记一次紧急重要会议的筹备

今天在极端的时间内筹备了一次重要会议，特复盘如下。

1.会议基本情况。

省级领导主持召开的一次工作部署会议。参加人员为20多个省直部门的相关负责人。我局上午十点十分接到会议通知，下午四点半就要开会。满打满算有六个小时的筹备时间。涉及的工作主要有：联系确定会场、制定会议方案报审、发会议通知并接受报名、汇报材料准备、领导讲话准备、会场布置、会议签到、会议记录等工作。时间紧任务重，必须全力以赴做好。

2.自己在其中承担的任务。作为办公室无疑是这次会议筹备的主责部门。局长十点十五分召集办公室人员和业务处室人员开了个短会进行安排部署。会上定下：业务处室负责提供汇报材料和领导讲话的有关素材，筹备的工作主要落在办公室头上。十点四十，分管副局长召集办公室人员开会部署。十一点紧急展开工作。其中我负责会议方案、会议通知和汇报材料的起草，同时负责与领导办公室同志对接协助做好领导讲话的起草。

3.工作开展情况。接到任务后，我对任务再次细分，让办公室另一名年轻同志负责汇报材料素材的索要收集工作，并起草汇报材料初稿。我集中精力做好方案起草，三十分钟拿出方案报局长，一稿过，局长亲自拿着方案找领导审批，与此用时我起草会议通知，三十分钟后，方案已层层审批通过，抓紧印制会议通知(要求下午两点报名)，十二点二十，会议通知拿到传发部门，迅速发二十一家单位，十二点半，十六家单位签收，电话催收，一点十一分，全部接收完毕。在十二点半时，接到通知，局领导要召开会议研究汇报材料中的工作建议，于是抓紧去做会议记录，下午两点会议结束。紧急转身投入汇报材料的修改完善工作，最终在四点十五分定稿，期间，每成稿一页交局长修改一页，交领导办公室人员参考起草领导讲话，流水作业无缝衔接，最终圆满完成任务。

4.几点体会。

一是紧急任务面前，不能慌，不能自乱阵脚。

二是协调沟通很重要，会场布置人员要和会议方案起草人员紧密沟通，汇报材料起草人员和领导讲话起草人员也要紧密沟通，一个环节出问题，整个大局都会受影响。

三是务必配备精兵强将，不一定要能说，但一定要能干，傻乎乎的能干，执行力强，指哪打哪，叫干啥就干啥。对于哪种咋咋呼呼、扭扭捏捏、矫情的人坚决不能用，那是要耽误大事的。比如，在这次会议筹备中，从发会议通知到报名只有一个半小时时间，并且还是午休时间，会议通知发出的快慢直接影响筹备的时间效率，本来我应该盯着所有单位签收完毕再办别的事，但任务过多，我就把盯办的事交给了一个97年出生的去年新入职的小伙子，他很给力，放着午饭没吃，电话催收，直到一点十一分全部单位签收完毕，并且在我一散会就把签收人员名单报给我。这就是干将啊！关键时刻有担当，不矫情，不咋呼，踏实干活。