work efficiency or losses.
我们不妨改成：
The purpose of my attending the writing training is to gain some important terms or expressions, and to learn the skills of effective business writing.
我们可以看到，在一些正式的商务英语写作中，The purpose是有效的开始。写完Thank you for your______，后面开宗明义。
当然，如果双方很熟悉，就不必这么正式了。我建议可以有一个高标准的规定动作打好基本功，然后再衍生出千变万化的表达目的的方法，例如，我们还可以写：I’m writing to
需要强调，第一段的核心输出是目的，把目的以动词表达来提升读者的注意力。比如下面的例子就体现了如何开头，如何开宗明义汇报问题并提出解决方案：
Dear Tom (Line Manager名字)，
Thank you for your constant guidance in my work.
The purpose of my email is to report a problem in my current project and my tentative proposal to tackle with it.
It is about the possible delay in delivering time. My suggestion would be that we try to upload the major part of the project solution deck and save the minor part for further improvement. During this time, I can ask an intern to work for me for a few days and try to complete the task. By this way, we can meet the customers’ expectation while further enhance the upcoming complementary chunks for the project.
If you approve it, we will immediately wrap up the major part and send it to the customer while I and another person try to finish the rest part in four days.
Yours,
Jerry
所以我们在开头一定要给出清晰的目的，让读者快速理解并迅速准备好接受下面的信息、分析、建议，价值以及行动计划。
我之前读书的时候有过一个外教，经常给我们歪解词汇。比如他说，business man 就是busy man，有事情忙的人。那么忙，还要读那么多看不出头绪的邮件或信函，这对彼此都是折磨。所以，要让这些“大忙人”以最快的效率，最直接的目的进行沟通交流，促进成果，这样才是有效率的忙碌！
以此类推，我们介绍6C的原则，可以这么写在: The purpose of introducing 6-C Principles is to provide a benchmark for effective business English writing.
我们介绍欧委会的十条写作提示，目的可以这么写: The purpose of presenting the EU document: How to Write Clearly is to cross check with the 6-C Pprinciples that effective business writing may share a lot in common.
此外，训练写作的目的性还有助于让我们思考得更加精准和具体。
读者常问：What’s your point?
我采访了近5000位学员，他们特别痛苦的是，挤牙膏一样写了半天，读者依然是感觉云山雾罩，经常反问：What’s your point?
那怎么才能让point清楚呢？最直白、最简单的方法就是告诉他们：我的目的是——
这样，作者必须思考清楚，一封邮件或者信函究竟要达成什么目的，这要求我们做到精准。此外，表明目的让作者更加聚焦而具体，一次一个目的，不要贪心，既要…又要…也要…还要…最后什么都没有要到。
想想看，如果一个人写的目的是这样的：The purpose of my letter is to ask you to help, request for information, inform you of the status quo of the project, summarize what we have done, clarify some issues. 这样写没把读者吓死也会气死。
一封信，一个目标，专注而具体。表明目的后才能纲举目张，展开论述。以The purpose of _____ is to _____填空的方式能够让我们建立或激活英语的动词数据库，例如：to request, report progress, inform the current situation, clarify, summarize, present, explain, debrief, analyze, confirm, discuss, provide, offer, seek help……等等，动词像雨后春笋般地冒了出来，期待着我们在恰当的场合使用它们。
我们词汇库里至少有几百个动词，而可怜的我们平常天天用：give you information, give, ask，一旦激活，这些动词不仅能够让我们的写作生动活泼，更是以行动者的角度推动事物前进。
所以，每次我让学员们写下目的时，大家恍然大悟，平时没有意识到，商务英语写作只要开好头，让彼此明白目标是什么，任务就完成了一大半。还有，以礼貌的口吻和清晰的目的开头让我们立刻能够戳痛商务英语写作的纸老虎，否则，焦虑、烦乱、放弃、拼凑等都会干扰我们在商务交流的形象。
让目的先行，让目的彰显，让目的引领，也让开头成为我们职业化和训练有素的专业形象展示在读者面前，让信任和尊重成为第一印象并在后续的内容中加强对我们的认可，这样交流才会顺畅从容。
The purpose of my writing is to encourage you to specify the purpose at the very beginning of your business writing in English.
好了，万事开头难。现在，我们解决了开头怎么写的问题，后续可以怎么更好地发展内容呢？
文章：王参谋
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总能让你进步一点点