如何做好时间管理

最近和一位老朋友见面，眼下两片明显的乌青和肿起的眼袋让她看上去有些萎靡。她告诉我，自从入职了新工作，半年来没有睡上一个安稳觉。我们用一个小时详细了解了她的工作情况，第二天我建议她在工作时间安排上做出一些调整。

她每天9点起床，开车11点到公司，部门会议从11点到6点，晚饭后，7点到10点半她会和下属做1对1的沟通。通常10：30到凌晨1-2点的时间，她才开始忙自己的工作。夜里到家基本都在凌晨2点以后。

大家都有切身体验，夜里如果休息不好，白天无论怎样调整，工作效率都无法达到精力充沛时相同的效果。一旦变成长期连贯动作，疲惫会令工作有效性和生活质量都大打折扣。

我接触的每一位高管几乎都有时间不属于自己的情况存在。通常情况下，管理者所在的职级越高，供职的组织越庞大，他们可以用于处理重要事件的时间就越是少的可怜。

时间被各种会议、杂事以及和其它管理者的横向交往等割裂的支离破碎。被用来维护公司内部运行的时间越来越多，而真正对生产有益处的时间分配却越来越少。

那该如何改善这个问题呢？

首先，清晰的知道自己的时间都用在了哪里。

一位朋友和我分享，她每天几乎都会列10条以上的to do list，但是忙碌一天结束，发现完成的部分寥寥无几。她在尝试了吞青蛙，番茄钟等几种方法都并无效果后，她决定先从最基本的了解情况开始。

她开始记录时间。每当要开始一项新的工作安排，她都会将起止时间记录好。这样持续了一个星期，当她对照to do list，再仔细分析工作安排的时候，很容易的挑出了那些对结果没有影响的次要工作，并将这些次要工作归类整理到了一起。

她进而再将这些次要工作分类，分成必须要做，和可以取消的。必须要做的事又分为需亲历亲为，或委托别人。到第三周的时候，她开始有意识将次要工作安排到了次要时间，比如去某地的路上，下班后，或者是直接的授权委托，以及尽量减少与同事和下属的无效沟通。

经过这样的梳理，以及持续的时间记录，她发现自己可以掌控的时间变多了，加班变少，工作效率也有所提高。

第二，减少浪费时间的活动。

作为企业内部的管理者，经常会被各种会议，报告解构时间。有些会议必须参加，有些则是不得不。毕竟每个人对组织的既有框架影响有限，所以无法在第一时间将所有牵扯时间的陈规旧习在根本上改变。那我们就要看在自己可以影响的范围内，如何将浪费时间的活动的比例尽可能降低。

我的一位候选人在管理本部门由她主持的会议时是这样做的。她会在会前整理清楚会议要达成的目标和必须参加会议的与会人员，同时她会大致估量会议所占的时间。在会议开始前会给她下面庞大团队的人员发送邮件，申明清楚会议的目标以及必须的与会人员。

标注清楚，如果团队中有其他人希望参会，欢迎加入。这样会议由原来的十几个人都要参加，并发表意见，变成通常不超过5个人的会议，效率有着明显的提高。

我的另外一位候选人会这样做，每个人在参与项目的某项讨论之后，发送的回馈报告，会将团队的所有人抄送，并标注好时间，主题。这样，项目中的其他人无论何时，只需要翻阅团队邮件，就可以清晰知道项目的进度和所遇到的障碍困难。同时也避免了重要的工作没有人做，而大多数人都去做更容易的部分。

第三，将零散的自由时间集中，并进行统一的管理安排。

可以强制性的留出一段时间来完成重要的工作。我的另外一位高管朋友，每天的工作安排非常紧张，但是她的公众号更新从来都是间断，几乎都是她的工作心得和体会。当问到她是如何做到的时候。她告诉我，每天她都会在5点钟起床，用上90分钟的时间来写作。

一方面是想为自己培养一个好的习惯，另外也想整理思路，把写作本身当成思维训练来对待。白天的工作太过凌乱，很难有时间冷静的思考和研究工作本身，而晚上开夜车，会影响第二天的精力。

而我工作中的小伙伴们，也经常会因为层出不穷的会议和电话安排，而导致没有足够的时间去做好资料总结和记录。通常在和某位客户或者候选人见过面后，过了几天，相关的细节记忆变得没有那么清楚或者是变成了直接性的留白。这个结果是非常糟糕的，会导致其它的顾问再联系同一个人的时候，根本不了解之前的沟通情况。为了保证沟通的连贯性和稳定性，我们会单独拉出来一周中一个下午的2个小时，专门用来做客户以及候选人的访问记录。

这样，将重要工作的时间集中排在一周中的某几个上午或者下午，这期间不接电话，不看微信，只是一心一意做那些能实际产生生产力的工作。并估计大致完成的时间。如果在预设的时间无法完成，就要回过头来再仔细分析是哪些次重要事件蚕食了这些时间，并不断做出调整。

非常赞同一个观点，这个世界上最重要的不是资本，不是人力，而是时间。资本通常只是在某个阶段是重要的因素，人力可以通过寻找和培养达到构建或替换的效果，而时间对于任何人和企业来说都是绝对有限的资源，它不可再生，无法替代。

希望本文提到的几点对朋友们有所帮助。