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项目管理之5W2H项目定义法

在项目管理中，为了确保项目的成功实施，项目团队需要全面了解项目的各个方面，并制定相应的计划和措施。为此，可以采用一种被称为5W2H的项目定义方法。这种方法可以帮助项目团队更好地了解项目的需求、干系人、实施地点、交付物、时间和成本等方面，从而为项目的成功实施打下良好的基础。下面详细介绍5W2H项目定义的方法及其应用。

5W2H项目定义的方法

Why

为什么要做？
环境背景是什么?
需求和痛点是什么?

Who

项目有哪些干系人?
对哪些人有好处?
伤害到哪些人?
项目的组织结构是什么?
角色职责是什么?
项目经理的目标和权利有哪些?

Where

项目在什么地方实施?
该地方有什么文化政策法律等特点?
项目有哪些约束条件?
有哪些重要假设?
有哪些风险?

What

项目交付什么产品?
提供什么服务?
产品和服务的质量期望是什么?
项目的验收标准是什么?
用于质量的方法主要是什么?

When

项目什么时候开始?
什么时候结束?
项目有哪些关键事件?
关键里程碑有哪些?

How

How much

项目需要花多少钱完成?
关键工作包成本是多少?

How to do

项目开发方法是什么?
管理方法是什么?
哪些工作外包?
哪些工作自制?

5W2H项目定义

项目背景信息（Why）

项目名称/类别
项目背景/用户痛点需求

干系人与组织（Who）

项目内外干系人
项目管理委员会
项目经理
项目目标
- 长期目标
  - 项目愿景
    - 项目未来要成为什么样子
  - 项目使命
    - 项目终极要干成什么
    - 对用户的承诺是什么
  - 价值观
    - 项目团队做人做事的标准
  - 价值主张
    - 对用户的价值呈现是什么
- 短期目标
  - 项目的交付目标
    - **项目团队
    - 在**预算内
    - 在**截止时间前
    - 交付**产品和提供某某服务
    - 达到**质量验收标准
    - 避免**意外事件和**风险发生
    - 实现**财务性收益和**非财务性收益
项目团队成员名单

项目条件与风险（Where）

项目实施地点
项目约束/假设
项目前期/执行期风险

交付物与质量（What）

产品与服务
质量期望/项目验收标准
主要质量方法/测试方法

时间周期（When）

起止日期/关键里程碑日期

成本预算（How much）

总预算限额/关键工作包预算

交付方法（How to do）

外包/自制
项目方法

项目流程简述

需求分析：了解客户的需求，包括产品或服务的具体要求，以及验收标准。这将作为项目计划的基础。这个阶段可能需要与干系人进行多次沟通和讨论。
制定项目计划：根据需求分析的结果，制定详细的项目计划，包括时间表、预算、资源分配和风险管理。计划的制定应该考虑各种可能性，并留有一定的余地以应对可能的风险。
资源分配和确认：确认项目所需的资源，包括人力、物资、设备和资金等，并进行合理的分配。这也需要与项目团队的各个成员进行沟通和确认。
风险管理：识别项目中可能出现的风险和问题，并制定相应的应对措施。这可以包括制定备选方案、建立应急计划等。同时，应定期进行风险评估，及时调整项目计划以应对可能的变化。
实施项目：根据项目计划，按部就班地执行项目任务。在这个过程中，需要保持与干系人的密切沟通，及时解决问题，确保项目的顺利进行。
质量保证：按照预定的质量保证措施，对项目的过程和结果进行监控和管理。当出现不符合标准的情况时，应立即采取纠正措施。
项目评审和总结：在项目结束后，进行项目的评审和总结，分析项目的成果和不足之处，为今后的项目提供经验和教训。

综上，通过回答5W2H系列问题，项目团队可以更全面地了解项目的各方面情况，从而更好地规划项目实施和管理。此方法可帮助团队识别项目目标、确认相关利益者、明确实施地点和环境、了解预期交付物的质量标准和验收流程、确定项目的时间要求和排期，以及评估项目所需的预算和资源。这样的全方位了解和规划，能够提高项目的成功率，减少意外风险和成本超支。因此，5W2H项目定义方法在项目管理中具有极其重要的实用价值和使用价值。

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