【R-原文片段】
主题:工作过程中与上司进行确认
身为部下的你,在接到上司安排的工作时,必须在规定时间内,保质保量地完成任务。
如果你在接受工作后,中途没有和上司做进一步的确认,就按照自己的想法埋头工作。两星期后参加会议,当你工作报告时,上司的脸色一下子就变了。“我之前说的话你都没有听到吗?完全不是这样的。”这说明上司的指示与你所理解的内容出现偏差,你付出的一番辛苦,结果却和上司的指示背道而驰。
为了避免出现这种情况,越是复杂越期限较长的工作,越应该在过程中与上司进行确认。这将对你的工作成果起决定性的作用。
很多人都容易忘记确认工作任务的期限。他们以为只要上司记得工作期限就够了。但由于上司十分繁忙,所以他们会更多地把时间都用在说明工作内容上。如果你认为这是“没有时间限制,只要空闲时完成的工作”,那就大错特错了。等过几天上司想起来,问你“那件事情怎么样了”,结果你根本没有做,上司肯定会勃然大怒吧。因为他的小组没有取得成果,肯定让他也感到十分苦恼。
我在麦肯锡工作的时候,上司交给我一个“调查金融机构现状与动向”的工作。我当场就确认了这项工作的目的性是什么,还有这项工作的期限。然后,我第二天又和上司确认了这项工作应该从什么方向开始调查,并且建立了调查计划。
“这次,我准备从金融机构的经营战略与收益之间的关系人手,调查金融机构成功的关键,对各银行的规模、收益结构、经营战略、财务状况进行分析,您看这样行吗?”上司的回答是“可以”,于是我就这样开展了调查。
当你自己确定前进方针的时候,一定要和上司进行确认,得到肯定的答复后再开始工作。如果发现自己的方针有误,那么一定要尽早做出改正。
总之,越早得到上司的确认,你的工作成果才不会出偏差,这样你才能避免失误,高效的完成工作。如果可能的话,应该在接到工作任务的半天之内就进行确认,上午接到任务,下午就马上确认,午后接到的任务,傍晚或者第二天早上进行确认,这可以保证你的上司也没有忘记这件事的详细内容,更容易做出判断。
【I:用自己的话表述】
【what】在工作中,做一个好的部下需要在规定的时间内,高质量的的完成领导交付的任务。如何能够保证最终结果呈现与领导预期不出现太大的偏差呢?文中给出了一个很好的路径,就是及时地向领导进行确认。
【why】在接受工作后,如果开始与中途都没有与领导进行确认,我们按照自己的理解进行。当结果输出时,就容易出现与领导预期差异过大的情况,这样自己的辛苦付出不仅不能得到领导的肯定与赞许,还可能遭到领导的批评与指责。这种情形出现后,首先,会让自己工作的积极性下降,其次给领导留下了办事不牢靠的印象,后续要改良这种印象,需要付出极大的努力。如果是特别重要的事情,出现这种情形,对于我们职业生涯可能是毁灭性的。
【where】在工作中,工作周期比较长,内容比较复杂的任务,同时还有非常规业务流程的事项。当然,生活与工作中一般性的事物也可以采用这种方式,确定自己理解了对方的话,结果与预期不会出现过大的偏差,这样比较容易能够达成一致意见。
【how】为了避免自己的理解与上司的指示出现偏差,需要进行以下几个步骤
1.任务布置当场,确认该项任务的目的和完成期限;
2.结合自己的理解;将任务进行拆解,形成初步计划和思路后,隔天或当天进行再度确认,及时调整理解有误的内容;
3.如果任务周期比较长,可以按照计划中确定的里程碑节点,与领导进行进度和过程成果确认,以便及时进行调整。
【A1:描述自己的相关经验】
周二领导布置了一个为组织合规工作组会议材料的工作任务,主要内容是要呈现我们的2018年年度工作计划内容。按照以往的惯例,我与领导简单确认了一下基本要求及呈现内容。按照自己的理解,结年初制定的2018年业务工作规划,开始组织相应的展示材料。昨天将材料整理完成后,邮件发送至领导。领导反馈信息太散,缺少整体规划。我自己还有点不服气,邮件回复领导,第一页是我们的2018年业务规划,已经囊括了所有内容。不多会儿,领导电话打过说,你的那个材料看起来很零散,不够直观,需要有一页整体业务计划那样的一样,就可以把整个材料串起来。之前业务规划的那张片子不太直观。
这下要求清晰了,虽然在任务开始之初有确认,但是确认的内容不够清晰。
如果领导下次布置任务的话,首先我会去跟领导确认该项工作的目的和时间节点,便于制定初步的材料准备方案;其次,初步形成思路后,与领导就框架、内容及呈现方式进行一下确认,及时调整自己的思路。由于这次的任务不算太复杂,不需要过程确认。如果任务是那种复杂,且周期比较长的那种,还需要在各个大节点或里程碑,与领导进行确认,及时调整计划。
【A2:以后我怎么用】
五月份,我们要开启年度风险评估工作,这一项工作是类项目制的工作,工作收尾一般都得到下一年年初。相比与以往年度,在流程上和模式上都有较大的变化,为保证项目的效果,就需要过程中及时和领导进行确认。
【目标】按期推进项目,保证项目输出与领导预期不出现太大的偏差。
【行动】
因为该项工作的目的和任务期限要求是比较明确的,不需要进行再度确认。
首先,基于年初制定的业务工作规划,将任务进行分解,形成比较详细的工作计划和时间节点,设置过程里程碑节点。什么时间做什么,什么时间输出什么样的成果,什么节点需要领导支持,在项目初期清晰出来。
其次,在执行过程中,以关键节点为过程确认点,基于进度及成果输出,确认下一步的工作进度与计划。基于领导的确认与反馈,及时调整项目的进度和要求
可以预期的是,按照这种方式执行后,项目的领导预期与实际执行不会出现太大的偏差。即便过程中出现了偏差,有过程的及时调整,最终结果不会有太大的偏差。