行政该如何帮助企业避免“萝卜章”事件?

前一段时间的“腾讯和老干妈事件”,各位行政们应该都有关注吧。


事件起源于深圳南山区人民法院的一则民事裁定书,同意原告腾讯请求查封、冻结被告老干妈公司公司名下价值人民币1600万元的财产。

消息一出,立刻就吸引了广大网友的目光,腾讯声明此事是因为老干妈在腾讯投放数千万元广告,但却无视双方合同长期拖欠未支付款项,腾讯被迫依法起诉,申请资产保全,法院裁定冻结对方企业账户。

对于此事,老干妈有自己的说法,老干妈称从未与腾讯公司或授权他人与腾讯公司就“老干妈”品牌签署《联合市场推广合作协议》,且从未与腾讯公司进行过任何商业合作。

7月1日, 贵阳警方针对此事发布通报:犯罪嫌疑人曹某(男,36岁)、刘某利(女,40岁)、郑某君(女,37岁)伪造老干妈公司印章,冒充该公司市场经营部经理,与腾讯公司签订合作协议,其目的是为了获取腾讯公司在推广活动中配套赠送的网络游戏礼包码,之后通过互联网倒卖非法获取经济利益。

腾讯就这样被骗了,受到全网的嘲笑,腾讯自嘲道:今天中午的辣椒酱突然不香了,这个事件被网友称为【逗鹅冤】,腾讯拌上老干妈,似乎已经尘埃落定,但是对各个公司的行政人员敲响一个警钟:企业印章管理对于企业来说,至关重要,一旦在有法律效力的文件上盖上公司印章就代表公司对文件的认可,行政人员应该如何做好印章管理呢?

今天我们就从分类,制章,保管,申请使用,留档查询,废弃销毁来帮助大家建立完善的企业用章制度:


公司印章的分类  

公司印章主要分为以下5类:

企业公章,主要用于公司对外事务的处理,包括工商,税务,银行等外部事务。

财务专用章,用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖。  

合同专用章,顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。

法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴。

发票专用章,在公司开具发票时需要加盖。


公司印章的刻制  

1,要制作一枚新的印章,一定是要经过严格的审批,首先需要由需刻印部门负责人跟据工作需要提出刻制印章的申请,经总经理批准后方可刻制,并报财务管理中心及行政中心备案。

2,确定制作后,经办人员应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本,税务登记证副本,营业执照副本,法人身份证到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续

——所需待料:办理准刻手续的经办人员,需持刻制单位的委托证明和本人身份证明;办理人名章准刻手续的,需要同时提供名章所刻人名的身份证明。)

3,公安局开出准刻手续后,经办人员需要到指定的地点刻章,刻章时需提供以上材料的原件及复印件。

公司印章的保管  

(一)各岗位专人依职权需要领取并保管。

(二)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

(三) 无论任何部门保管的印章,一律要求放到保险柜里进行保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。


公司印章的使用  

(1)使用公司印章时应当填写《公司印章使用申请表》,写明使用缘由,经总经理签字同意后,连同需盖章文件材料一并交给公司要员。

(2)公司印章的使用原则上由专员掌握,专员必须严格控制印章使用范围和仔细检查用章申请单的审批。

(3)公司印章原则上不准带出公司,如确因工作需要,需报请总经理批准,并由申请人写出借据以及明确归还时间。

(4)常规用印或需再次用印的文件材料,如之前已有过用章申请表可省去相关手续,印章管理员应同时填写登记表格以备查。

公司印章的废弃销毁  

企业所属部门发生变更或被撤销,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;

所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;

项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁将印章图案进行无法修复的破坏,并进行录像,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。


如果真遇到“萝卜章”事件该如何和处理?

企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。

基本做法如下:

首先,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;

其次,在相关媒体上发布澄清声明,及时知会潜在客户;

再次,及时通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同。

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