如何防止被别人或其他事情打断工作节奏?

上篇文章讲了制定工作计划的重要性,能帮你理清工作思路,对工作进行规划,同时还可以备忘。

但是,你又问我了,明明我也制定了工作计划,但是有时好像并没有用,做事的节奏还是会被打乱。

比如计划里列好了要在中午12点之前写完一篇文章,这时你朋友在微信上找你,要你帮忙填写一份调查问卷。好朋友提要求,毫不犹豫就答应了。结果花了20分钟完成,等你想继续写文章的时候,又得重新回顾原来的文章,整理思路,这么着半小时过去了,离中午截止时间不到1小时,在慌忙中完成这篇文章,且质量很可能不好,还有很多错别字……

有时是领导突然想起一个临时任务交给你,让你帮忙查一下行业资料,看到领导发话了,急忙放下手头工作,帮领导查资料,弄了好久,结果本来今天应该完成的事也没做完,领导找你问进度,责问你为什么手头工作这么久了还没搞定。你有苦说不出,心里埋怨,觉得是因为领导临时交待任务耽误时间……


所以,我说,制定计划只是所有工作的第一步,但任何工作从起点到终点,过程中总是会遇到各种各样的干扰。如何让工作在即使有干扰的情况下还能有条不紊地进行,是我们每个职场人需要掌握的。

那么,在给出解决方案之前,咱们有必要先一起来整理和想一下,平时工作中,自己会受哪些方面的干扰。

1.来自同事的:本部门和其他部门,同事临时需要的帮忙、其他部门提的工作需求;

2.来自领导的:.领导分配任务不会看着你的计划表来,经常时不时丢你一个;

3.来自生活的:朋友、恋人、亲人的需求或者是快递员、装修师傅;

4.来自自己的:微信微博、手机短信、娱乐新闻和资讯……

前面3个属于客观因素,不可抗只能应对;后一个属于主观因素,可以做出改变。


具体应对方法如下:

一、杂事集中一起处理

处理杂事得区分两个维度:紧急和不紧急;

如果是非常紧急的杂事,两三分钟就能搞定,比如给别人一个数据结果,或者发一份文档,非常紧急的话就马上处理掉;这类杂事也不需要写到计划表上,因为马上就能处理干净。

另一种是不紧急的,既然花的时间很短,我都建议不要马上处理,而是在计划表中的“杂事”一栏,集中记录起来,在一天中找一个集中的时间一次性处理。比如打电话预约位置、整理几份资料、订会议室、发开会邮件等。

这样的好处是,既不用担心会遗忘(因为都写在表上了),又不会影响手头上正在做的工作(花几秒钟列到表上就不用管了)。

二、重复的事情进行流程化、模板化

我以前做文案工作的时候,公司里,只要和文字相关的需求都会找我。有时是写软文,有时是需要一句广告语,甚至有时候是让我想个成语。无论是哪种需求,无一例外,他们都是在QQ上直接弹窗丢我,比如运营部发需求,内容是这样的:

亲啊,帮我来句广告语呗

什么广告语?

**游戏的

发在哪里的?

就活动图上面的。

啥时候要啊?

嗯,明天吧!

过了一会,行政部门来需求,对话是这样的:

亲啊,方便帮我们写一份招聘广告吗?

用在哪啊?

秋招开始啦。我们要去**大学进行校招。

啥时候要啊?

尽快吧,越快越好。

有明确时间么?

嗯,那就下午6点?

看出问题了吗?不同部门提文案需求的时候,在搞懂需求内容这个问题上,我都需要和他们进行重复、类似的对话,一天如果有四五个这样的需求,一个星期光在重复沟通上会浪费多少时间呢?

