Oracle project AS-IS preparation

 

kickoff meeting之后，正式进入项目，第一阶段的任务是项目准备，根据我们项目的要求，我们公司的super user需要准备As-Is-Process

 

当然我们Local也要开一个project kickoff meeting,用户是知道这个项目的，也期待了很久，但是对他们来讲一直是有雷声不见雨点的，开会的目地一是正式的告诉用户，启动了这个项目，share一下与他们有关的global项目内容，比如说整体项目的时间表，项目的组织架构，以及他们在这个项目里充当的角色，当然最重要的就是他们的任务了

 

做完介绍后，就要分配任务了，在preparation阶段，super user要做的就是向oracle consultant介绍目前公司各个function的流程，以讲流程为主，当然哪些地方用到ERP系统的，也要提出来，信息流是怎样在系统里传递的

 

这个过程是让oracle consultant了解我们现在所处的一个状态，使用ERP系统的信息输入输出点，让他们知道我们现在那些地方是用系统的，哪些地方是手工handle的，我们的最低一个要求就是当我们换到oracle后，至少能满足我们现在的业务需求，我们以前用到系统的地方，将来也希望能在系统里做，操作上不一样没有关系，流程不能改的太多

 

对我们用户来讲，他们对公司目前的状况，他们手上的业务流程和系统操作都很熟悉，还有他们工作当中存在的哪些问题，或者说目前的系统不能帮助解决的，他们也很熟悉

 

用户最想了解的是To-Be-Process，大家都知道我们会follow global的policy和process model，但是究竟是怎么样一个变法，变哪些地方，变多少，这是他们想知道的，他们希望能有一个心里准备，用户这种急迫的心情我们是能理解的，对项目leader来讲，不能让用户的期望太高，期望越高，如果一旦没有达成预想的效果，用户就会很失落，如果用户一上来就受了很大的打击，我想后续的项目开展会遇到很多阻力的，项目的成败不是靠个人，每个人的贡献和热情都很重要，所以要适时适度的给用户打一些预防针，让他们认识到项目的效果不可能和他们想象的一样的，不能让他们的期望无限膨胀，毕竟这个项目是全球的，localization的要求是有限制的，如果本地化的程度太高，就偏离了项目的guideline：globalization

 

作为一个项目，必须有一个合理合乎逻辑的过程，也需要讲究一定的项目实施方法，在做任何一个步骤是都不可以偏离了这个方向，需要抓住要点，做到有的放矢，不然项目做出来的结果不但达不到预期的效果，时间上也会有所延期

 

在项目的准备工作delivery 到用户手上後，并不代表可以等着丰收了，因为对用户来讲，他们手上有很多日常的工作，大家都很忙，所以怎样push用户在deadline之前能交出任务，还需要照顾到他们的workload，沟通是非常重要的，沟通并不仅限于说话，说话只是一种沟通形式。要用户准备As-Is-Process,对用户而言，当然是按照他们自己的理解去表达流程，每个人一种表达方式，这样放在一起表述是就显得很凌乱，没有一个统一的表述思路，这样听者也很难理解所有的内容，所以我们需要给用户提供一份表述流程的模板，还有表述的思路和提纲，在这样一个框架下，用户可以自由发挥，但是这样也不会偏离轨道，这就是一种沟通！

 

这让我想到了，有时在商场里，如果某个地方地上有水，一般会在旁边放一个警示牌：地滑，小心摔倒，这其实也是一种沟通

 

沟通在项目当上表现得尤其重要，当你在传递给一项任务给Team member时，也许你的意图说的很清楚，然后组员也理解了，但是他们在做具体的工作的时候，有可能会遇到很多问题，这个时候就需要及时的沟通，帮助他们提供资源，协调工作，更重要的一点是，如果组员不是一个很愿意沟通的人，那么他就很可能作出来的结果不是你预期想要的，所以在项目当中，需要及时实时的沟通，帮助项目成员清晰目标，如果他们走歪了，就需要扶正他们，朝正确的方向前行。

 

super user 的AS-IS-Process按照预期的时间顺利完成了，这也算是local 一个小的milestone吧，下一步就是和oracle consultant开一个workshop meeting，让顾问了解我们的现状和需求，和用户有一个互动，互相交流的机会，consultant了解我们的情况之后，为他们下一步的明确需求，寻求solution打下基础。

 

我想oracle consultant 在workshop meeting上不会回答太多To-Be-Process的问题，因为我们将来的To-Be是基于global process为基础的，必须在global的框架下的，并不是oracle上有的功能和oracle的解决方案都可以被应用的，同样不能给用户任何许诺，这其实是project change management的一部分。

 

workshop meeting expecting......