周九常:个人知识管理的三个重点领域

                郑州航空工业管理学院信息科学系,郑州,450015

[摘要] 本文认为,个人灵感知识管理、个人知识项目管理和个人学习管理是个人知识管理的三个重点领域,个人灵感知识管理的重点在于及时管理,个人知识项目管理的重点在于创新管理,个人学习管理的重点在于针对性管理,并分别论述了三者的管理内容和相应的管理方法。

[关键词] 　个人知识管理　个人灵感知识管理　个人知识项目管理　个人学习管理

[中图分类号] G350 　[文献标识码] A 　[文章编号] 100322797 (2006) 0120097205

    个人知识管理无疑是重要的,它可以提高个人的社会生存能力、适应能力、创新能力与竞争能力。个人知识管理的必要性在于:
   一是社会中的个人存在知识管理的实际问题,特别是在知识经济和网络环境下,每一个人都有必要关注自身的知识管理问题
   二是人们把关注的目光投向了组织知识管理,很大程度上忽略或回避了个人知识管理问题,这在理论上也是不完善的;
   三是组织知识管理和个人知识管理之间的关系需要正确处理,个人的知识管理问题解决好了,会为其在组织中的知识管理活动积累经验,为组织知识管理工作的开展做出自己的贡献。同样,组织知识管理的实施也会使个人留心知识管理问题,促进知识管理意识的增强,把组织知识管理中某些合适的经验、方法和技术移植或变通之后利用到个人知识管理之中,这必然会提升个人知识管理的能力,有利于个人知识管理活动的开展。因此,从发展的角度来看,个人知识管理与组织知识管理是相互推动、相互补充的关系,这种相互关系推进的结果,必然是改善双方的知识管理效果,最终必然带来个人学习、事业上的成功以及组织的发展和社会的全面进步[1 ] 。
    实际上,个人知识管理并不仅仅关乎个人,要想实现个人知识的充分有效的分享、利用与创新,在许多情况下就必须使管理活动超出“个人”的范畴,使个人知识管理活动与他人、与组织联系起来,也就是说要在一定程度上涉及组织知识管理。个人知识管理是社会中知识管理的最小单元,它有机融合于组织知识管理和社会知识管理之中。

1 　对相关研究的简要评述

    评述相关研究成果的目的在于为本文的研究寻找空白点和薄弱点,为本文的撰写提供一个合适的理由。利用笔者就读的南开大学购买的一些数据库资源进行检索,发现国外很少有关于个人知识管理问题的研究,排除重复发表的文章,国内期刊上发表的有关个人知识管理的文章总共有7 篇(如果这一检索结果与实际不符,则可能是由所购买数据库的品种局限以及笔者的检索误差造成的) 。这其中,
   甘永成研究了电子学习环境下的个人知识管理,从知识流程的角度提出了个人知识管理的7 个实施方法[2 ] 。
   赖纯顺和卢泽辉从知识流程的角度重点探索了个人知识管理的方法[3 ] 。
   刘杰针对基层科研单位科学基金管理人员,从知识流程的角度提出了个人知识管理的内容[ 4 ] 。
   张洪彬和沈治宏研究了个人知识过程管理,认为它是个人知识管理的重要方面[5 ] 。
   汪牧青就个人知识价值观、个人知识结构、知识运用的方法以及思考与创新能力进行了分析[ 6 ] 。
   王江在研究隐性知识的开发时提出了个人隐性知识的开发策略(方法) [7 ] 。
   赵铭建则认为信息教育可以提高个人知识管理的能力[8 ] 。
 
(1) 研究所取得的成绩。
    一是建立了个人知识管理的基本“研究规范”,形成了一种相对稳定的研究模式,即“个人知识管理的概念———个人知识管理的内容———个人知识管理的方法(策略) ”,这一“研究规范”也体现了这些成果的研究思路。
  二是对个人知识管理目的的认识基本上达成了共识,认为个人知识管理是有目的有意识地对个人的知识进行管理与补充,逐步建立与完善个人的专业知识体系,提高个人的工作效率与竞争力,进而推动个人事业的发展和人生价值的实现。
  三是对知识管理的主要内容有比较一致的看法:“有计划地建立个人专业知识体系,有针对性地吸收所需的专业知识资源,持续地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能以提升个人价值与竞争力,有效地提取所需的专业知识资源、用于实际工作以获得良好的工作绩效,更好地展示个人的学习能力和工作能力,在所在的机构中成为知识交流的重要元素并获得更好的事业发展机遇。”[9 ] 四是提出了个人知识管理的方法(策略) ,大家比较认同的方法(策略) 是:“分析学习中对知识资源的需求,选择个人知识管理软件,建立知识分类与编目准则,建立个人知识管理系统,维护更新,使用知识资源。”[10 ]

