无论是什么职业，在工作中都或多或少地会产生一些文件。这些文件的特点是：感觉不占地，但不知不觉中会慢慢增多，多了还不敢直接扔，怕“总有一天会用到”。从上学时，瑾瑜就开始为这个问题烦恼了。
学习了规划整理之后，利用一年多的时间，我对自己进行了彻底地自我整理。这个过程，不仅让我对整理实操更加熟练，还提高了我的决断力和对自己的了解程度。所以，在对付那些难处理的工作文件时，也不那么头疼了。接下来，就给大家介绍一下瑾理（【瑾瑜的整理】的简称哈哈）的经验~
前方预警，图片均为实拍，内容与形式过于真实，可能有碍观瞻。
既然现在基本都是电子化办公了，咱就先说电子版文件吧，主要是电脑里的昂，其他同理可得~
是不是我们身边总有这样一位同志？他的电脑桌面如上……逼死强迫症不说，你建议他整理一下，以免不好找文件，他还振振有词“我自己心里清楚啊”。其实他真的不清楚，文件经常找不到，全靠“搜索”，一“搜”就是两小时，累死电脑。
有的软件，号称“一键整理神器”，不知道朋友们用过没有。瑾瑜用过。好用吗？怎么说呢，“一键”之后，“清心”了，乍一看整洁了。但是处处呢，处不来，不适合自己啊。于是放弃，还是自己动手、自由恋爱吧。
仔细想一想哦，即使我们工作任务很多，常常多项目共进，但是从使用的角度来看，所有文件都不外乎以下四类啊！嗯又是“四分法”哈哈：
所以我们直接把手头上的文件按这四类分开排一下就好了！于是我这个行动力超强的右右脑星人自己做了一张电脑桌面：
如果你还是想用自己喜欢的桌面，又嫌这样“平铺”有点乱，可以建四个文件夹，以使用状态命名，也是极好的。
这是手头上的文件，那已经不再使用的呢？这个“不使用”，也是要分开来看怎么“不使用”的：
A.已经有新版定稿文件了，旧的版本怎么办？删还是不删？我的做法是：筛选！辨别一下旧版本和新版本的差别，如果只是微调，大方向没动，那就删掉，只留定稿（删文件不用特别讲了吧，注意重要信息不外泄）；如果改动很大，那就保留，这些素材此时没用上，说不定今后就能用上啊（和家里常年不用的此类物品相比，素材信息的重复利用率还是很大的）。
B.这个项目结束了，但是材料不能删。那就是“存档”啦。存档不是一股脑地全放电脑里，不然太影响存储空间，后期查找也麻烦。存下来的，一定是经过筛选的，但又能反映这个项目完整过程的文件。比如我负责的“五四”评优工作，存档时就保留了各级通知、候选人名单、评选过程材料以及需上交的确定人选名单：
C.如果你彻底不负责这个项目了或是工作分工有变，存档的文件不便删除，可以打成压缩包。既便于存储，又不太占空间，和同事交接也方便。
若想存档文件便于查找（不是直接“搜索”啊），那就花点时间为文件夹做好分级。这个“花点时间”，是磨刀不误砍柴工的！
如果你的工作内容整体性很强，那一级文件夹就是年份（咱们老师最好是学年）；如果你负责的工作包括相互关联不大的几个项目，那一级文件夹就是这几个项目，再下一级是年份/学年（我是这一类）。有的文件是时不时会用到，又不是经常使用，放在桌面上累赘的，我会在学年这一级单独建立文件夹（如：智慧团建、PU、制度、星火）：
年份之下，就是一件件具体工作事项了：
我呢，是个很怕麻烦的人，不喜欢把物品分类得太细，只到这一级就满足了。如果朋友们可以接受继续分类，那就按照自己的方式来吧，怎么舒服怎么来~
不仅是分类，文件的命名方法也是因人而异的。你喜欢命名为全称就全称，你喜欢简称就简称；你喜欢数字就数字（1.0，2.0，3.0……），你喜欢描述就描述（最终版，超级终极版，宇宙无敌最终谁都不能动版……）；你喜欢用只有自己能看懂的奇怪符号也可以啊（只要你真的能看懂，而且需要时几秒钟就准确找到）。
太长的文件名称我看不过来，数字太干，奇怪描述会忘。我喜欢的方式是“时间+我自己设计的简称”，好用好用。
好了，手头在用的、删掉的、存档的电子版文件该怎样处理都讲完啦。进阶一点，想实现高效办公，就要形成自己的“文件使用存储动线”。这个“动线”很简单，就是形成良好的小习惯：
在电脑桌面上新建/获得文件——使用（编辑、发送等）文件——任务项目完成后对所有使用过的文件进行筛选、分类——保留下来的进入存储空间存档（我会电脑里和云盘里各存一份，以防万一，也方便随时查找）
以上动线的进行周期与工作任务的开展是同步的，这样思路不会混乱。但是，有的文件真的很重要，我会每天在下班前把他们单独暂时备份在云盘里，等工作结束文件最终存档时再删掉。
其实纸质文件的整理方法与电子版是相同的，只需要给不同使用状态的文件有个“定位”就可以了。不同使用频率的物品的收纳方法在上一篇推文《我是怎样“应付”工作的——办公桌整理篇》链接中就已经说过了，同时谈一下用好收纳用品的事儿：
“常用”的放在一个动作就能拿取的地方，比如桌面上；用开放式的文件筐，好拿好放（三个格子用来区分工作内容）：
“不常用”的放在两个动作能拿取的地方，比如抽屉里（不同抽屉也用来区分工作内容）；用风琴式的文件夹，利于细分，贴上标签，方便得不要不要的：
“收藏”的放在三个动作能拿取的地方，比如身后的柜子里；用容量大的文件盒，一股脑都放进去，反正基本不用了：
要“流通”掉的当然不是放在四个动作能拿取的地方了！要直接处理！在我这儿去向有二：垫着吃东西，然后撕碎扔掉（如果你的办公室有碎纸机，那再好不过了嘤嘤嘤）；纸质还不错的，留着二次利用（就是时刻想着环保）。
好了，关于文件整理瑾瑜今天就和大家聊这么多。最后祝大家享受工作！