基层工作者的反常规时间管理技巧

记者采访基层公务员：“你们上班都做些什么啊？是不是很闲的？”
“部门职责范围里的事啊，收发文、各种材料、各种工作数据，填报各种表格，还有信访维稳之类的……” 基层公务员答道。
“那你们下班做什么呢？”记者等了很久才逮住机会再问道。
“我们只有上班和加班，哪来的下班啊？”基层公务员火了。

“事多人少活难干”是基层工作的常态，基层人员如果不善于运用新思维、新方法去处理新情况、新问题，就容易陷入无意义的忙碌之中。因此，基层人员要想出实绩，不仅要苦干实干，更要熟练运用时间管理的一些方法和小窍门，努力掌握时间管理的艺术。但是，一些基层的同仁在学习运用时间管理方法时总反映“基层工作情况特殊，时间管理法只适合领导，不适合基层”。
诚然，基层工作情况确有特殊之处，有些时间管理方法的确不适合基层人员使用，比如“充分授权”，基层人员是政策的末端执行者，再也无权可授、无人可授；比如“重要时段做重要工作”，实际上基层人员电话不断，忙得脚不沾地，哪有不被打扰的“重要时段”这种奢侈品呢？诸此种种，说明基层人员需要一些特殊的时间管理方法。下面，笔者结合基层多年工作经历，跟大家分享几个适合基层人员的反常规时间管理小技巧：

一、最宝贵的时间不要留给最重要的工作，要留给上司

一年之计在于春，一天之计在于晨。问题是领导要用上午的“重要时段”来布置工作，而你却需要减少打扰，集中上午最宝贵的时间和精力攻克手头最重要的工作。那如何解决这个矛盾呢？
提前请示汇报，而且一定要“短、平、快”：汇报内容要简短，精炼；平，汇报工作要平铺直述，不带偏向性、意见的语句；快，等领导指示完后要尽快抽身而退，避免陷入长时间的工作探讨中。内容要包括以下3点：
1.报告工作进展，让领导掌握工作动态。告知领导你工作遇到了什么问题，你采取了哪些方法去解决问题，你希望领导提供哪方面的支持和帮助，是业务指导，还是沟通协调，是经费支持，还是后勤保障……
2.告知工作安排，以减少不必要的干扰。领导知道你在忙重要工作，就会尽量少安排像复印文件、送文件、配合其他人报报表这类的琐事给你。
3.确保工作方向正确，避免执行偏差。请领导审核你的工作计划、方案，工作预期目标，确保任务不打折，执行不走样。

晨间汇报的参考模板：
1、问好，扯点天气、堵车、新闻的题外话开场；
2、简要报告昨天工作进展情况，如进度滞后，遇到阻碍/困难，需明确提出请求，比如昨天工作出现什么问题，请领导协调有关职能部门协助处理；
3、今天的工作有哪几项，先干什么，后干什么，怎么干；
4、下来还有哪些重要而不紧急的工作任务。

二、耕别人的地，肥自己的田

“甩掉身上的猴子”是时间管理法当中的精髓，可以让我们避免很多不必要的麻烦，但本文却建议基层人员在不影响本职工作的前提下，尽量协助同事“耕好别人的田”。为什么呢？
简单来讲有三个原因：一个是顾全工作大局。基层最大的实际是人少事多，分工不明确，责任不清晰。这就造就了基层一个不正常的工作环境——多做多错，少做少犯错。然而，任何单位不只是一个业务团体，还是一个责任共同体，如果因为个别人员拒绝团结协作，导致他人工作没法按时保质完成，整个单位都会被批评，或者被追责。所以，为了集体荣誉感，本着“服从大局、服从领导、服从工作”的原则，每个人都有义务协助同事完成本单位的工作任务。一个是融洽协作关系。绝大部分的工作都需要别人的支持和协助，即便你三头六臂，能力超群，也难免遇到分身乏术，需要支持的情况。如果没有融洽的同事关系，不但会直接降低职的工作效率，而且会长时间处于压抑状态，更加不利于个人的正常履职。更何况，若同事确实无法按时完成工作任务，领导也会综合考量，统筹安排，以“分工不分家”等理由安排你去协助。
可见，“耕别人的地，肥自己的田”势在必行，但如何帮同事“耕地”却要谨慎地遵循三个原则：
一是明确责任。可以做额外的工作，但不该承担额外的责任。协助同事完成某项工作前要和领导、同事明确该项工作的承办人、协办人责任。二是只协助，不代劳。只协助做好辅助性工作，而不能全程代劳，全权负责。比如仅协助检查主要工作的关键环节、重要内容，易漏易错点。三是只谈团结，不谈交易。团结协助是顾全大局，相互支持。不是人情往来或交易。不能认为自己协助同事完成工作，他就欠了你人情，或者说我帮你这件事，下次那件事你也要帮我。

