上一讲我说了怎么有效地定目标、分任务。这一讲,我带你解决另一个棘手的问题:怎么化解下属之间的冲突?
1. 团队出现分歧的根源是资源分配不合理
下属在你面前“告状”,公说公有理,婆说婆有理,这是不少管理者都头疼的时刻。
我自己在刚做中层的时候,在这个问题上就处理得非常不好。 当时我负责的销售团队,管理着产品在全国100家门店销售。
我每个月都要遇到一次特别痛苦的时刻,那就是:给负责这些门店的销售经理们分促销品。
生意大的门店销售经理,自然认为要按照生意比例来分。比如,销售额是10万的门店,拿到的赠品就应该是销售额只有5万的店的两倍。
可生意小的门店销售人员就不同意了。因为,如果销售量小的店,拿的资源也少,很容易形成恶性循环。
大的店销售生意越做越大,小的店越做越小。
所以他们就比较支持要平均分配。比如说,100万份赠品,100家门店,那么每家店分1万份。
但很快又有销售提出来,促销赠品是我方销售和门店客户谈判的资源。决定赠品发放的要素,不仅仅要考虑销售占比,还应当考虑客户和我方的配合度等等方面的综合原因。
他们拿各自的方案来找我,让我来仲裁。
我当时的方式,是和稀泥。你说的有道理,他说的也有道理,结果是两边都不满意。
后来,我又给团队安排了好几次沟通技巧、团队合作方面的培训。结果培训的时候,道理大家都懂,回到工作中,该吵还是吵。
我甚至还尝试做了一些岗位调整,申请把两个关系特别好的组员,调到我的部门。结果这两个多年的朋友,到了这个位置上,照样为了分赠品吵得不可开交。
我只好谁吵得凶,就多给谁一些赠品。我的精力就在团队无止境的争吵中被消磨干净。
你发现了吗?
团队出现分歧,根子不在沟通技巧、团队合作上,更不在于所谓的性格不合,而在于资源分配不合理。
而且,团队在你面前吵是一个非常危险的信号,说明你的分配机制出现了严重的问题。
如果你不从根本上解决这个问题,很有可能会导致团队更大的分裂,最终甚至导致员工离职。
2.原则:基于规则管理,而不是基于关系管理
那么,该怎么化解下属们的分歧呢?
我在晋升中层两三年后,渐渐摸索出了一套有效的“分歧化解机制”。
总结起来就是:一个原则、一套标准和一个第三方仲裁机构。
先来说一个原则:你应该基于规则管理,而不是基于关系管理。
比如说,你今天觉得小红很幸苦,她们团队天天加班,应该多给一些。明天,小明就会跑来和你说:“老板你看,我们刚刚被客户不讲道理地批了一顿。”
总之,谈感情,每个人都不容易。如果没有基于规则管理这个共识,你会永无宁日。
所以,我当时就把团队所有骨干召集到了一起,谈了我想法。
我说:“我们必须建立起一条分资源的标准。之前,我基本上是靠感觉和经验来分,大家不满意。同时,你们的精力也大量消耗在要资源上,我需要检讨。如果你们认同,我们应该基于一套标准来进行资源分配。那么,我们一起来做这个改变。”
团队成员们也对于每次分资源要吵架这事,苦不堪言。我算是说到大家心坎里去了。所以,我们很快就达成了共识。
3.标准:用量化标准解决纠纷
接下来,再说一套标准,是指用量化的标准来解决纠纷。
常见的两种方法,一种是权重算法,一种是优先级排序法。前者适用于可以量化的资源,后者适用于不太那么容易量化的资源。
先来说权重算法。
当你遇到分资源难题的时候,你可以把所有你认为重要的分配要素列出来,然后赋上权重,再进行打分,直接把分配结果算出来。
权重算法有3个关键点,分别是:要素、权重和打分。
说回我刚才的案例,在这个赠品分配案例中,我就用到了加权算法。
当时,大家说的几种算法都有一定的道理,不过也都比较片面。
销售额当然是最直接的要素,但是在促销的时候,客户给我们多少的海报、促销堆头,公司最关心的新品陈列、货架份额等等,也是我的参考依据。
所以,我列出了7个要素。
这里要说明一下,一般因素控制在10个以内。如果要素太多,那么每个都很重要,也就意味着每个都不重要。如果要素太少,也就没有必要用这种方法了。
接下来是权重。在这些要素当中,有主要的、有次要的。
比如,在我的案例中,销售额肯定是最主要的参考要素,所以我给了他50%的权重。其他的要素,我以此类推分别赋予从10%-5%不等的权重。
