放平加班的心态
在事务所工作过的朋友都知道,每年的1-4月,由于上市公司的年报需要集中在每年4月30日前报出,因此大量上市公司年度审计工作必须在1-4月完成,导致审计人员加班现象普遍,加班强度佷大。在网上找了些段子,就是专说事务所的加班情况的:
但是,既然无法避免,那如何正确看待加班呢?和大家分享一下我的经历。
从2011年开始做审计,到现在,我一共经历了7个年报,在每年的1-4月份,除了法定假期外,我基本没有双休周末,天天晚上加班的节奏。
每年的12月末,我都会情不自禁地内心发怂:年报又要来了,该怎么办,自己能吃得消吗?但每到4月末,年报结束时,我都会对这4个月的工作进行复盘、总结,当我看到自己惊人的成长后,这一切都是值得的。
每个年报,总会偶尔有那么一刻,工作的辛苦和情绪的压抑会像火山一样爆发,我也曾经哭过,在客户办公地的洗手间,在行走于车站的路上。而在发奋做表格、整理数据、回答问题的时候,也避免不了做一些无用功而加班到深夜。我也会责怪自己能力不足,但只有经历时一头深深扎进去,出来时才能云淡风轻地看待这些过往。
在一个个年报的过程中,我不断调整心态,也渐渐发现加班其实没那么可怕,我对于加班的思考逻辑是这样的:
1、首先,提高效率,尽量不加班;
2、如果一定要加班,合理安排时间,对项目标记优先顺序,保证休息;
3、遇到项目紧急情况,提高加班强度,以保证工作完成为目标;
4、自己能接受的加班,欣然接受;自己无法接受的加班,向上级提出意见。凡事有商有量,切忌用情绪处理工作事项;
5、学会适当放松,利用通勤时间和碎片时间,讨好自己。
但对于如何游刃有余地面对加班,提高工作效率,我还有更多实际的想法,在下文中和大家分享。
学会管理你的时间
对于管理,最重要的莫过于管理时间、管理精力和管理情绪三方面。在这里重点讲述管理时间。
时间会流逝,我们看得见。我看过柳比歇夫《奇特的一生》,看过李笑来的《时间的朋友》,看过“吃掉那只青蛙”、“番茄钟工作法”、“五色时间元”等有关时间管理的各类书,也在工作和生活中逐一实践过,但最终发现,最重要的莫过于三点:
1、审视内心的自己,究竟愿意将时间安排在哪里。当你计划把时间都安排在复习CPA上,但实际却每天不停地刷社交网络时,问问内心的自己,是不是觉得考CPA对自己来说,并没那么重要?当我们知道内心真实的需求后,才能利用时间管理的方法论高效执行工作,做到知行合一;
2、开始很难,所以对于开始,不要考虑太多,直接去做,也不要想放弃,坚持半个月-1个月,再考虑是否放弃。有时候,我们觉得看书很重要;但是就是无法控制自己。脑海里会闪过很多念头,这时候不要多想,拿出书,坐在书桌前,开始看,坚持半个小时,休息,再继续坚持一个小时,休息,渐渐地,你会发现做超出舒适区的事情,也没那么难;
3、时刻给自己鼓励,爱的拥抱。时间管理需要长时间的自律,需要跳出舒适区去拓展自己,对于脑力、精力以及意志力都会有很大的消耗,所以导致我们很难坚持到底。但在这个过程中,我们时刻记得讨好自己,充值精力值,减少做需要消耗很多精力的事情,才能将有限的精力,留给我们想要做到的事情。
在了解上述三点后,对于所有时间管理的具体方法,我们都可以很淡定地去看待,去选择,去尝试一种或几种,直到找到和自己契合度很高的方法。
比如说,吃掉那只青蛙,告诉我们世界服从二八法则,努力去完成最难的那部分工作,今天的任务就基本完成了。所以,每天清晨,我都会先努力完成最难的工作,或者总是记挂在心里但搁置很久的工作,接下来的一天心理上会觉得轻松不少。
又比如说,工作和生活,需要对其标注优先级。当孩子要面临升学时,生活可能更为重要;当年报阶段,工作可能更为重要。而在工作中,一些项目马上就要出具审计报告,就相对更重要些;一些项目还在复核等待阶段,就可以暂时放一放。
所以,深刻理解时间管理的三点原则,去寻找适合你的方法,当你不再成为时间的奴隶,而是时间的主人时,你的内心,也会觉得平和、充实而喜悦。
理工科思维助你提升工作效率
审计这个工作,是会计领域社会学科性质的。从业人员虽然部分是理科出生,但自从开始这个工作,思维很容易定式,以社科思维、文科思维来考虑问题,有很大局限性。
用理工科思维来提升工作效率,强调在处理重复性工作时,多用理工科思维,寻找本质,思考简单的算法,实现目标。
比如,我们在处理50张同种类型的表格时,需要将50个excel放到同一个excel中,一张张放置,50次也能做完,在电脑不崩的情况下,30分钟能完成,但下次遇到一样的情况,或者当表格增加到100个时,我们还是依样画葫芦吗?这个时候,我们运用简单的编程,或者百度下迅速实现的方法,就能在瞬间将这个任务完成,而且下次执行或者表格增加时,也能在瞬间完成。这种思维对工作效率的提升,积累起来效果很明显。
另外,理工科思维也让我们易于冷静,遇事先考虑事情的复杂性和解决方案,而不是遇到事情就扑进去处理,结果发现效率很低,悔不当初。如何去编写处事的最佳算法?是理工科思维经常思考的问题。当我们在审计过程中,遇到重复性、工作量大的工作;或者程序化经常性的工作,多用理工科思维提问:有没有什么办法,能让我们提高工作效率?
