提升工作效率的方法

从前天起，我让业务部的同事每天都写一份工作总结。由于这个制度还是刚刚开始，设定的格式比较简单。比如电话营销岗的内容，只需要写三条，计划约见的客户数，实际达成以及问题反馈。执行以后发现这样一写就可以了解到很多问题。

比如有的人工作总结是这样的，今天计划约见30个客户，实际完成18家。问题反馈是很多客户接起电话还没来得及讲几句就挂掉了。

于是我就拿着他的信息给他做分析了，首先如果既不出去拜访，也没有准备资料或者自学基础知识，那么打30个电话做为一天的工作量是偏少的。虽说我们的电销不是盲打，用的是精确名单。打之前还要搜集一些具体信息，要做一些相应的准备。但这个数量还是不太够。

其次，既然有很多客户秒挂电话，很多到底是怎么个多法？我就算一半吧，那么也就是有将近九个电话用时不足一分钟。剩余的有效通话，我按全部充分沟通，用时平均达到十分钟。总共也就九十分钟，算上实现搜集信息的时间，一天的实际工作时间也就两个小时。

最后，问题反馈是什么鬼？所谓问题反馈，是你解决不了，然后希望得到我的指导。对方不等你说完就挂，我也不能把手从电话线里伸过去把人家按住啊。对方没有耐心听，只有两个原因。要么半天讲不到重点，或者你给对方的感觉就是接到了一个推销电话。

那么你可以问，怎样把我们的方案用最简短的语言描述清楚，或是怎样让对方感觉我是来为他解决问题的，而不是推销。关于这两个问题我的想法是这样那样，可不可行？这样才叫真正的反馈。

这位同事听完之后半晌没说话，不过之后的工作状态明显有了点改善。

其实我发现写工作总结是个值得提倡的事情。以前在王老吉的时候就曾经有领导要求过，当时我还是不是特别理解。现在发现的确有很多好处，不仅是从管理者的角度来讲，从自身来看好处也是非常多的：

第一、养成写工作总结的习惯，可以锻炼你的思维能力和表达能力。

很多人走出校园之后就几乎再也没有主动写一段文字的经历了，除非需要写年终总结会去网上百度，其他时候甚至可以发语音尽量不编信息。长此以往自己的表达能力是会退化的。把自己心里想的内容转化成文字，是一种可以锻炼并且非常实用的能力，写工作总结就是开始锻炼的一个比较低的起步方式。

第二、可以清晰的纪录自己做了些什么，有没有收获。

如果没有纪录，现阶段的经历可能在五年十年之后，就变成一片空白了。大多数人的生活都是平淡的，而大脑只能记住了那些比较极端的刺激和经历。一份走心的工作总结，其实是可以当成日记来看的。这样自己做过什么事情纪录下来，会有种时间没有浪费的成就感。并且可以了解，那些尝试取得了怎样的收效，有利于自己今后的决策。

第三、可以让自己和工作变得更有仪式感。

曾经有人说感情需要仪式感。其实日常生活和工作也是一样。如果有人说我在这家公司工作了十年，或者我在一个行业扎根多久，其实听了之后并不会有太大的触动。但你说我在这个行业做了十年，写了二十万字的总结，或者四五百篇相关的日记。我相信很多人是会肃然起敬的。这就是仪式感的力量。你写了这么多内容，大家会相信你一定是非常专业并且有自己的见解。

最后，从管理者的角度来看，让员工写工作总结，可以提升效率，更有效地了解员工的工作状态。那位数据不太理想的同事，今天就开始找我聊一些有点深度的话题了。这就是经过了思考后的结果，如果自己不去思考，哪怕管理者教得再多也是没有用处的。而工作总结就是逼迫他主动进行深度思考的一个不错的方式。