关于个人的文档管理 － 电子邮件2

这是关于电子邮件管理的最后一篇。

我的邮件管理心得大概可以分成下面几个点：

1、即看即管理：收到邮件之后，如果没有处于不可打断的状态下，就要立即开始处理，处理方式大概分成下面几种
     *如果是无用的邮件，立即把它删掉
     *如果邮件很长，或者邮件中链接比较多（比如订阅的期刊），而时间有限，把邮件设置成为未读，留待有时间的时候读
     *如果邮件跟工作有关，而没有时间处理，给邮件打上旗标，留待有时间的时候处理
2、周期性管理：每天都需要整理该天的邮件（这也是务必做到当日事，当日毕的工作态度），处理掉未读的和加注旗标的。对于期刊，未必一定要读完。加注旗标的工作，则需要进行工作管理了。
3、阶段性梳理：在到达阶段性的时间点时（如一个项目结项，每个月的第一天或者最后一天）。需要对这一阶段内的工作和相关材料进行梳理。电子邮件也是其中之一。
4、善用搜索：在充分的维护元数据之后，你就会发现搜索的好处了。比如，在你为项目干系人建立联系人组之后。相关时间跨度内的项目相关的邮件一个相关查询就足够了。如果你的邮件客户端支持在查询的结果上查询的功能。通过联系人、主题等等信息，一般说来，找到你想找的邮件，不会非常困难。
5、保存常用的搜索：我有几个常用的搜索，以智能文件夹的方式保存起来了。这些常用的搜索是：
     *To Read：所有的未读邮件
     *Today：当天收到的邮件
     *Flagged：所有加旗标的邮件
     *Has Attachment：所有有附件的邮件
6、充分利用邮件客户端的特色功能：有的邮件客户端（如GMail和Apple Mail）都可以根据话题进行邮件自动分组。GMail的类似论坛帖子的方式是更加优雅一些。按话题自动分组邮件，可以极大的减轻利用邮件讨论一件事情的负担。尤其是在多人讨论的时候。
7、充分利用邮件的处理规则：很多邮件的管理和处理都可以采用规则进行自动化的处理。比如，可以把所有来自家里人的邮件打上绿色的标签。便于和工作邮件区别开来。或者把相关邮件拷贝到相关的文件夹中（GMail的对应操作是为这个邮件打上标签）。
8、利用搜索引擎技术：不要用OutLook自带的查找。那样查找效率太低了。可以利用MSN Toolbar或者Google Desktop这种搜索工具来帮助你。我用的是Mac OSX，Spotlight已经很好用了。

好了，关于电子邮件的管理，就说到这么多吧。下一篇里，我将会讨论电子书的管理。