三、今日事不必今日毕

部分基层同仁反映，每天为了工作遇到的难题发愁，每天都有棘手的问题解决不了，每天忙得脚不沾地却还是被deadline逼得喘不过气。在自身能力有限、时间有限的前提下，我们任何人都会遇到力不从心的工作。基层人员要如何处理遇到哪些有实际困难、客观因素导致无法完成的工作任务呢？
基层人员在尽自己最大努力仍然无法取得令人满意的效果时，要通过借助外部力量，来更好地弥补自己的短板与不足：一是向领导借力。上文提到，每天上午的请示汇报的一个重要作用是寻求领导的指导和协助，特别是任务艰巨，推进缓慢，期限将近时，一定要提前报告自己采取的措施，取得的成效，目前的进度，并重点阐明无法继续推进的原因，下来有何推进计划或者解决方向，请领导统筹安排单位人力、物力进行攻克。二是向上级借力。比如，某件重大行政处罚案件在调查取证、判罚上遇到困难，无法按时办结，就要请上级法规科室对案件材料，明确法条适用、判罚标准等案件材料进行审核和指导。还有一些时效性要求不高的工作任务，需提前跟上级相关人员沟通，表明由于特殊原因，稍晚几天上报，切忌逾期不报且不提前沟通、不做任何说明。三是向其他单位借力。比如危化企业安全生产整治、燃气企业安全隐患排查整治、扬尘污染防治专项行动等综合整治行动都需要联合各主管部门执法人员参加，以建立联动机制，凝聚工作合力，推进工作取得成效。四是向广大群众借力。群众的力量是伟大的，是无穷无尽。基层人员作为国家政策最终的执行者和推动者, 作为与群众最直面接触的公务人员，很多工作内容涉及到群众的方方面面，因此在遇到困难和问题时，更要善于发挥和借用群众的力量、智慧推动工作。比如公安部门在追捕逃犯时，往往需要辖区群众提供犯罪嫌疑人的去向、日常行为、邻里关系和表现等情况，以掌握嫌犯日常习惯和社会关系等基本情况；比如在追查跨市偷倒建筑垃圾时，环保等部门也需要周边群众提供车辆号等基本信息，以追查当事人责任。
如果基层人员殚精竭力并“四处借力”仍感觉工作堆积如山，不堪重负呢？那就需要我们重新调整心态和重新定义工作了。事实上，基层工作的性质和特点决定了大部分工作无法立竿见影，而只能细水长流，日积月累，方出成效，所以，除非是deadline（最后期限），基层大部分事务性工作只需要完成基础性台账、概况性小结、阶段性成果，所以基层人员不必追求“今日事，今日毕”的“搞定一切”的工作状态，关键是要做到“工作留痕”—— 工作方案、记录、图片、简讯、进度等基本“痕迹”要分别有电子台账和纸质台账。准备好基础台账和信息，以后利用闲暇时间稍加整理，就可以为专项工作考核、以及半年、年终等各种工作考核的资料准备奠定扎实的基础。

四、节省出来的时间不要去做更重要的事，而是要去检查已完成的工作

时间管理法最核心的思想就是“把更多的时间和精力用于最重要的工作”。那么，如果基层人员利用时间管理法高效完成工作，节省出来的时间是否要用来做最重要的工作吗？
千万不要。
以基层人员“眼睛一睁，忙到熄灯”的劳累程度而言，即便能以高效的工作方法提升工作效率，所能节省出来的时间往往只是以下三种“难堪大用”的时间：
1.“鸡肋时间”。所谓的“鸡肋时间”是指干活嘛，时间不够；下班嘛，时间太早。
2.“垃圾时间”。所谓“垃圾时间”就是对比赛结果毫无影响的，比赛末尾几分钟。在工作中就是临近下班的时间段。这个时段有些同事已经“身在曹营心在汉”，因此不适合继续执行那些需要领导指示、同事配合的重要工作。
3.“疲劳时间”。所谓“疲劳时间”是指工作者经过一段时间的工作，已消耗了大量的精神和体力。如果强行在精神状态佳的情况下从事最重要的“硬骨头”，出纰漏的几率将明显增加。
有鉴于此，节省出来的时间并不适宜用于“最重要的工作”，但既然是时间，就依然是“寸金难买”的宝贵资源，我们当然要充分挖掘这些宝贵的时间资源，用于其他工作。

参考模板：
1.检查当天收发文（任务框），核实工作进度，检查是否有遗漏；
2.检查公文中是否有常识性错误，比如是否有错别字、序号是否标错、文件要素是否齐全等等。
3.检查当天通知领导、同事的事项，领导分派的任务是否通知到位。电话通知的，要用微信、短信再次“温馨提示”。
4.检查工作表格数据输入是否正确、公式套用是否正确、合计数额是否正确，可以的话用计算器进行验证。
5.记录当天工作日志，标明完成已工作，制订待完成工作任务清单。

以上几个时间管理小技巧“反常规”，但并不“反常理”。其核心思想仍然是积极采取各种方法减少和避免工作中的的各种突发性阻碍，尽可能地集中时间和精力于最重要的工作。可见，任何科学方法都不能照搬照用，都需要我们结合自己的能力特长和工作特点，择其“适”法而从之，其不“适”法而改之，通时合变，掌握主动，有效应对“无尽的任务”。