所以,后来我想了一个办法——用需求模板!(也是用excel表),上面列好文案要求的需求对接人、内容类型、使用场景、风格要求、关键词、截止时间、参考链接等等;但凡有部门QQ上找我,先丢个需求模板过去,这个模板既可以省掉中间沟通的环节,又可以避免别人对自己手头工作的干扰。


所以,如果你平时工作中也有很多这种每天都在重复发生的沟通、工作,你就应该想办法把这件事进行流程化、模板化,用工具帮你节约时间。

三、屏蔽与工作无关的干扰

工作时手机就在旁边,“叮咚”一下,你就忍不住会去看一眼,然后就进入时间黑洞。如果你不够自律,极其容易受微博微信或资讯干扰,我建议你直接在源头上消失干扰。靠意志力是没有用的,直接从源头上进行屏蔽。

比如把微博、微信、手机短信等全部取消信息提醒,进入静音模式;你说即使不用提醒,手机屏幕亮一下你也会忍不住看?

啊,那请你把手机倒扣在桌面上!

还有一种办法,就是借助工具,比如在一定的时间内锁住手机,时间不到手机无法打开;

记得之前网上有一种工具专门为写作者开发,为了防止干扰,可以设置字数。比如设置5000字,没写满5000字,软件无法关闭,更不可能上网别的,除了老老实实写完这5000字,没有任何办法。

这也算是一种强制措施。

四、主动汇报,管理你的领导

领导经常时不时给你丢工作,要么他是不太清楚你的工作量,要么就是不知道你的进展情况。因为领导是很忙的,他不可能主动考虑到每一个成员,把任务分配下去,没到关键节点验收,很多领导是不会过问的。有些领导甚至会忘记他给你派过什么任务。

归根结底,问题其实出在你自己的身上——没有主动汇报和反馈,导致领导对你的工作进展判断有误。

所以,要解决不断被领导干扰的问题,

最好的办法是要积极主动地反馈,和领导商量时间,找他汇报你现在的工作内容和进度。

这样做的好处除了让领导知道你在做什么,做到哪里了,对任务的分配更加合理之外,还有一个更重要的好处就是能让他对你放心。

因为做领导的,最怕就是自己手头的项目在执行过程中被耽误了进度。如果你的领导经常问你事情办得怎么样了,那你很危险了,这是一个暗示:你没有很好地反馈和汇报,向你的领导展示进度,让他不放心你。

五、有时,你还要学会拒绝

最后一个建议是“学会拒绝”,为什么呢?因为有时候,明明不是你的工作范围,但其他同事还是会丢需求给你,让你帮忙。甚至一些职场老油条看一些新人老实好欺负,为了偷懒把很多工作推给新人来做。

如果是同部门同事,量很多又超过你的负荷,建议你进行委婉拒绝。如果企业文化相对开朗,请你不用害怕会受到排挤或以后工作不好开展,不要一直做老好人。态度要礼貌谦逊,但也要不卑不亢,比如你可以说“不好意思,我手头上正有工作在忙,挺急的。”

假如对方说,可以等你忙完再弄,那这时你可以让他说一下工作内容,然后无论是啥样的工作内容,你都来一句“这个我可能不是很懂也不太熟练,如果要做的话估计得到**时候了(超出领导要的时间很多)”。

但凡有点脑子的,应该就能明白你的意思了。

如果是其他部门找你,分配很多不属于你的工作,那这时可以向你的领导求助,让老大与老大之间去解决。


最后, 总结一下今天的内容,我们工作上时常受到两方面的干扰,一个是客观因素(包括同事、领导、生活上),另一个是主观因素(自己);对于这两方面的干扰,有5条有效的小建议:

1.关于杂事的干扰:紧急的时间不多的马上处理,不紧急的集中一起搞定;

2.关于重复沟通的干扰:把工作进行流程化、模板化;

3.关于领导的干扰:主动按时汇报,积极反馈工作内容和进展情况;

4.关于工作范围的干扰:学会委婉拒绝,实在搞不定可以向领导救助

5.关于自制力不够的干扰:采取强制措施进行干扰屏蔽;

上面这些建议,可能你一时半会无法灵活运用,但只要在以后的工作有意识地去练习,就会运用得越来越好。

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