企业寄件分部门管理教程

在某某大企业当行政的闺蜜又来抱怨工作量负荷了,我不解,行政不就管理管理公司一些简单的日常事务?怎么你就忙得跟陀螺似的??闺蜜一脸苦哈哈:在你们看来确实是沙子一般的琐事,当沙子多了堆积在一起的时候,就变成一座沙丘了......

她以公司寄件管理为例,具体描绘了一下沙子是怎么聚集成沙丘的:

她们公司是家千人企业,不包括自有的工厂,总部上上下下总共分成了十几个部门,因公寄文件、合同、样品,平均每日寄件量能过百,每月快递费用也是一笔不小的支出,于是乎主管就要求了:每月底给一份寄件统计分析,体现部门寄件费用。

闺蜜头一下子就大了,原本跟公司签了月结协议,每月快递公司都会发来对账单,让各部门领导过目签字走个仪式,每月寄件管理流程也就过了,现在来个寄件统计分析,还要分部门???

我来了句,规章制度用起来,她转头哀嚎,你以为没有???

过于严格员工抱怨不人性化,不够严格总有人砖空子。弄个《快递登记单》放保安室,让员工寄件登记,填写部门,行政一周查阅一次,再分部门手动登记在Excel表格,然后每月分发到各部门核对签字,最后核对无误再汇总分析。总有人因为各种各样的理由忘记登记,惩罚了抱怨行政小题大做,放任了统计分析做不清......

你看,在员工和领导眼里很简单的“寄快递”,到了行政手上就变了样,就因为要:管理。

于是乎我得出结论,既然规章制度管理不了,那不就只能借助软件系统了,对公司寄件进行数据化、系统化的管理。第一让员工简单寄件,第二减轻行政人员的工作量,第三让领导看到清晰的寄件分析,岂不是皆大欢喜。

上网一搜,确实有这种第三方SaaS软件——快递猫企业版,专为企业提供寄件管理

部门区分,快捷查看寄件数据

员工下单的时候自主选择所在部门,管理后台可查看各部门寄件数据报表。其实就是借助信息技术,实现企业寄件管理的线上化、数据化。

  1. 解决原先纸质登记带来的的不便和漏洞。原本的寄件流程需要员工进入快递公司平台进行寄件,无法选择所在部门,为了进行分部门管理,还需纸质登记寄件数据。而进入快递猫寄件,员工下单寄件的时候就可以自主选择所在部门,后台寄件数据直接归集统计。能让员工简单寄件,减少不必要的工作流程
  2. 行政也不用依赖Excel表格去费时费力地登记寄件数据、做报表分析,依靠系统的统计、算法,行政人员可以直接登录后台,实时查看公司各部门的寄件数据。相当于简化了行政管理制度,最终减轻了行政人员的工作量
  3. 领导可清晰地看到各部门寄件费用、公司寄件数据报表。原先手动做的寄件统计和寄件分析,远远没有系统依靠先进技术做出来的更为准确和全面。领导能更直观地看到公司快递费是谁在花、花在哪,进一步辅助管理层进行管理决策。

企业寄件分部门管理教程_第1张图片

可以明确地看出,借助第三方软件进行寄件分部门管理,可以让公司简便寄件流程,最终实现高效管理。

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