(2) 研究存在的问题。
  归结一下主要有以下几个方面:
   一是不同行业的研究人员基于自身业务领域与知识背景,其着眼点与侧重点有所不同,造成了在个人知识管理概念含义的理解上有一定程度的歧义性。
  二是这些文章的研究视角基本上是一致的,即从知识流程管理的角度入手,研究个人知识管理的内容、方法和策略。研究视角上的单一性造成了研究视野的狭窄性,使一些重要的个人知识管理领域尚无人涉及或着力不够。
  三是个人知识管理软件(工具) 受到了关注,但是对其作用效果的认识却很不一致,因此所提出的个人知识管理方法中对个人知识管理软件(工具) 的强调程度有明显差别。
  四是由于知识流程的研究视角,对个人知识管理流程的各个具体环节的研究显得面面俱到,但重点却不突出。
  五是由于不约而同地“遵循”同一“研究规范”,造成这些研究成果的内容体系一定程度上的同构性和雷同性。

2 　本文的意图和目标

    在个人知识管理中,如果只强调过程管理,往往显得过于抽象,会让人无所是从;如果还遵从上述研究成果的研究思路和“研究规范”,就难以有所突破和创新。为避免这种情况出现,本文将重点探索以下三个方面的个人知识管理:个人灵感知识管理、个人知识项目管理和个人学习管理。以它们作为个人知识管理的三个重点领域的理论依据在于:
   首先,学习对于个人的重要性是不言而喻的,学习意味着进步,学习为个人发展打下知识基础,因而对个人学习管理不可不加以关注。
  其次,个人知识项目与个人事业的发展有密切的关系,项目承担得多,完成得好,创新度高,个人的社会贡献就大,因此个人知识项目管理就应当受到重视。
  再次,个人灵感类知识是个人隐性知识中最活跃、最新颖及最有价值的一类,并在个人知识管理中常常为人们所忽略,因此个人灵感知识管理需要重点对待。本文一反上述个人知识管理研究的知识流程路向,超越其既有研究模式和“研究规范”的樊篱,依据“重要性”从横向加以关照,目的在于指出个人知识管理的三个重点领域,并提出相应的管理策略,为个人知识管理提供新的关注点和可操作的方法。

3 　个人灵感知识的及时管理

   灵感知识是一种非常独特的隐性知识,具有不稳定、不成熟、易消逝和潜在价值大等特点,为发挥其作用,实现其价值,迫切需要对其进行管理。鉴于个人灵感知识的上述特点,笔者把个人灵感知识管理的重点定位于及时管理。个人灵感知识管理是个人隐性知识管理的一项重要内容,是个人隐性知识管理的重点与难点所在,但可惜的是,笔者至今还没有明确地发现人们对它的研究。在日常生活中,在工作、学习中,每个人都需要养成一种灵感知识及时管理的好习惯。

  第一步,当自己头脑中迸发出创造性思想,闪现出智慧的火花,灵感突然袭来,新奇的念头(有时甚至是古怪的念头) 出现时,一定要加以珍惜,不可错过,不能任其消逝,一定要及时记录下来,使其清晰化、显明化,不管此时的这些思想、智慧火花、灵感、念头是否有用,都要及时记录下来,为以后可能的转化利用创造条件。这些偶发性的灵感知识在一定程度上可以看作是不可再生资源,需要进行及时的记录和管理,以发挥其应有的作用。我们要清醒地认识到,任何对自己灵感知识的漠视和不负责任的思想与行为,都会对个人灵感知识的转化和利用造成不可挽回的影响与损害。

