为什么你天天加班,别人却可以按时下班?——提高工作效率的五条建议

感觉自己每天要做的事很多,但最终却完成不了多少,如何解决,今天咱们来聊一聊关于提高工作效率的几个建议。

系统思考

首先第一个是系统思考。

在做任何一个工作任务时,不要拿过来就做,而要在做之前先想一想,进行一个系统的思考。想一想这个任务最终要达到目标是什么?完成的质量标准是什么?等等。

现在很多人都是来了任务直接拿过来就做,做完后才发现方向错了,质量不达标,又需要重新返工,这就会浪费很多的时间。

像经常听的一个故事,老板让员工去集市问一下土豆多少钱,员工回来说土豆是多少钱多少钱。老板又问买的多能不能便宜?员工没有问,只能是又跑到集市上去问。回来领导又问,能送货上门吗?员工又得跑一次。

在做之前先搞清楚领导为什么要问这件事情,把各种情况都问清楚,也就能减少来回跑的情况了。

做好计划

第二个是建议是养成做计划的习惯。

很多人觉得自己每天的工作内容不是由自己来定的,领导分配什么就是什么,过一天算一天,所以不想去做计划。这样每天面临的就是一上班一堆任务压了过来,非常混乱,非常匆忙,结果该做的没做,不该做的却早早的去做了。

很多事情并不一定是当天必须要完成的,可以放到明天,甚至是下周也完全可以。所以,在接到这些任务时,先来搞清楚,它们到底是什么时候结束就可以,根据这些结束时间来给自己定一个计划。

最基本的是要定一个周计划,自己本周内哪一天什么时间要完成什么事,哪些事情是要提前准备。这样每天上班来了很多任务时,对着计划来安排一下,就不会很匆忙,很混乱了。

优先把今天必须要完成的事先完成,其它的事慢慢来。

做好准备

第三个建议是在做事情之前最好能先做好一些准备。

就像咱们之前说要提高学习效率,在学习之前要把相关的学习资料,工具等准备好一样。在开始工作之前,看看需要哪些工具,需要哪些资料,最好也都准备好。

要去开一个会,提前准备好ppt和相关资料,这样会才能开得顺利,而不是说需要用到什么材料了才现找,这样就会很浪费时间。

利用工具

第四个是建议最好学会一些工具的使用。

现在有很多工具都可以提高工作效率的,可以结合自己的工作内容来选择一些。像数据的录入,有专门的数据采集工具;打字比较慢,可以直接用语音输入,速度也可以快不少;工作上需要思考,需要整理,可以用思维导图来进行,也是比较高效的。

适度休息

最后一个建议就是一定要注意适度的休息。

工作一段时间后就会很累,不想再继续后面的事了,那就需要来休息一下,经过休息恢复精力才能继续后面的事,这样效率也会比较高。

还有,不要把工作安排的太紧了,保持一定的弹性,有一定的空余时间来调整,压力会小,效率也会高。

以上就是关于提高工作效率的五条建议,你对此有何看法,欢迎留言。

蚂蚁

著有《好好工作——个人效能管理精进指南》

成长导师,百万人气讲师

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