当领导突然叫你写一篇公文，你能在短时间写出来吗？平时文字功底不好的小白，又该怎么交出一篇让领导满意的公文呢？今天我们就来讲讲，如何用5分钟大幅提升一篇稿子的质量和水准。
首先，我们要明确一点，领导要求你写的稿子并不只是一项任务，我们可以从中学习到许多东西。这么一想，我们的写作积极性就增加了。
那写稿子可以收获什么呢？我认为，给领导写稿子有四点收获：一是学习领导的为人处世之道，该怎么对待上级、同僚和部下，从稿子中其实都可窥知一二。二是学习领导怎么推进工作，有些稿子是冲着解决问题去的，帮领导写这种稿子，很大程度上就是在学习领导推进工作的思路和方法。三是获得发光发亮的机会，你写在稿子里的思路，说不定会被领导采纳，成为决策，还会被上级所赏识。四是接触第一手信息资源，我们在写作的时候需要搜集大量的资料，也有条件接触到第一手甚至是管理层才知道的材料，有些事情你比别人知道得多，知道得早，会对你的工作有利。
了解到这些好处之后，我们再来看，如何快速提高自己的写作水平。在此之前，我想问你，领导如何在最短时间里判定一篇文章的质量和水准？看结构？看标题？还是看起始段或结尾段？其实都不是，正确答案是看格式。
如果一个人写一篇文章格式规范，那他的专业素养也不会差到哪里去。领导看你写一篇讲话稿，开头的格式都弄错了，还指望你提供什么出彩的内容呢？所以，只要从你手里流出的文字，只要给别人看了，要派上用场了，你都要把它的格式当成自己的脸面。
那如何快速掌握公文的格式规范？要想写好公文，你至少要记住这四个方面的要点：
一是标题。千万别用黑体，一般用2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，若有副标题，破折号之后则是三号楷体。关于标题的摆布还有一个值得注意的小问题，那就是排版的时候尽量要把每一部分的标题和其下的内容安排在同一页纸上。
二是正文。一般用3号仿宋体字；每个自然段左空二字，回行顶格。
三是序号。这个很多人会傻傻搞不清楚，这个可以上网查一下，然后用便利贴写下结构层次序数。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；都是三号，都不加粗。
四是行距。规范要求的是排版每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。在Word里如何达到呢？调页面设置跟行高就行。
做到这四点，一眼看上去，公文的格式就基本规范了。写完了，先别急着发邮件、交给领导。花五分钟，把格式认认真真调一遍，即使一字不改，这篇文章在别人眼里的水准，也至少翻了一番。
要想真正做到出彩，公文的标题跟素材必须足够吸睛。俗话说“看书看皮，读文读题”。那么，什么样的标题才是新颖、亮眼的呢？
亮眼的标题没有统一的评判标准，也没有固定的格式要求，但有规律可循。结合作者的写作实践，我帮大家总结了几种常见的亮眼标题类型：
一是旁征博引类：这类标题一般由经典诗词、名人名言引用、派生而来，用得好会使整篇文章增色不少，顿时显得高大上起来。二是生动比喻类：这类标题善用比喻和俗语，文风朴实，脍炙人口，容易让人印象深刻。三是数字概括类：用数字概括工作思路，比如“三大法宝”，这种标题拟制的方式高度概括凝练，好处是可以用一句话把整篇文章的内容概括在内，同时又便于记忆。
四是简短有力类：很多文章标题动辄两三行，看完题目都累了。而有些标题反其道而行之，不拖泥带水，一般就短短三五个字，却又直捣要害，有深度又不失力度，让人印象尤为深刻。五是设问设答类：媒体新闻报道中经常会使用设问类型的标题。设问标题好处明显，够抓人，提出问题，引起读者或听众注意，启发思考。比如“下一步主要抓哪几个问题”这样的标题一抛出来，台下刷微信的脑袋肯定立马抬起来。
亮眼的标题往往不是自己抠脑袋想出来的，而是积累、借鉴、改编来的。现在是快阅读的新媒体时代，要想有点击率，标题必须得抓人。我们经常可以看到各种亮眼的标题，比如公众号文章，新闻推送的消息，公交站的广告宣传语等等。我们要多用心观察，多收集整理，让这些素材成为我们做亮标题的弹药库。
讲完了标题，我们再来看看正文，拿我们最常写的讲话稿举例。要想写好这类稿子的正文，我们要避免各种假话套话，要言之有物，要足够真诚，具体体现在以下几点：
一是要有个性。讲话稿最终是从领导的嘴里说出来的，所以这篇稿子一定要体现领导自己的风格和经历，糅合领导对工作和事物的认识。带有个人性格的内容，会让听众觉得很实在，符合讲话者的既有形象，起到拉近了台上台下距离的作用。
二是要敢于触及矛盾和痛处。不要老是夸奖公司又取得了哪些成绩，一昧地歌功颂德听起来非常乏味，只有勇于发现问题，敢于指出问题，同时，能够找到问题的症结和解决的办法，才能使讲话丰满，引人入胜，进而发挥实效。比如提出公司哪里做的不好，哪些部门需要加把劲，这种话会直戳某些人的痛处，让大家更加重视此次讲话。
三是细节丰富。我们在讲一些观点的时候，要注重细节的描写，做到有血有肉。比如你想夸奖某个部门的进步，可以写某一天晚上十一点，看到谁还在公司加班。这种描述会更加引起共鸣。
四是举措具体可行。在讲话稿中，如果是针对某个问题提出解决措施，表述尽量要用smart原则来具体量化，让这些措施更接地气，更容易操作。
这时可能会有朋友说：“道理我都懂，但是写起来太难了。”确实，我们在写作的时候，会遇到各种各样的问题，比如素材太少，不知道写什么。又或者是老板觉得自己写出来的东西太浅，没什么新意。这时我建议你建立一个写作资料库：
俗话说，天下文章一大抄。但这个抄不是照搬，而是学习与借鉴。HR经常会被领导要求写各种稿子，有时这些都超过了自己的专业范畴，但又不得不硬着头皮写下去，这时我们可以通过建立资料库来收集材料储备，精准地抄到好内容。建立资料库有很多种方法：
首先是最实用的大杂烩法，这种方法非常白搭，不用去管什么主题、类别、领域，也不用管是句子还是词语，建好一个文档，凡是看到中意的文字，都复制粘贴进去，以备不时之需。大杂烩法看着乱，用起来并不复杂，需要用时循着印象一搜，或者写文章之前翻看一下找找灵感，都会给你很大的启发。
第二种是分类法，也就是精细版的大杂烩。你的资料库可以按主题分：讲话稿，年度报告，总结稿，等等；也可按类型分：排比句、名言、比喻等等。每一类用一个文档，这样查找起来更容易。
然后是拍照法。对于杂志上看到的、报纸上读到的、文件上学到的，甚至大街上瞥到的好词好句，直接拿起手机拍下就行了，隔段时间就往自己的资料库里面集中上传一次，需要的时候再随时翻阅即可。
在这个复制粘贴的过程中，我们需要明确，什么才是有价值的材料。根据作者的经验，我们应该集中收集三个方面的材料：一是思想和观点，包括你所在领域的标准提法，以及对各种问题的精辟认识或精妙观点。二是各种素材跟实例。三是优美的语句。
写公文可不是一件容易的事，关键还在于经常收集素材，经常练手。当你对这些格式跟内容都了然于胸，自然可以写出让领导拍手称赞的好文章。