淡季多充电 提升业务能力
审计是专业能力运用很强的工作。CPA考试中包括会计、审计、财务管理、战略管理、经济法和税法六方面内容,实际工作中也确实需要用到上述六方面知识。除此之外,我们还需要跟进准则的更新、监管的核心以及宏观经济、上市公司的情况。凡是在事务所工作3-5年以上的人,都会具备这样的职业素养:终身学习,和知识做朋友。
我们处在一个有动荡的时代中,也只有时刻学习,才能提升专业能力和服务水平。忙季的时候,要完成项目出具审计报告,难度已经很大,再去临时抱佛脚学习专业知识,提高专业素养,真得是天方夜谭,也容易力不从心。但是淡季时,我们却有大量的时间,可以提高专业能力,从而赋能下个年报,提高下个年报的工作效率,形成良性循环。
在淡季,事务所也会有很多的培训,从部门培训,到各级人员的职业培训、继续教育培训,这些培训机会都是有经验的人分享知识,一定要把握住这些机会,及时给自己充电。
除培训外,我们要重点关注自己薄弱的地方。每个人都有自己的短板,在工作的时候,仔细留意,你很容易发现你的短板,记录下来,需要立刻解决的,找时间马上解决,可以缓一缓的,记入笔记本,在淡季的时候,重点强化提高。
对于级别较高的从业人员,比如项目经理以上,需要时刻关注并学习监管动态和准则制度的更新。这些在工作中是指导性的方向,而作为项目经理,要带准项目节奏,才能提高整体工作效率。
总有人说,淡季也没有时间啊。好不容易不需要加班了,要放松一下啊。适当的放松是必须的,但是整天埋在社交网络或购物网站中,在我看来犹如吸取精神鸦片,太多反而会影响身体健康,一定要适宜,适可而止。
一切客观的原因都是借口,对于真正想要学习的人,心静下来,一台电脑、一本书以及一支笔,就可以学习了,哪怕每天半小时,积累下来,也会有惊人的小成就。
项目结束后及时复盘
复盘,原是围棋术语,对于工作复盘,最早是柳传志提出来的。复盘是指从过去的经验、实际工作中进行学习,帮助团队有效地总结经验,提升能力,实现绩效的改善。
复盘和总结存在区别。总结强调结果,总结是对一定时期的工作或某个事件的梳理、汇报,每个人依自己的习惯和悟性,对已经发生的事件、行为及结果进行回顾、描述,通常并没有固定的模板和结构,并不必然包括对目标与事实差异原因的分析,以及经验总结等要素。但复盘具有明确的结构与要素,必须遵从特定的步骤进行操作,不仅回顾目标与事实,也要对差异的原因进行分析,得出经验与教训,这样才能算是一次完整的复盘。
举个栗子,有个人力资源公司在上个月组织一次中小企业的校园招聘活动,由于校招活动准备不充分,致使个别用人单位招聘不理想,但是仍顺利完成了既定目标。如果只关注结果的话,这似乎是一次圆满的活动。但如果关注过程和结果的话,我们就会把那些可以改进的点一一记录下来,引导企业找到解决的策略,促使以后工作更高效。这就是复盘的意义。
在审计项目工作中,我们也可以时常进行复盘。比如这个项目结束,我们可以进行团体复盘和个人复盘。团体复盘,从项目建项开始,到最后出具报告的过程中,每个环节梳理一遍,是否能采用更好的方法,实际采用的方法是否值得改进,结果和预期的差距在哪里,能吸取哪些教训来改进流程和精进决策。对于复盘的系统操作方法,我会单独写一篇,和大家分享。
团队高效协作
众人拾柴火焰高。协作高效的团队,既能赋能个体,个体的努力又能对团队形成反哺,提升团队绩效。
团队管理是一门科学,是组织行为学研究的内容。组织行为学是综合运用与人有关的各种知识,采用系统分析的方法,研究一定组织中人的行为规律,从而提高各级主管人员对人的行为的预测和引导能力,以便更有效地实现组织目标的一门科学。
审计工作是项目制,项目由团队执行。团队中分为各个专业层级的人员,密切搭配,做好自己的职责工作。一个完整的项目成员包括项目合伙人、质控人员、项目经理、助理人员。项目经理负责审计现场的外勤工作,项目合伙人把控项目整体进度和人员安排,质控人员对项目质量独立复核,助理人员完成项目具体的分派工作。
