如何跟踪所有采购活动，以及为什么它很重要？
采购活动可能复杂且耗时，如果没有适当的跟踪，监控支出或维持监管合规性几乎是不可能的。
采购跟踪使采购专业人员和企业能够确保优化采购和支出活动，降低风险，并使整个采购流程透明化。
本文将探讨什么是采购跟踪、采购跟踪在企业中的重要性以及采购跟踪应使用的工具，以便有效执行。
什么是采购跟踪？
采购跟踪是对采购活动进行监控和管理的过程。它涉及系统地跟踪、记录和分析与采购活动有关的数据或指标，以提高效率和成本效益，遵守业务政策，并最终帮助做出重要的业务决策。
采购跟踪：为何重要？
为了在当今快速发展的商业环境中保持领先地位，采购跟踪在监控采购流程方面发挥着至关重要的作用。它使企业能够跟踪和改进其采购活动，并增加其采购流程的透明度。这有助于管理者和企业能够最大限度地降低成本，预防和减轻风险，并在采购过程中尽早发现问题。
采购跟踪的关键要素
与采购流程一样，采购跟踪也涉及关键要素。这些要素是监控企业采购流程的重点，也是决定采购是否高效可行的因素。其关键要素包括：
1. 采购订单
采购订单是对采购订单的创建和审批进行监控的地方。它通常会查看供应商信息、物品描述、数量、价格或到货日期等细节。
2. 供应商绩效
监控供应商的质量、及时性和遵守合同承诺的情况。跟踪关键绩效指标 (KPI)、进行供应商评估和维护供应商记分卡都是这一流程的一部分。
3. 预算和成本控制
根据批准的预算对采购支出进行监控，监测成本变化，确定节约机会，避免不必要的成本。这还能确保采购流程与财务目标和目的保持一致。
4. 交付和物流
对所采购货物和服务的状况，如交货时间、运输时间或收货情况进行监测。这样，企业就能确定并采取措施，减少供应链中的延误或障碍。
5. 合同管理
合同管理是对合同生命周期的跟踪，包括合同创建、续订和终止日期。我们应监督合同条款和条件的遵守情况，以及对合同义务的履行情况，与合同有关的文件也应保管好。
6. 合规和风险管理
在整个采购过程中，监督适用法律和法规的遵守情况相当重要。这包括检查道德标准、法律要求、供应商多样性，以及尽量减少采购活动中可能出现的任何风险。
7. 绩效指标和报告
涉及关键采购指标的数据收集和分析，如成本节约、供应商绩效、交货及时性或整个流程的有效性。这些数据用于编制报告和提出见解，以帮助确定趋势和需要改进的领域，或支持战略决策。
实施有效的采购跟踪
要充分发挥采购追踪的效益和潜力，企业应考虑以下关键步骤：
1. 确定明确的目标
为了与企业的整体采购战略保持一致，应明确确定采购监控的目标和指标。其中包括确定要监控和分析的关键绩效指标和衡量标准。
2. 投资于技术
利用采购管理软件提供强大的跟踪和报告功能。这些工具可实现自动化，与供应商集成，并可随时查看采购数据。
3. 建立数据管理
为保证数据的准确性、完整性和安全性，应建立数据管理框架。明确数据所有权，制定数据质量标准，执行数据收集、存储和访问的政策和程序。
4. 定期监测和分析
为了发现趋势和需要改进的地方，需要对采购数据进行持续监测和分析。为了监控目标绩效并在必要时采取纠正措施，应定期审查关键绩效指标和衡量标准。
采购跟踪软件
通过手动方式跟踪采购活动是一种考验。手动跟踪不仅占用资源、容易出错、耗时，而且无法保证成功率。因此，更为有效的解决方案是使用采购管理软件。
市面上有多种采购跟踪软件，具备执行采购跟踪关键要素所必需的功能，可为有效管理采购流程提供极大帮助。8Manage SRM是其中受青睐的采购管理软件之一。
8Manage SRM提供端到端采购解决方案来帮助你完成采购流程，实现从申购、采购到接收货物和服务以及处理付款的采购流程的自动化和集中化。该软件能将所有供应商和供应商数据收集到一个平台中，因此它还有助于改善供应商关系。
8Manage SRM受欢迎的功能还包括：
● 实时协作
● 集中存储
● 数字化管理文档
● 随时随地审计追踪
● 主动支出分析
● 自动通知预警
● 与会计工具无缝整合
● 精确的三向匹配
借助8Manage SRM，所有数据井井有条且易于访问，企业将能顺利简化采购流程并充分利用所花费的每一分钱。
结论
采购是任何企业的重要组成部分，跟踪采购活动将有助于确保以合适的价格获得合适的产品。通过跟踪过去的采购情况，你可以发现采购过程中的任何问题或差异。这些信息将帮助你在未来做出更好的决策，避免代价高昂的错误。