书面沟通指北:带你掌握更优雅的远程办公姿势

在远程办公前,远程办公是美好的梦,是不用早起化妆洗脸,不用出门挤地铁,躺在床上喝着自己煮的拿铁。

可万万没想到,实际的远程办公竟然是,早上刚醒就要打卡,衣服还没穿好领导的视频会议就要准备好,一会儿信号不好,一会儿小区断网,忙忙叨叨到晚上十一点,领导说这份报告明早整理好……

工作方式的突然转变的确给众人带来了不少新的挑战,也逼迫更多的工作习惯和工作流程相应做出调整。尤其是在沟通上,虽然现在的沟通工具种类繁多、功能强大,可和面对面的沟通相比,线上办公的沟通方式仍存在很多弊端。

面对面交流几句话就说清楚的事儿,一到网上可能就需要几十分钟甚至一个小时来解释说明,即便如此也不能确保双方理解是同步的,大大影响了沟通效率。

不过不要苦恼,别忘记我们的口号:发现问题、解决问题、奥利给!如何在远程沟通中,做到有效沟通、将信息准确的传达出去?鸟酱有个不错的方法~

还在远程办公的你,速来查阅书面沟通的正确姿势吧!


书面沟通的 5C 原则

5C 原则是可以应用在各种工作书面文档的书写准则,5C 分别是:

Correct 准确、Concise 简洁、Complete 完整、Clarity 清晰、Courtesy 礼貌


Correct 准确

非正式的沟通(如使用微信、QQ、钉钉)文字内容最基本要确保语法、拼写的正确,千万不要让手糊影响你的表达!

正式文件的沟通(如商业邮件、报告书)更要重视内容的准确,从标点、字体、字号、字体颜色、符号都要检查确认,作为专业人士,甚至连中英文标点有没有混用、空格是否正确这样的细节也要格外留意。

做到内容准确看似简单,其实很多新人甚至老人都很容易忽略这点。作为一名爱岗敬业、专业认真的制片,在每次点击发送、提交书面文件时,至少要整体检查一下自己的内容,确保用字用句准确。如有引用资料和数据,也要核实计算过程、确保数字准确。

Concise 简洁

一封拖沓冗长、措词复杂的报告/邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦。

想要化繁为简记住两大前提:

文字表述要简洁、无多余字,在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语;

以及最重要的信息放在最前面,让读者一眼就能了解主旨

另外内容表述也要注意逻辑性,相信以下三点会给你一些帮助:

① 复杂的事情分成几个大块,每块下面在罗列几个小点;

② 根据重要性和紧急程度排序,做到信息不遗漏也不重复;

③ 如有补充资料,可提示读者文章最末有详细补充说明,如需可进行阅读。

Complete 完整

书面内容应力求具体、完整,一次性提供读者所需要的的信息。

信息不完整的问题,是在日常沟通时经常会遇到的问题,大家使用沟通软件时常保留着平时和朋友发信息聊天的习惯:你一问我一答,几十个字分成十句话……

同事领导语音提醒叮叮当当响成一片、打开信息一排气泡,最怕打字中途几位憨憨同事插话,信息瞬间被打散。

心疼下翻看信息翻到手抽筋的领导和同事吧!

为避免双方在不必要的追问和回复中浪费沟通时间人力,可以在发送前使用 5W1H 原则来检查书写的信息是否表述完整:

Clarity 清晰

将传递的信息表达清楚,将自己的需求或要求描述明确。

你想要怎么做/你需要对方怎么做。

如果有涉及截止期的内容,就明确写上日期具体是哪天或哪一时间段。

并切忌使用模棱两可的表态和带有歧义的词语。

信息不清晰示例中文十级考试现在开始,请听题:

顾客:“豆腐多少钱?”

老板:“两块。”

顾客:“两块一块啊?”

老板:“一块。”

顾客:“一块两块啊?”

老板:“两块。”

顾客:“到底是两块一块,还是一块两块,”

老板:“是两块一块。”

请回答,小明有十块钱,可以买到几块豆腐?

当然,“清晰”也同时指版面清晰,适当使用标记符号、数字罗列信息,将重要信息加粗或适当放大以表示重要性也是不错的方法。

Courtesy 礼貌

这条看似最简单,但也是非常容易被忽视的一条。在面对面沟通时,一些看似平常的交谈习惯,在书面表达时因缺少表达者直观的表情和动作展示,会变得很容易被误解。 

以下对同一事件的两种表述,就产生了不同情感表达:

普通的回复:

好,你说的这个问题我会跟进的,有什么进展到时跟你说。

礼貌且清晰的回复:

已收到您的回信,感谢您的反馈,关于信中提到的几个问题,我会尽快和相关部门确认,任何相关进展会在今天下午 5点前回复您,谢谢。

所以在书面沟通时一定要重视礼貌表达,尽量使用礼貌委婉的词语、客观陈述事实,不过分情绪化,这不仅是对对方的尊重,也能避免对方产生不必要的误解。

最后,再一起回顾下书面表达的 5C 原则:准确、简洁、完整、清晰、礼貌。

一起和鸟酱使用 5C 原则,让自己的书面沟通变得更漂亮,专业吧!也欢迎大家在评论区分享你的远程办公经验和心得~ ღ( ´・ᴗ・` )

以及祝大家早日复工、早日回到公司和同事面对面唠嗑,嘲笑嘲笑同事滚圆的身形,一起约去喝奶茶吃火锅~

中国加油!

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