如何在 Outlook 2003、Outlook 2007 中管理pst 文件

          本文介绍如何使用个人存储文件夹（又称为 .pst 文件）备份在 Microsoft Office Outlook 2007、Microsoft Office Outlook 2003  中创建的数据。可以在 .pst 文件中备份邮件、联系人、约会、任务、便笺及日记条。

           Microsoft Outlook 自动在以下两个位置之一存储邮件、联系人、约会、任务、便笺及日记条目：

• 在硬盘驱动器上的个人存储文件夹（又称为 .pst 文件）中。
• 在位于服务器上的邮箱中。如果将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用，则邮箱位于服务器上。

         如果遇到硬件故障，意外丢失数据，必须在计算机间传输数据，或者必须在硬盘驱动器间传输数据，则可以使用 .pst 文件的备份还原或移动 Outlook 数据。
 

        

如何制作 .pst 文件的备份副本

如果未将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用，则 Outlook 在 .pst 文件中存储其所有数据。如果初始 .pst 文件损坏或丢失，则可以使用备份副本还原 Outlook 数据。此部分介绍如何创建整个 .pst 文件（所有默认项目都在其中）的副本。

执行下列步骤备份整个 .pst 文件：

1. 关闭所有邮件处理程序，例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
2. 依次单击“开始”、“运行”。复制以下命令并将其粘贴（或者将以下命令键入）到“打开”框中，然后按 Enter 键：
   control panel
   “控制面板”打开。
   
   注意，如果看到“选择一个类别”屏幕，则单击“用户帐户”，然后转到步骤 3。
3. 双击?邮件?图标。
4. 单击?显示配置文件?。
5. 单击相应的配置文件，然后单击“属性”。
6. 单击?数据文件?。
7. 在“名称”下，单击要备份的“个人文件夹服务”。默认情况下，此服务的名称为“个人文件夹”。但是，该服务也可能使用其他名称。
   
   注意，如果在您的配置文件中有一个以上的个人文件夹服务，则必须分别备份每个 .pst 文件集。
8. 单击“设置”，然后记下显示的路径和文件名。
   
   注意，因为 .pst 文件包含 Outlook 所用且存储在 MAPI 文件夹中的所有数据，所以该文件可能很大。要减小 .pst 文件的大小，请单击“设置”窗口中的“开始压缩”。
9. 关闭所有“属性”窗口。
10. 使用“Windows 资源管理器”或“我的电脑”复制在步骤 8 中记下的文件。可以将该文件复制到硬盘驱动器上的其他位置，也可以将其复制到任何种类的可移动存储媒体（如软盘、CD-ROM、便携式硬盘驱动器、盒式磁带或者任何其他存储设备）上。

二、如何备份位于 Microsoft Exchange Server 上的 .pst 文件数据” 要了解如何在将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用时备份数据，必须知道将数据存储在何处。Outlook 数据的默认送达和存储位置是 Exchange Server 邮箱。Exchange Server 管理员通常在服务器上处理邮箱的备份。但是，有些 Exchange Server 管理员在硬盘驱动器上的 .pst 文件中存储 Outlook 数据。

三、

在 Outlook 2007 中：

1. 在“工具”菜单上，依次单击“选项”、“邮件设置”选项卡，然后单击“电子邮件帐户”。
2. 在“帐户设置”窗口中，单击“数据文件”选项卡。
   
   如果“名称”字段包含“邮箱”一词，后跟电子邮件名称，则 Outlook 将数据存储在 Exchange Server 上的文件夹中。有关如何处理备份的详细信息，请与 Exchange Server 管理员联系。
   
   如果该字段包含“个人文件夹”之类的词，或者个人文件夹或 .pst 文件集的名称，则 Outlook 将新邮件、联系人、约会及其他数据存储在硬盘驱动器上的 .pst 文件中。要备份数据，请转到“如何制作 .pst 文件的备份副本”部分。

