在企业的管理活动中,沟通是一项非常重要的工作,它不仅是企业管理中最为基础和核心的环节,还关系到组织目标的实现和组织文化的塑造。现在的企业面临复杂的竞争环境,以前单兵作战的格局已经逐渐被淘汰,而越来越多的企业需要通过多人协作来完成产品和服务,多人协作必然离不开沟通,因此有效的沟通也是企业成功的关键。
一、企业管理沟通中的障碍
1、管理者的问题:
(1)管理者角色转换尚未真正完成:受传统因素影响的管理者在与下属的沟通过程中仍以家长或权威的代表者的形象出现,以自我为中心,而不是从对方和全局的立场出发看问题,在与下级的交流过程中表现得主观、武断且交流单向化而无法形成真正的平等交流,不懂得尊重、理解、关心下级,与以人为本的现代管理理念完全背离。
(2)管理者对沟通准备不足:沟通的目的尚未明确、沟通对象仍未完全确定、沟通渠道没有作深入考虑而做出选择、对沟通的解释还不到位,沟通就已匆匆展开,效果显然要大打折扣。
(3)思想认识上有偏差:一方面有的管理者片面认为企业外部沟通更为重要,因而将80%的时间、精力都用于协调外部关系上,认为只要把外部沟通做好就行;另一方面表现在内部管理上,决策只是管理者说了算,企业中一些决策不能与员工沟通,怕员工知晓,怕意见不统一难以实现决策。
(4)心理障碍的影响:管理者基于对自己的利益和喜好的考虑,常常无法容忍对自己不利信息的存在和散布。受此影响,在沟通中,下级亦基于自己利益和前途考虑而投管理者所好,信息的传递必然是片面而有失公允的。
2、沟通渠道的因素:首先,在沟通渠道的选择上可能存在问题。沟通的信息与选择的沟通渠道不适合,例如比较重要的沟通最好采用比较正式、清晰、准确的书面文件进行沟通,这样可以避免信息在沟通过程中由于其它的原因而流失或歪曲。其次,沟通的渠道相对单一。目前,大多数企业管理者在企业内大多只重视正式沟通,而忽视非正式沟通;只重视传统的沟通方式,而忽视现代的沟通方式。最后是沟通的单向性问题。沟通渠道内的信息流动大多只是单向性的,缺少必要与及时的反馈,使沟通失去它的真正意义而流于形式从而使上层管理者无法了解员工的意见及员工的需求,这就势必造成管理活动的盲目性。
3、管理者缺乏沟通技能:管理者作为管理活动的主动行为者,其在组织沟通中应占主导地位。应该说,管理者的观念和行为不当是组织沟通中的最大障碍,他们对组织沟通的影响远远超过了组织中的其他因素。优秀的管理者必然有良好的沟通技能,沟通的技能对所有管理阶层的工作功效都是很关键的。
二、企业管理中进行有效沟通的对策
1、提高管理者思想认识:管理者应当提高对沟通重要性的认识,必须转变自己权威型的沟通角色,平等的交流是有效沟通的基础。管理者不仅要对下级一视同仁,而且还应做到自己和下级之间的一视同仁,真正做到理性、尊重、信任下级,真正实现由过去的单向、由上而下传达的方式转向平等的、双向的,既有自上而下,又有自下而上的交流方式。
2、设置科学的组织机构:组织机构设置要考虑到组织规模效应引起的组织层次过多而信息容易丢失和歪曲,以及组织过大而产生的疏离效应,应在纵向上努力减少组织的层次以减少沟通环节,保持信息畅通,减少干扰、延误和失真。同时拓宽信息沟通渠道,通过多渠道的沟通促进信息的交流。
3、管理者提升沟通水平的基础:
(1)善听:“倾听则明,偏信则暗”。倾听是管理者必备的素质之一,为了使倾听有效,管理者应该有意识地克服倾听障碍,掌握下面的倾听技巧:
一要身心投入:集中精力、集中思想、积极思考、保持开放姿势是有效倾听的重要保证。
二要换位思考:关住沟通对象的需求,从沟通对象的角度出发进行倾听,以增强相互理解。
