日理万机的秘密:执行的三大流程

日理万机的技术，行动的三大流程：记录，排程和执行。

一、正确的记录

各位管师都倡导要要事优先，专注的做要事。但是，大脑本身无法正确判别出哪些是重要事件，哪些是次要事件，而且大脑容易收到各种内外部信息的干扰，所以为了帮助大脑做出正确的判断，降低干扰，我们就需要把所有的事情都记录下来，让它们能清晰地展现在我们眼前，这时我们才能解放大脑低级的记忆功能，释放大脑高级的思考判断功能，从而识别并根据情况动态调整那些对我们来说，什么是真正重要的事。因此，我推荐的排除大脑干扰的方法就是：凡事做记录！就是不管何时何地，只要出现了你在意的信息，不论是脑子里的灵光乍现，还是外部的临时任务，甚至是事件的具体细节，收到的短信、邮件都要关联记录，只要不是立刻就非处理不可的事情，我建议就把它们先统统记录下来，等做完眼下手头上的事务之后，再安排时间去妥善处理它们。

首先找找一个安静不被打扰的时段，把自己脑子里的所有事物，大到环球旅行，小到今晚吃什么，等等一切都记录下来，进行一次批量记录之后，再养成“随手记”的习惯。随手记有一个小要点要提醒大家，就是你在记录的时候要言简意赅，快速几个字记下核心内容，让自己在后面查看时能想起是啥事就行，记录要快，不用对事件进行任何的细化加工处理。

记录事情与信息，是排除干扰的有效手段。

二、准确的排程

无差别的记录下很多事情之后，面对这众多的事务，我们接下来就要进行判断选择，以及确定排程进入系统，这是一个做减法的过程。对于每一件事，你都要认真地问自己一个问题：这件事我要不要做？如果你心里的答案是：它不重要，不要做，那么就把它从你的记录中删掉；如果你想来想去还是没想好要不要做，那么就把它暂时搁置，推迟行动。如果你的答案是这件事很重要，必须做！这时你就要遵循“近细远粗”的原则，选出最近2周要完成的事务，有明确截止时间的就把它放进“日历”，没有明确截止时间的就把它放进“弹性清单”，但不管是日历里的事件，还是弹性清单里的事件，只要是确定最近2周内要做的事，我们就要把它们优化细化，按照重要程度和紧急程度分别找到每件事的行动第一步。而不在这2周内的事件，我们就可以只是粗略地记录，不用过于细化出它的具体安排。等到把2周内的重要紧急事务做完，我们就可以关注那些重要不紧急的事情。

简单总结就是对于记录下来的所有事情，我们可以分为三类，一类是要删除的，一类是要搁置，暂时不管的，一类就是重要紧急的，可以根据紧急情况放进日历和清单。

三、严格的执行

在排程中，我们拥有了两周内的事务，被分解成为日历和清单。日历事件严谨必须完成，清单事件灵活可以提前或推迟。每天我们必做题是日历上少的事件，往往和时间密切的相关，到点就做。做完就根据要事优先和情境优先的法则，做更多清单事件。在此过程中，我还可以继续执行4D原则：1、删除（Delete）：把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉，不执行；2、推迟（Delay）：把和重要不不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置，推迟执行的时间；一旦没有重要紧紧事件的时候，一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件；3、委托（Delegate）：学会授权与合作，将能委派出去的事情尽量派给更适合干这件事的人去完成；4、执行（Do）：那些无可推脱，非你不可的重要紧急事情，就不要犹豫，马上去做！做完以后，去关注重要不紧急的事件，并思考如何改善。