项目管理，资源不足怎么办？

企业的项目管理活动经常会遇到很多挑战，资源不足可能是最常见的一个，也是会引起重大后果的因素之一；项目管理过程中的资源一般指的是人力资源，项目的推进执行需要大量的人力投入，一旦投入的资源不足，项目的进度和质量都会大受影响。

一、为什么会出现资源不足

影响项目资源不足的因素有很多，主要分为客观原因、内在原因和技术原因三方面。客观原因是指企业客观存在的资源情况，内在原因指的是项目经理自身的原因，技术原因则指的是资源分配的技巧和能力。这几个因素可能共同存在，也会互相影响：

①客观原因：企业的资源本身就不足

随着企业的业务扩展需求，项目越来越多，多项目同时并行成为企业活动的常态，因此资源刚好饱和的情况会越来越少见，资源不足逐渐成为企业发展的常见问题。这种资源不足很多时候是间歇性的，所以企业不能一出现不足就马上补充人员，否则可能带来成本的超支，影响企业效益；这种资源不足又是无法避免的，企业是以营利为目的的，因此已经启动的项目大部分还是要完成。当企业在资源不足的情况下开展项目时，资源分配就要更加谨慎，此时内在原因和客观原因的影响作用就显得更为重要。

②内在原因：项目经理资源估算不合理

不管是资源饱和还是资源不足，企业都要进行资源规划和分配，而分配的标准除了会参考项目的实际情况，主要是根据项目经理的资源申请计划来裁决的。从项目经理的角度来说，资源当然是越多越好，因此他们可能会为了让自己的项目更顺利而多申请资源，如果这类资源申请被批准了的话就会导致其他项目的资源不足；也有一些项目经理由于自身能力不足或者项目太过复杂，错误的估算了工作量和投入，自己少要了资源导致项目资源不足。除此之外，项目又具有不稳定性，项目变更或者需求增加的情况也很普遍，所以就算项目经理前期的资源估算是合理的，后期也可能出现资源不足。

③技术原因：资源经理分配不合理

如果客观原因和内在原因都不存在，项目的资源还是可能存在不足的情况，因为影响资源分配的还有分配者这一角色，一般由资源经理或部门经理担任。资源分配者不像项目经理，他们往往是没有直接参与到项目的前期工作中的，对项目的了解可能不是很全面，分配资源时就会缺少客观依据和判断。他们一方面需要对项目经理的资源申请计划进行评估，了解最真实的需求；另一方面需要对资源状态和属性有所了解，以便调拨合适的人到合适的位置上——其中任何一个环节出现问题，资源的错配都可能导致某些项目资源不够或者某些项目资源冗余。

二、如何解决资源不足的情况

项目具有不确定性和复杂性，项目的资源分配涉及到多个层级，相关人员要互相配合，也要互相监督，其中的难度可见一斑。所以企业进行资源分配时应该运用科学的理论和借助于合适的工具开展项目管理活动，以便全面掌控资源项目的情况和资源的状态，让资源的管理更加灵敏，资源分配更高效。

①分析资源情况，交叉使用资源或者寻求外部资源 

在一个企业内，负责管理资源的管理人员要对企业的资源情况非常了解：在某个时间内，企业的可净用资源有多少、企业有哪些项目、这些项目申请了多少资源、企业剩余的资源能不能满足下一阶段项目的需求……了解这些情况，才能判断出资源不足的原因。如果是资源计划不合理，需要项目经理重新做计划申请；如果资源客观不足，则考虑裁剪需求或者招聘补充人员、部分业务外包等措施。如图，资源管理者能够通过资源能力规划视图全方位了解资源状态及分配情况，为资源管理者决策和分析提供依据：

②将资源纳入成本对项目进行整体评估，规避“资源越多越好”的申请模式

项目经理的资源计划是资源分配的一大变数，企业可以加大对资源申请计划的监控和管理，如图，将资源纳入成本，对成本进行分析，并根据相关数据对项目进行评估，如果项目经理的资源计划不合理，项目成本就会偏高，进而影响到项目的投资回报率，严重的甚至有可能被“喊停”，因此，项目经理如果想要自己的项目顺利进行，资源计划就会更客观。

③资源（团队）监控，了解资源状态

对于资源经理/团队经理来说，一方面他们要负责对手中资源进行资源排期，并维护资源池；另一方面则要监控安排出去的人员所属项目的情况，了解人员的工作负荷状态。对于资源排期，资源经理/团队经理可以根据项目做人员调拨计划，并形成视图，一目了然每个人的忙闲状态，如图：

在人员监控方面，让企业的团队管理以项目的维度进行，资源经理/部门经理就也可以监控到项目的状态，了解项目的资源分配状态，因此减少资源分配不合理的情况，如图是团队管理模式下的项目健康状态：

三、总结

在项目型企业，企业的资源分配活动是跨部门、多联动的活动，高层管理、PMO、资源经理/部门经理、项目经理、普通员工都会涉及到，其中的难度是不言而喻的，因此企业进行资源管理需要每个角色都发挥好自己的作用。

资源管理者：高层领导/PMO是负责统筹和管理全公司的项目和资源规划的，他们将全企业的资源纳入成本考量，对项目进行投入产出分析、评估，并做出正确的决策。

资源分配者：资源经理/部门经理承担资源分配工作，他们根据项目经理提出的资源申请计划，通过调研和分析，合理分配自己手上的资源到项目上，并可以随时查看资源状态。

资源使用者：项目经理是资源的最终使用者，他们需要在项目前期合理申请资源，为每个人员分配计划和任务，并在具体执行过程中监督、推进相关责任人的工作，从而保证项目进度的正常进行。