汇报是上下级之间一种重要的交流方式。从工作实际出发，撰写一份高质量的汇报材料十分重要，汇报材料质量的高低、优劣直接影响和决定着汇报效果。那么，怎样才能写出一篇让领导满意的汇报材料呢？小秘认为就注意以下几个方面。
一、把握汇报材料的特点
（一）汇报基调是“下”对“上”。汇报材料是下级向上级汇报工作，让上级机关掌握基本情况并对其工作进行指导。这一基调对汇报材料写作提出了具体要求，在叙述内容上既要全面展现又要加工提炼；在语言表达上既要客观公正又要有深度；既要平实叙述又要重点突出。汇报时态度应谦虚平和但不中规中矩。这就要求我们在撰写汇报材料时不能写成面面俱到的工作总结和工作计划，不能写成长篇大论的调研报告。
（二）汇报主题具有特定性。汇报材料的主题应十分鲜明，具有针对性或特定性，汇报内容重点明确。汇报主题的特定性，要求我们在撰写汇报材料时要根据汇报对象的特点和汇报主题组织材料，满足需求，不讲不相关的事情，不做答非所问的汇报。
（三）汇报目的是获得认可。一般来说，不论是撰写汇报材料还是提出观点，都应把工作的重点、亮点和特色工作突出出来，摆到面上来，以引起重视。在写汇报材料时必须总结提炼工作重点和亮点，重笔描绘特色工作，以“画龙点睛”的手法争取认可。
（四）文面结构具有规范性。汇报材料作为公文的一个文种，其写作要符合公文的特点和要求。不仅要具有准确性、有效性，而且在文面结构上要体现规范性。汇报材料的结构，一般由标题、成文时间和署名、称谓、正文等部分组成；汇报材料的正文，一般由开篇、主体、结尾三个部分组成。
二、汇报材料的写作要领
（一）把握意图、准备材料。首先，要仔细研究听取汇报的对象，弄清听取汇报的意图，做到“有的放矢”，把握准汇报材料的主旨和重点。在起草汇报材料之前，必须弄清是来检查指导工作还是调查研究，是听综合工作汇报还是听取某项工作的汇报，以及听取汇报方面有什么特点和要求，等等。在综合各方面情况后研究确立汇报主题。其次，要按照汇报主题，认真搞好材料准备，做到“有米下锅”。写综合性的汇报材料，没有掌握充足的原始资料是难以完成的。为此，在动笔之前，要按照汇报主题搜集材料和信息，做到“备而不用”而不能“用而不备”，要围绕汇报主题对繁琐、臃肿、冗长的材料进行去糙取精、梳理归类、提炼观点，为下笔做好充足的材料准备。
（二）拟定思路、谋篇布局。在起草前要按照汇报主题及时确定汇报思路并对材料结构进行布局。确定汇报思路要遵循逻辑性和条理性原则，通过打腹稿或列提纲拉出汇报思路，确保汇报材料条理清晰、结构严谨。在谋篇布局时列好提纲或打腹稿，有利于将问题想得更周到，更利于组织安排材料，写起文章来得心应手、一气呵成。
（三）观点统帅材料，重点特色突出。用观点统帅材料是公文写作中必须遵循的一个原则。在写汇报材料时一定不能盲目地只谈情况，罗列数据，堆砌材料，要归纳总结提炼观点，要让观点统领每一部分内容，让大标题引领每一个小标题，并用材料支撑观点、印证观点。同时，汇报材料要通过突出重点和特色，给听者留下深刻印象，亮点特色工作主要来自对工作经验的总结提炼以及对工作开展脉络的深入思考，这要求写作者必须既熟知本单位的工作情况，又对横向兄弟部门、纵向上下级之间以及工作发展的基本趋势全面了解和掌握，写作时能够做到同中求异，异中求新。
（四）精心推敲，反复修改。推敲修改，是写材料的一个重要环节。要按照由大到小，由宏观到微观，由全局到局部的原则，侧重从五个方面去推敲修改。其一，看主题是否符合意图，是否重点突出，标题是否排列整齐、意思表达是否准确。其二，看层次结构是否做到了先大后小，先重要后次要，先全局后局部。其三，看所用的素材是否真实，是否贴切，是不是有助于说明观点，解释情况，是否突出了个性，要把这些联系起来审视。其四，修改语言，要注意把握汇报材料写作要求，根据汇报者讲话特点，把握语言形式。其五，细节修改，对语辞进行推敲，看标点符号运用是否准确。
三、汇报材料写作应做到实、准、精、简
（一）实，即事实清、客观公正。汇报材料要首先保证内容实在、有价值，讲直话、实话，不虚构拔高，不张冠李戴、道听途说。比如，对汇报材料所涉及的重要数据，一定要反复核实；对于事件或人物的评价，要恰如其分；汇报经验要避免脱离群众、脱离现实。对于听取工作问题或调研的汇报要喜忧皆报，不能报喜不报忧，要做到“报喜要报够、报忧要报透”。
（二）准，即方向准，投其所好。写作汇报材料要领会意图，找准方向，有的放矢。紧扣听汇报者的心理，关心什么、重视什么、想听什么，就汇报什么，以引起共鸣。
（三）精，即选材精，注重特色。一次成功的汇报，其内容必须要有鲜明的针对性。在选材时，要多选实质性的材料，多选有特色的材料，少讲空话、套话和恭维话，要注重发现本地本部门工作中最鲜亮、最感人的材料和特色做法，尤其要把那些从实际出发，创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去。要“精加工”，集中智慧、集中笔墨，突出重点，把特色做法写实、写好、写到位，使它成为全篇的重头戏，成为全篇最精彩、最体现水平的部分，烙入听汇报人的脑海。
（四）简，即结构简，脉络清晰。听汇报和看材料是有区别的，看材料可以“回头”，可以反复琢磨，听汇报则不可以。这就要求汇报材料一定要层次分明，事实清楚，简明扼要。撰写时要注意做到：线条单一，每部分只说一项内容，千万不能像长篇小说那样设置多条线索；过渡自然，前后内容的转换要明显，一般要有过渡句，让人不觉得突兀；提纲挈领，运用主题句作为小标题，每个层次也运用主题句领起，起到“首句标其目”的作用，使得层次更加清晰，主题更加鲜明，意图更加明显，以便听汇报的人思路跟上趟。
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