四、

如何导出 .pst 文件数据

如果仅希望备份某些 Outlook 数据，则可以仅为要保存的数据创建一个新的备份 .pst 文件。此操作又称为导出 .pst 文件数据。例如，如果仅某些文件夹中存在重要信息，而在多个较大的文件夹中保存着其他不重要的项目，则可能希望使用此部分。可以仅导出重要文件夹或通讯簿而忽略“已发送邮件”之类的文件夹。

按照下面的步骤执行操作，导出特定文件夹：

1. 打开 Outlook。
2. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。如果该菜单项不可用，则将鼠标指针悬停在菜单底部的箭头上，然后单击“导入和导出”。
3. 单击“导出到文件”，然后单击“下一步”。
4. 单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
5. 单击要将 .pst 文件导出到的文件夹，然后单击“下一步”。
6. 单击“浏览”，然后选择要将新 .pst 文件保存到的位置。
7. 在“文件名”框中，键入要用于新 .pst 文件的名称，然后单击“确定”。
8. 单击“完成”。

五、

如何将 .pst 文件数据导入 Outlook

如果初始 .pst 文件损坏或丢失，则可以使用 .pst 文件的备份副本还原 Outlook 数据。在 .pst 文件中保存的所有内容都将返回到 Outlook 中。

按照下面的步骤执行操作，将数据还原或导入到 Outlook 中：

1. 如果希望导入的 .pst 文件存储在可移动设备（如软盘、便携式硬盘驱动器、CD-ROM、盒式磁带或者任何其他存储媒体）上，则插入或连接该存储设备，然后将 .pst 文件复制到计算机的硬盘驱动器上。
   
   复制 .pst 文件时，请确保未选择“只读”属性。如果选择此属性，则可能收到以下错误消息：
   The specified device, file, or path could not be accessed.It may have been deleted, it may be in use, you may be experiencing network problems, or you may not have sufficient permission to access it.Close any application using this file and try again.
   如果收到此错误消息，请清除“只读”属性，然后再次复制该文件。
2. 打开 Outlook。
3. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。如果该命令不可用，则将鼠标指针悬停在菜单底部的箭头上，然后单击“导入和导出”。
4. 单击“从另一程序或文件导入”，然后单击“下一步”。
5. 单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
6. 键入要导入的 .pst 文件的路径和名称，然后单击“下一步”。
7. 选择要导入的文件夹。要导入 .pst 文件中的所有内容，请选择层次结构的顶部。
8. 单击“完成”。
9. 如何备份个人通讯簿
10. 个人通讯簿可能包含 Outlook 通讯簿或联系人列表中不包括的电子邮件地址和联系人信息。Outlook 通讯簿可以保存在 Exchange Server 邮箱或 .pst 文件中。但是，个人通讯簿会创建一个存储在硬盘驱动器上的单独文件。要确保备份此通讯簿，必须在备份过程中包括所有扩展名为 .pab 的文件。
    
    按照下列步骤执行操作，找到个人通讯簿文件：
    1. 如果您运行的是 Windows Vista：单击“开始”。
       
       如果您运行的是 Windows XP：依次单击“开始”、“搜索”。
       
       如果运行的是 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98：单击“开始”，指向“查找”，然后单击“文件或文件夹”。
       
       如果运行的是 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me)：单击“开始”，指向“搜索”，然后单击“文件或文件夹”。
    2. 键入 *.pab，然后按 Enter 键或单击“开始查找”。
       
       记下 .pab 文件的位置。使用“我的电脑”或“Windows 资源管理器”将 .pab 文件复制到包含 .pst 文件的备份的同一文件夹或存储媒体中。
    您可以使用此备份将个人通讯簿还原到相关计算机上，或者将其传输到另一台计算机上。按照下列步骤执行操作，还原个人通讯簿：
    1. 关闭所有邮件处理程序，如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
    2. 依次单击“开始”、“运行”。复制以下命令并将其粘贴（或者将以下命令键入）到“打开”框中，然后按 Enter 键：
       control panel
       “控制面板”打开。
       
