职场写作,除了传递信息、总结工作、说服他人之外,方案撰写也是一个重要的、关键的应用场景。
方案可以理解为进行某项工作的具体计划,或对某一问题制定的规划。但更多地侧重于解决问题。通过方案向人们展示自己对问题的分析过程,并提出相应的解决办法。
身在职场,每天都在面对问题,解决问题。发现问题、分析问题、解决问题的能力,对于职场人士来说极其重要。
通常情况下,仅仅有想法,或只有自己知道如何解决问题远远不够,还需要把分析问题和找到解决方法的过程说出来或写出来,让更多人知道你解决问题的思路,和你一起交流探讨,寻求解决问题之道。
一、隐性知识显性化
从“自己知道”到“让别人知道”,并不是一件容易的事。这是一个隐性知识显性化的过程。
许多人非常善于分析问题并提出解决方案,但如果让他把整个过程写下来向其他人展示,他就会觉得非常困难,甚至苦不堪言。
对个人而言,隐藏在自己大脑中的知识是隐性知识,这种隐性知识有时只是一种意识形态,
可能连自己都意识不到它的存在。但如果想让别人清楚地了解到自己的想法,就必须把这些隐性知识显性化。
从隐性知识变成显性知识,需要对大脑中的信息进行提取、梳理和加工,用结构和语言,使隐性信息清晰而富有逻辑地显现出来,这就需要一种转化机制。
结构思考力理论体系就是这样一种转化机制,其核心理念体现在“三层次模型”上。该模型由理解、重构和呈现三个层次构成。其核心理念是“透过结构看世界”,即用“结构”的视角看待面对的事物和面临的问题,将理论内化为理念,外化为模型。
结构思考力理论体系,构建在三层次模型的基础之上,从人的心智模式层面解构思维方式和思考过程,试图从“结构”维度建立起一套帮助人们完善和提升思维品质的方法。
二、三层次模型的实施步骤
在实际应用中,三层次模型对应了思考或表达的三个步骤。
第一步是理解,就是察觉自己和他人思考结构的存在,评估思考结构是否符合现在的客观环境,要求人们将日常生活中不曾留意的思考结构显性化。
第二步是重构,当现有的思考结构不能符合客观环境时,需要针对眼前的问题或决策,重构一个更为合适的思考结构。这个新的思考结构不会像固有思考结构那样深刻,但有助于我们解决问题和进行决策。
第三步是呈现,当重构出新的思考结构时,需要运用形象化的方式呈现出现有的思考结构,从而更直观地让自己和对方能够理解。
“三层次模型”是一种底层逻辑,基于这一逻辑,可以构建出适应于各类不同环境需求的工具和方法。
三、五个步骤写出系统全面的方案
在方案写作时,要实现从“自己知道”到“让别人知道”的转换,就需要调用三层次模型作为写作的底层框架。
对于沟通表达,特别是书面表达,需要从主题到框架、从框架到内容,最后将内容进行形象化视觉呈现。这一整套理论、工具和技巧,可以帮助人们从“结构”的角度,快速条理地梳理写作思路,整理信息,积累素材,组织语言,最终形成清晰且富有逻辑的表达内容。
这套方法具有有完整性和系统性,与解决问题场景下的方案写作高度吻合,非常适合用于大型方案的构思与写作。
方案写作分五个步骤进行,包括:
第一步,描述问题定方向:从问题的描述中挖掘职场写作的需求,锁定写作的目标方向。
第二步,基于目标定主题:以终为始,紧盯方案目标,明确方案写作的主题和中心思想。
第三步,纵向结构分层次:纵向梳理,形成初步框架。这个框架应体现结构逻辑,要分层次进行。
第四步,横向结构选顺序:梳理逻辑,厘清表达思路。只有思路清晰,才能使表达更加顺畅,结构更加合理。
第五步,形象表达做演示:图文并茂更能打动人心。在方案写作时,最好能使用一些图表,做到图文并茂,这样能使方案更加直观,也易于理解和接受。
这五个步骤是结构思考力“三层次模型”在表达场景下的应用形式,也是“透过结构看世界”理念的良好体现。
第一步的描述问题定方向,位于“理解”层。要求我们在正式动手写作前,首先要对“问题”进行基本的分析,做到“心中有数”,才能开始着手内容的构思。本质上则是“理解”现状。第二层包含了三个步骤,“基于目标定主题→纵向结构分层次→横向结构选顺序”。通过这三步要完成对核心内容的梳理,包括主题的设计、框架的搭建、素材的组织,最终将大量碎片化的信息通过结构化的方式梳理为一个有机的整体。
第五步的形象表达做演示,位于第三层“呈现”层。人们从外界获取信息有80%是通过视觉完成的,对于职场表达来说,视觉化的核心是“形象化”。只有使方案更加生动形象,图文并茂,才能让对方不仅看到,而且过目不忘。