Excel数据有效性-基础功能讲解（一）

数据有效性通过限制单元格的录入内容，从而提高数据录入的准确性，且能降低数据录入的便捷性和数据校验工作。

---

本次讲解分为三个大环节四个部分：

数据有效性的基础功能讲解（一）

设置二级、三级联动菜单(基础版)（二）

设置二级、三级联动菜单(进阶版)（三）

数据有效性的高级用法（四）

在早些版本中，数据有效性在数据菜单下，叫数据有效性。而在Excel2016版在数据菜单下叫“数据验证”,本次演示使用的是Excel2016，依然采用了“数据有效性”的叫法，虽然不够规范，但方便大家理解。

如果有条件，建议大家使用最新的版本，其功能相对更加齐全，相对于低版本能更加方便的操作我们需要的内容，不仅仅是本次教程所用，而在于整体会对你的学习状态会有一个明显的提升。

下载Office2016-私信回复“2”获取下载密码

---

数据有效性的基础功能讲解（一）

数据有效性位置.png

数据有效性.png

在表格的使用过程中，我们经常需要对表格的录入做一些限制，可能是为了更加准确的录入数据，也或者是为了给发送其他人的文件做限制。比如我们在输入手机号或者身份证号时就非常有必要使用数据有效性中的文本长度。因为数字比较长，人眼很难识别出位数是否正确，而这方面是Excel擅长的部分。在操作数据有效性之前，需要提前选中需要设置数据有效性的单元格区域，或者先设置一个单元格的数据有效性，然后使用格式刷将该有效性添加到其他单元格，如果是使用函数自定义数据有效性需要考虑相对引用和绝对引用。

任何值

任何值代表不对数据进行限制。

整数

如果将允许修改为整数，则在我们选定的数据条件的基础上，只能允许输入我们要求的整数，其他格式将不被接受。

图片.png

小数

效果等同于整数，被选定并做限制的区域，只允许添加小数。在该条件限制下是允许输入符合条件的整数的，因为整数是一种特殊的小数。

序列

如果条件设置为序列，则我们可以在来源中手工录入限定的文字并用英文逗号间隔，或者使用名称管理器定义一个区域，使用名称管理器定义的名称作为序列的数据来源。关于序列使用名称管理器功能，将在第二部分做详细的讲解。

图片.png

序列

日期

日期的数据有效性操作等同于整数和小数，你可以限制需要录入日期的条件，日期的数据有效性支持数值型日期。例如：对单元格日期有效性限制在介于2018/1/1-2018/12/31，我们可以在单元格中输入该范围内的任意日期，比如输入“2018/10/20”日，也可以输入“43393”，同样支持，因为在Excel中，真正的日期和数值型的日期是等价的。那么如何知道“43393”和“2018/10/20”是等价的呢，你只需要在输入一个日期后，将该单元格格式改为“常规”格式即可。

日期数据有效性.gif

时间

时间的数据有效性参考日期，时间和日期一样也可也时间和对应的小数，而且是等价的。操作方法同日期。

文本长度

文本长度的数据有效性使用的较多，一般我们在录入手机号、身份证、银行卡号等数据时，由于数字位数较多，手工录入非常容易出错，人眼很难识别，此时只需要设置了文本长度的限制，那么在录入数据时如果其数字长度和要求的不符就会报错，从而及时发现。该处文本长度不仅仅是限制文本的长度，而是基本上囊括了所有类型。

自定义

自定义数据有效性是在数据有效性中使用最多的功能，因其自由程度较高，可以根据实际需要编写Excel公式来进行操作，但其返回的结果必须为为“TRUE”和“FALSE”，即条件成立不做限制，条件不成立做限制，由于使用了公式，所以单元格的引用必须考虑全面，也就是需要注意单元格的引用类型（绝对引用、相对引用、混合引用，详情请查看我另一篇文章，[暂时还没写]）。

自定义数据有效性是可以录入数组公式的。

输入信息

在给做了数据有效性限制的单元格添加一个类似批注的功能，在你选中对应单元格时，提示你关于该单元格数据有效性的提示。请注意：在设置输入信息时必须选中“选定单元格时显示输入信息”，否者无法录入和显示，默认是选中状态。

设置输入信息.png

输入信息效果.png

出错警告

出错警告有三种模式：

• 1、停止 停止即你无法再录入，必须按照要求进行录入。
• 2、警告 警告指你的录入可能存在不规范，是否依然要录入，可以选择“是”录入或“否”不录入。
• 3、信息 若你录入的条件不符合要求仅提示，不做任何限制。
  以上三种类型根据实际情况进行选择，但建议使用“停止”，因为我们做数据有效性的目的就是为了限制某些数据的录入。
  
  设置出错警告.png
  
  
  停止.png
  
  
  警告.png
  
  
  信息.png

输入模式

当在不同数据类型中间频繁切换时，我们也需要频繁的切换输入法，但是如果你使用了输入法模式设置，那么Excel可以帮你自动进行转换。当活动单元格在不同位置时，Excel将根据设置进行自动转换中英文输入法，无需手工切换。

输入模式.png

清除数据有效性

只需要选中包含数据有效性的区域，再次点击数据有效性，则会提出提示，点击确定即可清除选中区域内的所有单元格有效性的设置。

清除数据有效性.png

圈释无效数据

该功能是从Office2013开始支持

该功能的作用是，在你做了数据限制后，仍然有一些录入不规范的数据，也即虽然录入进去了，但不是单元格限制范围内的信息，此时可以点击数据菜单-数据验证-圈释无效数据，即可帮你圈释出不符合限制要求的数据。请注意，此时你无需选中设置数据有效性的单元格区域，可以直接操作。

图片.png

---

总结：

关于数据有效性的基础部分就介绍到这里，后面还有两个部分，分别是关于“二级、三级数据有效性的制作方法”和“数据有效性的高级用法”，敬请期待！