  第二步,要围绕这些新出现的灵感知识原料或灵感知识半成品,进行深思,看看这些知识原料或知识半成品为何会在头脑中闪现,是受到了何种事物、现象或者知识元素的刺激,与什么事物相关,与什么现象相关,与什么过程相关,与什么人相关,与哪个特定地方相关;再看看其相关性程度有多大。这是横向的关联性思索。然后还有纵向的关联性思索,看看这些知识原料或知识半成品与头脑中原来积累的哪部分知识相关,能否被纳入到大脑知识体系中去,如果能,这些知识原料或半成品将在大脑的总体知识结构中处于什么位置,它对大脑的总体知识结构造成了什么影响,有没有改善大脑的知识结构,有无可能会进一步激发出新的灵感或智慧,等等。

    第三步,要利用文献资料对这些知识原料或半成品进行查证,看看这些知识原料或知识半成品能否被纳入到自己所积累起来的显性化知识体系中去,如果能,则分析其处于什么位置,有无出现知识互补或知识相互冲突之处,原因何在,等等。这其实是做知识之间的相互佐证的工作,看看这些新出现的灵感知识的正确性、准确性和未来的发展空间有多大。

   第四步,围绕这些知识原料或半成品与感兴趣或需要的人进行交流(交流的对象要经过认真的选择) ,不是一般的交流,而是进行广泛而深入的交流,交流中一定要使这些灵感知识作为交流的主题。交流的方式和途径当然有很多,但总可以归结为直接交流和间接交流,其中直接交流中的面对面交流、座谈会或讨论会式的交流、知识沙龙式的交流等都是很好的方式,值得尝试。通过交流,会激发出新的知识,碰撞出新的智慧火花。当然在现代信息技术条件下,选择网上在线交流不失为一种好的方式,在一定程度上也可以达到或接近当面交流的效果,并且这种方式可以大大扩展交流的范围,加上交流大胆,往往会获得出人意料的结果。也可以选择其它的交流的方式,比如传统书信的方式,电话交流的方式,等等。不管选择哪种交流方式,一定要做好交流的准备工作,让参与人员充分了解要讨论的主题,并让参与人员明白讨论这个主题的重要性和必要性,掌握好交流的进程,防止或避免交流过程中偏离主题的情况出现,从而取得交流的实效。

   第五步,进行知识评估,看看新产生的知识能解决什么实际问题,有什么理论意义与实际意义,应用前景如何,可以被纳入哪种正式的知识门类或知识体系之中。

   通过以上五个步骤,大致就可以对灵感知识进行及时的转化管理,使其在可能的情况下一步步走向应用。

4 　个人知识项目的创新管理

   个人知识项目管理在很大程度上也是一种组织知识项目管理,因为项目常常来源于组织的委托,并且项目的经费使用、过程控制、成果鉴定和评奖活动都要由组织来执行,但知识项目最终还是由项目组中的个人来分担,因此,笔者在此强调的是个人对自己承担的知识项目的管理责任与义务。个人知识项目管理的重点在于创新管理,因为创新是知识项目的灵魂,是知识项目的核心价值所在。所谓知识项目的创新管理,以笔者的理解,就是以创新为核心的知识项目管理,通过这种创新管理,努力使个人知识项目所产生的知识成果,是“在世界上首次发现、发明、创造或应用⋯⋯其中‘, 新’的涵义是知识产权意义的新,即在原理、结构、功能、性质、方法、过程等方面有显著性变化,不是时间意义或地理意义的新。”[11 ]

4. 1 　个人知识项目创新管理的内容
  根据上述理解,个人知识项目的创新管理内容主要包括以下几个方面:

   首先是知识项目选题上的新颖。这是保证项目成果创新的前提。要创新、要领先,就不能重复别人的研究题目。那么怎样才能保证项目选题上的新颖呢? 办法不外就是要加强对各学科领域研究前沿的跟踪,加强个人与国内国际之间的联系和学术交流,利用国内国际上的相关检索系统,加强对课题库的检索,等等。

   其次是设定个人知识项目创新的目标。知识项目创新目标一旦设定,就要凝聚项目组各方力量,全力以赴地攻关,使目标的达到真正成为知识项目创新的标尺。当然目标的设定也要兼顾项目的级别、时间、经费、项目组的研究能力等方面的限制性因素,既要讲究先进性,也要注意合理性和可行性。