一般来说,最高的权重不超过50%。要是一个要素占了80%-90%的权重,那么,其实你也没必要考虑其它要素了。下面是“资源分配权重算法”的模板。
有了权重这一列,接下来你就要给每一个要素进行打分。
对于销售额这种本身就是数字的,你可以直接换算成每家店的生意占比。
比如,有一家店的生意额在100家店中,占1%,那么就算1分。1分X50%的权重,它在销售的权重得分就是0.5。
对于本身不是数字的,比如促销位置的好坏,你需要换算一下进行量化。分三档就好:好、中、差,分别对应着2分、1分和0分。
比如说,客户给我们的促销区域,位置可以分为好、中、差三档。结合到上一条权重,假设是10%。那么,一个中等位置的促销区域得分就是1分乘以10%,得到0.1分。
这样,你把各项分数加起来,就可以得到这家店最终分配的赠品系数了。
那么,这个系数就是你分配赠品的决策依据了。下属们也就没必要都找你来吵一次。
如果他们对这个依据有不同的意见,那么,你可以每个季度或者是半年开放一次窗口。
在这个会议上大家充分发表自己的意见。但是,一旦这个系数定下来,那么在接下来的一个季度或者是半年的时间,你就不要去调整它。
总之,这就是游戏规则,大家按照游戏规则来玩。
这种算法不仅可以用于销售部来分配促销赠品,在管理咨询实践中,我还帮助一些公司的商务拓展部,用这种方法,给潜在待开发客户进行打分;帮助人力资源部建立干部选拔的机制等等,非常好用。
你可能会说,有一些资源的分配,没有那么清晰的可以量化的标准。
那该怎么办呢?
这就要说到第二种算法,优先级排序法。
我在1号店担任过项目管理部的项目总监。这是一家超过百亿规模的大型电商企业。
当时我们遇到最大一个困扰就是:每个部门都在向公司要开发资源。
商品部要开发价格管理系统,人力资源部要开发办公管理系统,仓储部要开发供应链管理软件,技术部自己也有产品迭代的需求。
每个部门都说自己的项目很重要,但问题是:公司的开发工程师就那么些人,他们就算天天加班,也不可能满足所有人的需求。
所以,当时我的一个重要工作,就是每个季度,收集各个部门的技术开发需求,然后交给CEO进行优先级排序。
CEO给出了清晰的指导方向,那就是:
凡是和提升用户体验相关的需求,排到第一优先级。
公司经营风险相关的,排第二。
提升员工办公效率的,排第三。
降低公司经营成本的,排第四。
以此类推。
同时我们还制定了,每个优先级应该对应多少的开发人数。有了这个优先级标准,我和技术部同事在分配开发资源的时候,就有法可依了。
原本,一次季度的开发资源分配会,要开一个星期,会上大家吵闹不休。现在只需要一个下午,节约了大量的内部扯皮的时间。
当然,如果你在标准和原则上,就没有办法说服你的下属或者利益相关方。
那么,我建议你得寻求你上级的帮助。
同时,也请相信一点,世界上没有绝对公平的分配机制,相对公平就好,不行可以再改。
4.机构:引入第三方仲裁机构
最后要说说引入第三方仲裁机构。
其实遇到冲突,最好的办法就是找一个,和你们团队没有利益冲突,同时他们还能够作为标准中量化数字提供方,请他们作为出现分歧时的仲裁员。
比如,我自己的那个例子。我就是请财务的同事,来帮我提供原始数据和计算分数。类似的角色还有HRBP、销售运营部门等等。他们自己并不参与利益分配,所以可能会是非常公正的第三方。
如果你的管理工作相对复杂,要分配资源所牵扯的面比较广。我甚至建议你成立一个仲裁委员会,把利益相关方决策人都拉进来。
比如,你是公司财务,要分配明年的公司预算。那么,你就可以牵头成立预算委员会。你是HR,要考核公司的管理干部,就可以牵头成立人才管理委员会。省得这些部门的人,每个都跑来和你说一次他们的诉求。
当然,我必须要提醒你:不光要找仲裁人,你还要有仲裁制度。
比如,如果对分配资源的结果不服,要多久时间内提起仲裁?多久时间后就失去有效期?一旦最终决定做出,是不是就无条件生效?
这些细节不考虑清楚,团队又会陷入无止境的争议当中。
本讲总结
好,总结一下这一讲。我给你讲了一套分歧化解机制,包含一个原则:你要基于标准而不是关系进行管理;还有一套量化的标准,以及适时引入第三方仲裁机构,帮你解决分歧。