项目管理 - 团队成员无法按期完成任务怎么办？

团队成员无法按期完成任务怎么办？

这是最近和朋友在圈子里面的一些讨论，针对的主题是：团队成员无法按期完成任务怎么办？估计项目经理都会遇到团队成员无法按期完成任务的情况。我们这里分析的是已经发生的时候的风险处理（这个应该是在项目管理的风险管理列表里面的一项）， 以及在风险没有发生之前的一些预防措施。 以下的讨论会比较关注IT的项目管理，也部分适用于其他项目。

无法按期完成任务原因分析:

• 任务安排不合理： 多发生在对人员的能力理解不足，任务分解结构（WBS）不够细致，导致一些隐藏的需求没有在前期识别出来。
• 对任务理解失误：多发生在项目人员刚刚加入项目，对项目了解不深导致任务理解有问题。
• 任务技术难度大：任务的难度远远超出团队成员的现有能力范围。
• 人员能力不足： 项目成员对完成任务的技术掌握不够，导致预估的时间跟实际的时间相差比较大。
• 项目成员有消极心理： 多发生在项目计划安排不合理，有多次返工或者范围蔓延的情景。团队成员对项目目标和进度持悲观的情况。
• 团队中存在出工不出力的老油条: 团队成员仗着老资格，出工不出力。特别是IT行业对于任务的预估基本上是根据之前的经验来判断，没有有效的评判标准。

无法按期完成任务的应急处理方式:

• 重新评估工作量，对现有个WBS重新进行分解，这种情况下，项目经理可能需要对重新评估的工作量进行计划的调整：
  
  • 在传统的管理模式下， 可以邀请专家团队对现有的WBS重新进行评估，对不清晰的任务重新定义并细化成不同的子任务。
  • 在敏捷管理模式下：可以重新评估故事点(Story Point)，使用PlanningPoker的方式来尽量逼近任务的正式工作量。同时敏捷的多次Sprint的迭代可以尽量合理的逼近真实的故事点（复杂度+ 工作量的结合体）
  • 如果项目的计划有Buffer（预留的缓冲时间）并且时间充裕的情况下，PM根据新的工作量调整项目计划和里程碑。特别需要重点关注关键路径。
• 当任务的难度超出现有人员的能力范围时，有几种备选方案：
  
  • 邀请外面的专家对团队成员进行新技术培训，可以适用在项目时间比较充裕的情况，或者可以作为一个长期的能力提升的手段（比方说按月进行团队成员培训）。需要依靠外部专家顾问来指导团队成员以完成任务。
  • 将技术难度大的部分外包给公司内部专门的技术攻坚团队（如果有的话）或者外部专业的技术公司。这里还要考虑到项目成本是否可以覆盖邀请外包团队的费用。
  • 如果外部市场有现成的解决方案或者组件，也可以选择直接购买的方式，这里也要考虑熟悉新的组件和解决方案的时间成本。
• 当部分团队成员能力不足导致无法按期完成任务时:
  
  • 可以安排团队技术大牛和该成员进行结对编程，或者进行Code Review （代码审核），以帮助团队成员快速成长。
  • 结合定期的团队能力培训，可以参考上面。
  • 结合团队成员的能力重新安排任务， 对新的团队成员或者新手可以安排一些简单或者已经有现有解决方案的任务。
• 当团队成员有消极情绪时：
  
  • 项目有多次返工，或者项目范围蔓延。导致整体团队士气不高。需要项目经理定期的进行团建，以鼓励团队成员克服困难。同时项目经理也需要对客户进行沟通和管理，对需求的范围进行严格的把控，以符合客户的期望值。
  • 成员由于自身的原因进行消极怠工：这种情况需要项目经理与成员多进行沟通，解决成员在项目之外的一些顾虑（家庭和生活原因） ，如果实在由于自身原因无法按时提交任务，并且通过沟通和协助没有显著提高的，只能对人员进行替换，或者切换到非关键性的，或者可以简单衡量的任务。
  • 在不同的里程碑结束的时候对该阶段做的比较好的成员进行表扬，激励大家克服困难，迎接挑战。毕竟马斯洛的需求理论里，自我价值的实现是比较高的人生理想。

总结

• 项目经理要做好范围管理
• 任务分解结构(WBS)或者故事点（Story Point）要尽量细化。
• 团队成员的资料要收集完整，需要掌握每个人的特点和能力的矩阵图，如果在公司内部可以推动的话更好。
• 团建（团队建设 Team Building）是必不可少的一项，项目预算里需要考虑该部分的支出。
• 风险管控里需要有相应的应急措施，这是项目管理当中必须的部分。
• 建立定期的团队培训和能力培养的方式。 可以结合团建来开展。
• 对于团队起到阻碍作用（光说不做，到处唱反调）的人员，尽早清理出场比较重要，实在不行的话就调到非关键位置。只要能力掌握好，总有适合的岗位来做。
• 项目的缓冲期 （Buffer Time）是必不可少的，特别是IT的项目，大型项目预留10-15%的缓冲，中小型项目预留5-10%的时间。
• 对于需求范围不清晰的项目，尽量以敏捷的管理模式来进行，做好原型，快速迭代，可以减少项目的时间风险。