但是项目绩效如何能实现高效?首先,要统一项目成员的价值观。我们有时候很难定位清楚自己的工作究竟是什么?对于审计工作来说,许多项目的基本目标就是通过团队协作,对客户的财务报表按照制度和准则规定的标准审计,对报表是否是公允反映企业的经济状况和盈利能力发表意见。在工作中,大家要为共同的目标努力,这也就要求每个人在具体工作中,需要结合这个目标来实施审计程序,不要脱离大方向。
另外,信任和配合很关键。项目经理要分派助理人员能胜任的工作,信任他的能力和态度,给予鼓励和支持;助理人员努力完成分派的工作,超过能力范围,需要及时提问,提高自己的被信任值。大家彼此信任、互相配合,沟通的效率也会提高,因为信任度、配合度高,沟通的层级和次数就会减少。
最后,团队目标的实现,同时也是个人价值的实现。我们每个人在团队工作中付出的努力,很难等效对比,但我们可以对比自己在不同项目中的付出和收获。虽然学习和投资,都不是投入越多汇报越多,但学习相对来说,投入产出比率更高,我们的用心更容易有好的结果。因此,在年轻的时候,多投资自己,未来一定会感恩现在的自己。
提升沟通能力
沟通能力,是一个人社交的必备技能。对于个人来说,沟通能力界定在三个方面:
1、如何理解别人真正的意思?
2、如何表达自己真正的看法?
3、用何种方式链接彼此,让你我的沟通桥梁通行无阻,理解对方的实际想法。
刚入职场的从业人员,由于专业知识和经验受限,往往不能清晰表达自己的看法,导致经常被企业的老会计“鄙视”。然而他人的鄙视是我们努力的动力源泉。对于事物的理解,首先要去界定这是什么,为什么,怎么样,怎么做等要素。理解中的疑问,可以先向项目经理或者其他高级别的人员提出,内部看能否解决。在向客户要资料或者提问题时,尽量具体,可以采用填充括号的方式预演,比如:我想拿科目余额表。可以这样来填充:
我想(什么时间之前)(向谁拿)关于(什么期间)(具体到末级明细的)科目余额表。
对于一些业务台账,没有科目余额表统一的名称便于理解,可以这样做:
我想(什么时间之前)(向谁拿)关于(什么期间)(具体到怎样的)收入数量金额明细表,比如(截图形象化表格的样子,或者填写表格的具体要素),因为很多时候你说的表,并不是会计理解的那个表。
对于团队之间的沟通,比如项目经理通知项目成员工作基本安排,也要具体化,并且要收到对方的确认,而不是以发出通知为沟通结束的节点。
比如,通知成员项目的时间和地点,可以这样写:
我们将于(期间)开展XX公司项目审计(验资或尽调,具体的工作形式),具体工作地点是(具体地址),项目的具体安排(时间、工作重点、需要完成的工作),是否外地(外地需要带行李,住宿等),收到请回复。回复完毕才能确认通知到位。
沟通还涉及到专业问题的咨询,项目进度的汇报。而沟通的时候,我们要时刻做到这几项原则:
1、事务所是团队工作,如果不能到场或者不能完成影响团队工作开展,一定要事先通知,及时修补;
2、每个沟通尽量用心,具体化,对于专业问题或其他需要当面沟通的问题,面谈或电话沟通,不要使用QQ等沟通较为低效的通讯工具;
3、沟通需要耐心,切忌情绪化。工作忙碌的时候,大家情绪会有些压抑,这个时候放空自己,不要把负面情绪带入沟通,这会降低沟通效率。
总 结
对于上述干货,能读完已经不容易,做到更难。如果你能读到这里,表示你一定是个很乐于学习的人,也有一定执行力,希望一起努力,提升工作效率,做最好的自己。
当我们提高效率后,加班自然会少,至少无用功的加班时间,一定会减少。通过这些节约的时间,讨好自己,放松自己,睡一个慵懒的早觉,晒一束温暖柔和的冬日阳光,我想这会是对我们成长,最好的回报。
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