Excel数据透视表的“报表筛选”,助力快速生成多个数据报表!

在使用Excel的数据透视表时,我们可以通过其分组、排序与筛选等功能来展示一定条件下的数据,而在整理好这些数据后,我们还可以通过“报表筛选”这一功能将个人的数据筛选出来生成单个的工作表供其查看。

如下图所示,我们插入了一个数据透视表:各个地区在2015和2016年的按照年份与季度分组后的数据统计表。

现在我们需要将某个Account Manager在这两年的数据单独制作成数据表,这样就可以逐一发送给他们并且互不影响。

问题是,在当前的数据透视表中,并没有Account Manager这一字段或标签。在“数据透视表字段”中,我们可以将“Account Manager”字段拖至“筛选”区域,在数据透视表的上方则出现了一个有关此字段的筛选器。

当我们点击筛选器的下拉按钮后,可看到所有的Account Manager名称。

点击我们所需单独查看的人员,再点击“确定”。

数据透视表则仅展示所选之人的数据统计结果。

如果要同时展示或生成多个人的数据,我们可以按照如下的步骤:

1. 勾选“选择多项”后,会选中所有的Account Manager,如果我们只需选择其中几个人,则取消勾选“全部”,再选择所需的人员名称即可。

2. 点击“确定”后,我们看到数据透视表发生了变化,所展示的数据仅是所有选中的Account Manager的统计结果。

3. 而这并未满足我们的需要,我们点击“数据透视表工具”下的“分析”选项卡,再点击最左侧“选项”功能的下的“显示报表筛选页”。

4. 打开“显示报表筛选页”的对话框后,会显示所有的可筛选字段,此例中仅有“Account Manager”。

5. 点击“确定”后,我们发现会生成多张新的工作表,这些工作表均以所选的Account Manager的名称命名且仅展示其对应的数据。

为了更好地区分这些单独的数据透视表与Sheet1工作表中的主数据透视表,我们可以重新命名Sheet1,并且修改数据透视表本身的名称。

以上即是我们本期要介绍的关于数据透视表的另一个主要功能——报表筛选。

在结束本期的分享之前,我们再来了解一下其他有关数据透视表的注意事项与功能按钮。

1. 数据透视表中的数据是无法直接进行修改的:当点击某个数据单元格,尝试对其修改时,会弹出一个警告对话框。

2. 虽然无法对数据进行修改,但数据透视表提供了一个有趣的功用,当鼠标双击某个数据单元格(例如C16单元格)时,会自动生成一个与此数据关联的详细数据的新工作表;在这张新工作表Sheet6中,我们可查看数据详情。

在这新工作表中,我们需要注意的是,当数据发生变化时,此数据表格并不会自动更新,不像数据透视表那样可以进行更新,这里仅是提供详细数据以供查看,建议查看后将此工作表删除。

3. 当我们不小心关闭“数据透视表字段”列表,可点击“分析”选项卡下的“字段列表”。

4. 我们可以通过“+/-按钮”来关闭或显示分组标签的“+”或“-”符号。

5. 我们可以通过“字段标题”来关闭或显示“行标签”与“列标签”。

关于Excel数据透视表的操作应用,我们暂时分享到此,之后的两期我们会在数据透视表的基础上来生成对应的数据透视图,将数据进行可视化。

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