杨晓燕的人生管理体系里,包括对外管理和对内管理两大部分。前两次我们说的是对外管理,讲解了如何进行面向领导、上级的向上管理,面向同事,伙伴的平级管理。这一次我们进入第二大版块: 对内管理。
对内管理,就是把管理的目标放在内部,放在自己的身上,来修炼自己,培养自己。对内管理的第一块内容,就是时间管理。
一、用目标管理时间
用目标来管理时间,也就是说,要在目标下做时间管理。目标管理和时间管理,其实是殊途同归的。你需要先考虑清楚,什么事情是真正“有意义的事”,然后再来分配自己的时间,这就是用目标来引导你的时间安排。
管理大师德鲁克总结出了目标管理的SMART原则:
S代表的是specific,意思是目标应该是具体的;
M代表的是measurable,意思是目标应该是可以衡量的;
A代表的是attainable,意思是目标必须是可以达到的;
R代表的是relevant,意思是目标和其他的目标具有相关性;
T代表的是time –bound,意思是目标具有明确的截止期限。
在具体的操作中,我们应该记住这五条原则的基本要求,那就是:
设立目标的时候,需要明确、具体,让进度可以在过程中随时衡量;选择目标层次的时候,应该给自己设置一个“踮踮脚可以够得到”的标准,不能太轻松,也不能太难以达到;在实际的操作中,最好还要全盘考虑,让自己的这一件事儿和其他的事情联系起来,以点带线、以线带面,实现事半功倍的效果。最后,为了避免拖延症的苦恼,一定要给自己的目标设置一个明确的截止时间,最好还能有分段的时间点,方便随时把控进展。
二、时间管理的二八原则
二八原则最开始是经济学领域的说法,说的是一个企业或者一个团队的成功,往往是由其中的20%产品或人员,制造了高达80%的利润或价值。这个法则是由意大利经济学家帕累托创立的,所以又叫做“帕累托原则”。
二八原则的两个法宝是优先排序和聚焦专注。
什么是优先排序呢?面对大大小小的事情摆在眼前,焦头烂额的你需要做的第一件事情,不是盲目的去抓起一件事情就开始做,而是要先把这些事情按照重要程度排个顺序,找到什么是最重要的事情,然后优先去处理这些问题。
第二条小原则是聚焦专注。聚焦专注,是和优先排序紧密联系在一起的。当你做好了优选排序,眼前的一百件事情,就不再是混乱复杂的状态,而是有着明确的优先级排序。在这个时候,你应该做的当然是把自己最多的时间用在最重要的事情上去,去专注的处理这件事情,把注意力和精力都聚焦在这里。
聚焦,意味着你可以投入更多的思考,对手头的工作进行更深度的解析,面对问题,可以找到更好的解决方案。这样一来,你输出的工作成果也会有明显的质量提升,最后可以更精准的找到问题、更有效的解决问题。
三、时间管理的四象限原则
四象限原则,其实是和二八原则配套的。四象限原则就是为了帮助你分清楚事情的轻重缓急。
四象限中的“象限”这个词,是一个数学上的概念。画一个函数的曲线,需要先画出横向的x轴和竖向的y轴,这样就会形成一个交叉的大十字,在这个十字的四个方向,就会形成四块分区,这就是象限,象线和象线之间,有关联,也有区别。
把象限应用到时间管理上来,就是要把我们要做的事情分成四种,分别放在四个象限之中。怎么分类呢?按照“重要性”和“紧急程度”两个标准划分。
根据一件事情的重要性和紧急程度,我们可以把事情分成四种: 重要不紧急、重要且紧急、不重要但紧急和不重要也不紧急。
这其中哪个象限的事情应该优先去做呢?当然是第二种: 重要且紧急的事情。比如你必须处理的突发紧急情况,还有例如领导交代给你的急事,或者是某些你不做的话其他人也不能做的事,这些事情都是重要而且紧急的,需要你把最多的时间精力投入进去,它们也最有可能是二八原则中的那20%。
第二重要的应该是不重要但紧急的事情。这些事情包括一些你必须出场的无关会议、一些领导交代的琐碎杂事,或者是突然发生的急事,但其实这些事的重要性没有那么高。面对这些当下的急事,你没有更多的选择,只能去选择处理好它。
接下来,是重要但不紧急的事。这些事情往往是比较长周期的,比如你的自我提升和学习,比如你去改善自己的人脉和关系圈,这些事情不是一朝一夕能够完成的,你应该把他们拆解开来,利用持续的投入来细水长流,不能急于一时。
最后一种事情就是不重要也不紧急了。这种事情看起来很容易分辨,但是在实际的工作生活中,很多人却会在这些事情上浪费很多时间。比如,很多人会把大量的时间投入到盲目的社交中,盲无目的的上网冲浪,看没有什么内涵的网上内容,这些事情对你的帮助在哪里呢?这个问题值得深思。
现在我们的脑海中应该已经有了一副象限图,接下来,你要做的就是按照顺序去安排好自己的时间。