管理者如何诊断自己的时间

要了解自己的时间是怎么样耗用掉的，从而据以管理好自己的时间，作为管理者，必须先记录好自己的时间。
记录时间，对于脑力劳动者来说，并不像体力劳动者那么简单，而体力劳动者的时间分布及记录方法，是相对非常成熟的。现在很多考勤及KPI的设定和最终的考核还在沿用体力劳动者的那套方法，记录了不重要的工作，时间的分布对效率和成本的影响有限。而在某些越来越重要的工作领域，特别是知识领域的管理者的工作，时间的利用和浪费，会直接核有效性及输出成功密切相关。
上到公司总裁，CEO，再到中层管理，下到底层员工，相信大部分公司都是需要填写工作记录，包括各种形式的日报，项目流转记录，绩效申报等，每个人都对自己的工作做了一个记录，时间跨度从日，周，到月，季度等，有了记录的存档，我们就可以对自己的工作做一个检讨，但是这个记录和我们的实际时间的消耗分布是一致的吗？特别对于管理者而言，你的时间真的投入到需要投入和值得你投入的事务中了吗？相信这样的反问，很多人都无法信誓旦旦的说自己的时间和记录的时间是一致的。如果时间的消耗无法得到有效的记录，又何如确保时间得到正确的适用呢？
因此对于想要改善时间利用分布的管理者来说，记录好自己的时间，提高时间的利用效率，非常有必要。建议从如下几点入手：
1，及时记录时间的消耗，这个动作，需要我们持续一段时间，等到我们将这个动作形成为习惯后，这个动作将使我们的时间有更好的聚焦，保障我们的工作得到更好的执行。
2、在第一条的基础上，反问自己，什么事情是根本没必要去做的。将时间记录拿出来，核对一下，有哪些事情，做了也完全是浪费时间，对自己对组织毫无贡献。我们几个朋友经常会组织一些聚会，聚会后会有一些麻将或者ktv之类的娱乐活动，在聚会的时候，会礼节性的邀请一下几方的老人家参与，但是老人家去了之后，聚会和娱乐活动都会开展的不够尽兴，老人家几次之后也认识到这个情况，我们再邀请的时候，他们就会直接拒绝了。
3、再次反问自己，那些活动可以别人代为参加而且不会影响组织的贡献。在一些晚会或者研究报告活动中，一些高层人士会受到邀请，但是实际上很多组织只是把该公司列在邀请名单中，高层是否能够出席，他们也没有抱希望，甚至出席了反而让主办方不知道如何安排。
4、对于管理者而言，浪费别人的时间，也是需要控制甚至消除掉的。很多管理者都有这个意识，很多事情不需要这么多人参与，但是又担心造成错误，带来误会，害怕自己的决策带来的风险。
对于现在的企业而言，会议越来越大，哪些人应该邀请，哪些人需要发言，哪些人只需要知会，哪些人需要获得反馈，这都是需要认真对待的。如果不需要出席的人，邀请过来开会，除了浪费别人的时间，还可能由于别人的不在意造成士气的损伤。
每一个管理者都应该自省，虽然时间的利用和浪费有可能是组织或者机构本身存在的缺陷造成的，但是管理者不能把组织的缺陷作为借口，来掩盖自己对时间的浪费，甚至带来下属的时间浪费。作为管理者，本身就应该正视这些问题，为这些问题带来解决方案，为下属创造更好的工作环境，为组织创造更高的工作效率和工作效益。