时间管理:用有限的时间产出最大的价值

如果说有什么办法摆脱浑浑噩噩的生活状态的话,那一定是时间管理。

时间管理的目的,就是让自己用最少的时间,产出最大的价值。

把时间花在价值最大的事情上

提高效率,最重要的不是压榨自己的时间,而是思考什么事情不重要,什么事情不是自己的职责。不能盲信其它人的判断,别人提出的需求,总有各种似有似无的价值,需要我们自己去伪存真。非自己职责的事情做得太多,会导致自己分内的事情反而没有时间做。

所以,时间管理的第一步,是识别低价值和非所属职责范围的任务,通过调低优先级和转交的方式处理。

我想得到什么?

唯有目标存在,才有可能达到。定目标的本质,就是弄清楚我们内心的需求。与目标无关的事情,都要为目标让路,所有的资源都要向目标倾斜。让我们的行动有方向,取舍有依据。

制定目标有一个技巧,就是要符合SMART原则。SMART原则的本质,就是强迫自己将抽象的需求转化为具体、可行、可评估的事项。并同时限定使用的资源如时间、其它成本等等。

任务计划:计划是一切成功的秘决

凡事预则立,不预则废。一团乱麻的各种琐事,会让时间安排变得很头痛。那么如何计划?

计划的核心技术包括三点:

  • 事项清单
  • 任务拆分
  • 网络计划图

事项清单确保我们没有遗漏重要事项,做的计划具有全局性。

任务过于抽象是无从下手的,这往往导致拖延症,通过拆分可以将任务具体化,从而便于执行,这个过程叫做"落实"。比如:以<学会时间管理>为目标,是根本无法执行的。将<学会时间管理>拆分为:收集当前时间管理理论的资料,将资料整理为一篇文章,并从下周一开始落实各项措施,就好得多。

网络计划图。当任务繁杂,理不清楚关系,不知道怎么安排的时候,可以使用网络计划图。图中节点就是每个任务。如果任务之间必须有先后关系,就用箭头从前置任务指向后置任务。画完图以后,凡是没有连线的任务都是可以自由安排的。要注意,图中可能出现一些很长的链路连线,连线上的任务要优先安排,避免风险。

做事的技巧:截止时间、并行、批量

截止时间

只有先确定截止时间,才能倒推出任务中间环节时间节点,才能确定后续任务何时开始。中间环节的时间点可以帮助我们发现潜在延期迹象,我们就有机会通过调整方案来保证最后任务不延期。

并行

简单的任务不需要消耗太多注意力,在任务间切换时也不需要回忆太多的上下文。如果当前任务中有大量的等待时间,或者可以分心,那么可以同时进行其它的小任务。比如,走路的时候、陪老婆逛街的时候可以想方案。等待执行结果的时候,可以回复一下邮件。

批量

将类似的任务放在一起做,通常能起到化学反应。你可能愿意为这些任务们编写一段脚本。但如果这些任务是零散的,为单独一个任务编写脚本时间成本还不如手工完成。

时间都去哪儿了?

通过APP可以轻松记录自己在每件事情上花的时间。目前市面上也有不少APP可以用于记录每天的时间使用情况。

结语

最近最喜欢的一句话,是高瓴资本张磊的:"不在于滔滔,而在于滔滔不绝"。每天对工作流程做一点点反思和改变,慢慢地就会产生工作质量的差别。这种结构性的优势,不需要加班加点地拼命就可以做到渐渐领先。

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