50【反思】用反思三问清空爆满的收件箱

HI！大家好，我是小㼆。“㼆”指光洁的石头，我就是一颗顽固又顽强的石头。为了更好地学习和理解、运用易效能的时间管理系统，以“转述”的形式在进行叶武滨老师在喜马拉雅的“时间管理100讲”的分享。今日是第50天，坐标北京海淀。

#疫情见证——北京持续无新增病例第11天；新疆乌鲁木齐于7月15日确诊1例，这三天持续新增本土病例，17日0-24时增加了16例，乌鲁木齐已经启动疫情应急响应预案。突然在祖国西部边疆出现这样的变化，也是在提醒我们疫情并没有结束，防控常态化将是接下来几个月甚至几年的状态。

#我的生活——昨晚我又有了一次突破。在易效能的四日集训营复盘加餐中，为两千多名听众做了五六分钟的分享，介绍了我进入易效能两个月时间的收获和改变。分享这件事，原本仅限于我信任的亲朋的极小范围内，或者在完全不认识不了解、彼此为过客的陌生人中。这一次在既有熟人又有陌生人的这么大的范围内“抛头露面”确实是头一次。感受不错，反馈正向。点赞、表扬、评论对我而言都是激励。激励作为心理学术语，指的是持续地激发人的动机的心理过程。

在上一讲中我们讲到了“连接想法与行动的3个问句”。我们的大脑有四个特性：念头无限、内存有限、容易遗忘、易生焦虑。念头无限：我们的大脑每天都会冒出很多想法，随时随地产生。内存有限，大脑是CPU而不是硬盘，我们需要用优秀的脑外系统来管理自己的想法。容易遗忘：我们的大脑是记不住事情的，在加工处理的时候会把无关信息排除掉、遗忘掉。易生焦虑：当我们的事情没有被完成时，大脑因为要惦记着却不能够去处理，就会感到非常焦虑。存在于大脑里的事我们称为“杂事”。学会清空大脑的技巧，学会把所有的杂事放到脑外系统，例如软件：Omnifocus、微软TODO、滴答清单等，大家也可以用自己熟悉或喜欢的方式，比如备忘录或者纸笔记事本......。当我们把诸多想法与待办事项从大脑里移除，移记到软件或者纸上时，我们就能进行更清晰的评估，进而把重要有意义的事都由想法转化为“下一步行动”。

上一讲中以“体检”为例说明这个方法，其实体检看似对工作和生活影响并不大，但是如果没完成，我们就会产生焦虑，或者没做计划而很快忘掉它，猛然想起的时候，我们也无法立刻就解决掉。“体检”这一类杂事，只有先把它记下来，才能安心地继续做手里正在进行的工作。它将不会引发我们的焦虑和时刻的关注。当我们有空的时候，打开收件箱，看到这众多的杂事，可以进一步批量评估，转化下一步行动。

面对每一件记录下来的杂事，我们都问自己3句话：要不要做？我要达到的结果是什么？我的下一步行动是什么？例如：把“体检”转化为“我要打电话给XX银行/机构预约去体检”。

我们要把收件箱清空，把每件杂事都转化成：我+动词+关键人+事情。这时候杂事和想法被处理过了，转变为下一步行动。我+动词+关键人+事情，这个句式里面有动词。这个动词让我们很容易地进行相应的动作，我们还可以将类似的行动组合在一起批量做。比如：打电话、用电脑、在家、外出、委托他人......根据性质与情境，我们批量地行动处理。这就是我们之前讲过的“情境清单”。当我们情境清单上的事情设定了明确日期时，我们就要把它移放到日程表上去。大脑里的事情和想法付诸于行动，我们首先就要把它们收集到脑外的记录系统。为了进一步去实施，我们还需要把收集下来的杂事转化成下一步行动，接下来我们将会拥有相应的情境清单和日程表。

情境清单和日程表，是两个非常重要的分类，情境清单很灵活，日程表很严谨。要把大脑里的想法和杂事转化为下一步行动和情境清单，以及日程表，就必须经过这3个问题：要不要做？我要达到的结果是什么？我的下一步行动是什么？每一件事都需要问这3个问句！

刚开始大家会觉得特别困难、特别麻烦和特别不习惯，因为你的事情非常多，你要一次性把所有的事情按照这个标准重新筛选，工作量会非常大。所以这就要求大家要抽出专门的时间来做这个行动。一旦做完了这个事，你的杂事收件箱一旦被清空，所有的行动都被放入情境清单和日程表，接下来你就会轻松很多。下次再有新的事情进来，要处理的数量也是少的，再进行评估和转化就会很容易。

经常地使用易效能时间管理系统，我们才能全面地掌控自己的工作与生活。

说实话，今天的转述让我有汗颜的感觉。因为我的“收件箱”、“任务篮”正处在“爆满”的状态之中。我一有想法就会记录到任务中，完成时会去点击完成，清空时“叮”地一声，非常清爽解压。但我的确还没有形成使用这三个问句对任务进行归类、分解的习惯。我一直都是习惯了放进去一件事就完成这件事，很少有把它删除掉不用处理的情况。这大概就是造成我瞎忙的主要原因。刚刚特地打开看了看我的TODO任务箱，竟然足足有47件，此处特别需要微信中的那个捂脸大笑的表情辅助表达我又尴尬又无奈，需要自嘲和感慨的心情。

从上到下读下来，发现自己的实践欠缺太多。47条任务中，有一些需要整理到“项目管理”中，比如有关就业课的内容有“八大关注之间的链接”、“开设一门选修课”、“大学生效能提升”、“哈佛大学幸福课”、“双屏互动”等八条是关于这个课程的，需要进行归类、合并、授权及进行情境清单转化为下一步动作；有一些是用几分钟就可以完成的事情，比如回复邮件，事实上我查看的时候就赶紧把这件事情处理掉了；还有一些是已经完成，但因为处于长长的清单的下面的内容，即使我每天查看，但主要关注的是置顶的重要条目，被挤压到底层的内容还是没有太关注。

我想今天我要花一些时间清理我的任务箱了，而不是仅仅将我头脑中的数据信息转移一个地点而已。

嗯，就这么定了。