三要不打断不插话:静静地听他人倾诉是有效倾听的最好方式,切忌自己滔滔不绝,反客为主。
四要听其言观其行:沟通过程中,非语言信息非常重要,关注沟通对象的非语言信息,对非语言信息进行解读,并加以利用。
五要适当反馈:有效反馈是有效倾听的体现,管理者通过倾听获得大量信息并及时作出反馈,这对于激发员工的工作热情、提升工作绩效具有重要作用。
(2)能说:包括面谈与演讲技能。提升面谈水平,要制定面谈计划、确立面谈目的、追求信息共享、安排面谈结构和环境,以增进关系。同时,用5W2H方式准备问题,即为什么谈(why)、与谁面谈(who)、何时、何地谈(when及 where)、谈什么(what)、怎样谈( how to)、谈的深度与广度(how much)。要做好演讲,明确演讲目的,用5W2H法做好演讲准备,设计好演讲的语言结构,包括开场白、主体观点的阐述、结尾,把握演讲的心理技能,巧妙运用演讲的非语言技巧。要讲究说的艺术,要以情义感人,注重伦理道德,说话恰到好处,恰如其分,切忌巧言令色、强词夺理、冗词赘句。
(3)巧读:作为一个管理者,每天要阅读的信息很多,如:报告、合同、会议资料、公司文件以及网上信息等,阅读后再传达给员工。管理者在阅读中要进行互动式的阅读,即在阅读中要善于总结、提问、阐述(澄清短文或字词的意思)以及预测(预测下文的内容)。
(4)擅写:笔头沟通不仅是一种传统的沟通形式,也是现代企业最可靠的沟通方式。针对于书面沟通:一要按受众导向的文字组织原则进行并根据受众特点来组织文字信息。二要提升笔头沟通的语言组织技能,把握笔头沟通的语言逻辑的层次,善于运用演绎、归纳等推理方式以增强文章的说服力。三要重视笔头沟通的写作全过程,包括收集材料、组织观点、提供材料、起草文稿和修改文稿。
4、管理者进行有效沟通的关键:
(1)倾听:倾听不仅仅是听,而是要使用头脑,投入身心,从对方的言语中获得获得有效的信息,明白对方真正表达的意思。
(2)审势:审势的目的是要控制沟通的过程朝向自己预想的目标前进,根据沟通对象的反应,判断整个沟通的进程和形势,及时调整沟通策略和方法。也就是在沟通中需要不时以第三人视角来看看沟通是否偏离了既定的目的和方向。
(3)他人:虽然沟通中一直讲要关注他人,但基于人自身的自恋需求,人们更倾向于表达自己的感受,当回过神来时才发现沟通已经偏离了目标甚至已成定局,所以关注他人是沟通目的达成的关键。关注他人就是对沟通对象的每一句话都高度重视,并能从沟通对象的身体姿态里读出信息,并加以利用。
(4)表达:沟通中的表达没有固定的方式,要根据沟通环境、沟通对象的性格、状态等因素进行设计,沟通中的表达的目的是增加对方与自己共知的比例,以便达成共识。如果沟通双方没有达成共识,那么就需要先做铺垫再讲结论。并不是每次沟通都要有结果,要学会放弃、学会顾左右而言他,巧妙地结束本次沟通,为下次沟通留下一个比较有利的情境。
(5)动作:留意沟通对象的动作,将其语言与动作相结合,判断对方的真实观点,同时也要注意自己的动作,借用动作表达自己的观点。
三、小结
松下幸之助说:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。”沟通不仅是企业内部管理的润滑剂,也是各级员工有效工作的基础与信息桥梁,加强企业内部的沟通管理,既可以使管理层工作更加轻松,也可以使普通员工大幅度提高工作绩效,同时还可以增强企业的凝聚力和竞争。,因此企业管理者要重视沟通,加强沟通的主动性和互动性,提供沟通的渠道,只有这样,才能提升企业的管理水平,增强企业的核心竞争力,最终使企业发挥最大优势,创造更大的价值。