会议组织也要避坑

单位要组织人员参加高规格的在线国际会议，遂发文要求各基层单位组织人员参会

此消息在群里震荡出了一些涟漪。

一是因时间安排在晚上，组织难度大。

二是会议主题和意义不明确，有图排场大，硬性摊派之嫌。

三是会议多，反馈形式不当。上周连续两天会议，通报参会人数，引起了基层不满。

四是缺乏内在激励机制。占用他人时间却没有理由或者缺乏约束激励机制，还不允许抱怨。

以上四个坑，足以让组织者吐槽好几天了。

那么碰到会议要组织，作为组织者，该如何贯彻落实，开出成效？除开政策方面的考虑，比如控制会议规模与数量。出台会议组织规范文件，什么级别规格的会议，参会人数要求等。杜绝随意安排，惯性组织情况。或是在优化目前组织框架下的细节，比如明确会议主题意义。尽可能提前下达相关材料，让参会人员知晓会议内容外，总觉得缺少了一个关键的，让人主动愿意参与的点。也就是说，如何说服人参与到我们组织的活动中？

如果对象是BtoC,可能主要应着眼于内容、宣传与营造氛围，制造话题来吸引听众。

如果是BtoB，组织更对组织，上级部门如果不能考虑到下级部门组织的难度，那么参与人数少就是各单位的对待任务的解决方案。组织者的智慧就在于下达任务时一并提供了难题的解决方案。这样的方案才是具有执行力的。