       注意，如果看到“选择一个类别”屏幕，则单击“用户帐户”。
    3. 双击“邮件”图标。
    4. 单击“显示配置文件”。
    5. 单击相应的配置文件，然后单击“属性”。
    6. 单击“电子邮件帐户”。
    7. 单击“添加新目录或通讯簿”，然后单击“下一步”
    8. 单击“附加通讯簿”，然后单击“下一步”。
    9. 单击“个人通讯簿”，然后单击“下一步”。
    10. 键入要还原的“个人通讯簿”文件的路径和名称，单击“应用”，然后单击“确定”。
    11. 单击“关闭”，然后单击“确定”。
    注意，Outlook 通讯簿是一项供配置文件使用的服务，利用此服务可以方便地将邮箱、个人文件夹文件或公用文件夹中的联系人文件夹用作电子邮件通讯簿。Outlook 通讯簿本身不包含任何必须保存的数据。

六、如何备份 Outlook 设置文件
如果已自定义设置（如工具栏设置和收藏夹），您希望将这些设置复制到另一台计算机上，或者将其还原到相关计

算机上，则可能需要在备份中包括以下文件：
Outcmd.dat：此文件存储工具栏及菜单设置。
ProfileName.fav：此为收藏夹文件，该文件包含 Outlook 面板的设置。
ProfileName.nk2：此文件存储自动完成 (AutoComplete) 功能所使用的昵称。
签名文件：每个签名都有自己的文件，其名称与您在创建该签名时使用的名称相同。例如，如果您创建了一个名为

MySig 的签名，则“签名”文件夹中会创建如下文件：
MySig.htm：此文件存储 HTML 格式的自动签名。
MySig.rtf：此文件存储 Microsoft Outlook 多信息文本格式 (RTF) 的自动签名。
MySig.txt：此文件存储纯文本格式的自动签名。
签名文件的位置取决于您运行的 Windows 版本。使用以下列表查找适当的位置：
Windows Vista：Drive\users\Username\appdata，其中 Drive 代表将 Outlook 安装到的驱动器，Username 代表

用于安装 Outlook 的用户名。
Windows XP or Windows 2000：Drive\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application

Data\Microsoft\Outlook，其中 Drive 代表将 Outlook 安装到的驱动器，Username 代表用于安装 Outlook 的用

户名。
Windows 98 或 Windows Me：Drive\Windows\Local Settings\Application Data，其中 Drive 代表将 Outlook

安装到的驱动器。
注意 如果将 Microsoft Word 用作电子邮件编辑器，则签名将作为自动图文集条目存储在 Normal.dot 文件中。

您也应备份此文件。

如何查找 .pst 文件
如果您不知道旧的或现有 .pst 文件在计算机上位于何处，但希望将此 .pst 文件添加到 Outlook 配置文件中，

则此部分介绍如何搜索 .pst 文件并将其添加到 Outlook 配置文件中。

要搜索 .pst 文件，请按照下列步骤执行操作：
搜索 .pst 文件的步骤：
如果您运行的是 Windows Vista：依次单击“开始”、“计算机”。找到位于右上角的搜索窗口。
如果运行的是 Windows XP：依次单击“开始”、“搜索”。
如果运行的是 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98：单击“开始”，指向“查找”，然后单击“文件或文

件夹”。
如果运行的是 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me)：单击“开始”，指向“

搜索”，然后单击“文件或文件夹”。
键入 *.pst，然后按 Enter 键或者单击“开始查找”。找到要添加到 Outlook 的所需 .pst 文件。记录该 .pst 文

件的位置。
关闭搜索窗口并启动 Outlook。单击“文件”菜单，然后选择“数据文件管理”。
单击“添加”按钮，然后选择要添加的正确类型的 .pst 文件：如果 .pst 文件是在 Outlook 2007 中创建的，则选

择“Office Outlook 个人文件夹文件 (.pst)”。如果 .pst 文件是在较旧版本的 Outlook（如 Outlook 97、2000

或 XP）中创建的，则选择“Outlook 97-2002 个人文件夹文件 (.pst)”。
导航到您在上述搜索中找到的所需 .pst 文件的位置。选择 .pst 文件并单击“确定”。
为 .pst 文件键入一个自定义名称或者接受默认名称。单击“确定”。单击“关闭”退出当前窗口。