   再次是搞好项目研究过程的质量控制。在知识项目的研究中,要保证实实在在地拿出属于自己的东西,要研究出独一无二的“这一个”来,达到目标要求,任何投机取巧和“便宜从事”都是要不得的。不能只重视数量而不讲质量,只重进度而不重效果,只重结果而忽略创新。现在,科研中特别是学术研究中存在严重问题,抄袭、剽窃别人的研究成果已经屡屡发生。在这种情况下,尤其需要我们加强个人知识项目研究过程的质量控制和创新管理。

    第四是使知识成果合理地纳入个人和组织的知识积累、利用和更新的进程之中。要保证知识成果传播和应用上的创新,使项目成果真正有效地转化、应用,发挥其发展生产力的作用。不能认为,项目一旦结项、验收,任务就彻底完成了。

4. 2 　个人知识项目创新管理的方法
  笔者认为,搞好个人知识项目的创新管理,可以从下面一些方法入手。
  (1) 搞好个人理论研究、基础研究的学术规范化管理。这是实施个人知识项目创新管理的一个重要保证。学术规范化有两层含义:一是知识引用的规范化,谨防过度引用或引用过度,并实事求是地做好引用标示等。知识引用的规范化隐含了一个重要原则:引用要以知识创新为宗旨,为知识创新服务。只有这样才能体现出个人知识项目管理的目标。二是在撰写学术论著时要对该领域的知识现状进行梳理,搞清楚前人、别人对此问题研究到什么程度,所遗留的问题有哪些,辨明知识的历史脉络,把握知识之间的关系,在此基础上,再确定自己的研究要解决什么问题,做哪些工作,能做到什么程度,等等,都要做一个明确的交代,一句话,要搞清自己的研究在整个领域的知识现状图中的位置[12 ] 。
(2) 树立知识创新的观念。知识创新是知识项目的生命,是个人和组织的竞争力之源,是知识经济时代的主旋律。包括项目主持人、参与人等都要充分加以认识,要树立“知识创新至上”的观念,培养知识创新的主体意识,形成“以我为主、从我做起”的知识创新责任感和使命感,要具有“不创新,毋宁舍之”的真诚与勇气。
(3) 实施个人知识创新责任制。为了推进个人知识创新,项目负责人要切实负起责任来,在项目研究过程中除保持与项目组成员的密切联系,进行必要的指导、监督和交流以外,还要制订和实施个人知识创新责任制,规定每个成员的知识创新目标、奖惩标准和具体实施办法,使知识创新具体落实到项目组中每一个人身上。对于知识创新不达标的成员,可以考虑在后续研究中将其排斥在研究团队之外。
(4) 以项目负责人为核心进行知识项目评估。
要对项目成果的新颖性、先进性进行评估,特别是对阶段性知识成果的评估,一定要严格按照知识创新的标准来进行。

5 　个人学习的针对性管理

  个人学习管理的重点在于针对性管理,因为在知识经济和网络环境下,个人学习的知识内容、途径、方式、方法、自身的知识结构以及实践的需要等越来越复杂,为了保证个人学习的效率和效果,做好针对性管理就成为理所当然的管理重点。

   首先是对个人的心智模式加以改善。心智模式是“根植于人的心中,影响人了解世界,以及如何采取行动的许多假设、成见、价值观、信仰、观念或图像、印象等。”[ 13 ] 心智模式不易观察,其影响也不大容易发现。不良的心智模式阻碍个人学习,健全的心智模式帮助个人学习。因此,作为个人,要时时注意培养、改善自己的心智模式,形成健全、良好的心智模式,为个人学习奠定良好的基础。成人基于自己的经历常常形成某种看似“根深蒂固”的心智模式,无法加以改变,其实不然。只要我们用心并且持之以恒(比如将自己的心智模式摊开,以某种优良的心智模式为榜样,检查自己心智慧模式的缺失,然后坦率地与他人交流看法,并在行动中慢慢改变它) ,在一定程度上改善自己的心智模式是可以做到的。

   其次是针对个人知识结构中的短项进行弥补式学习。根据管理学中的“木桶原理”,制约组织(个人) 发展和成长的不在于其长项(强项) ,而在于其短项(弱项) ,这就是所谓的“短项效应”。在这种情况下,个人学习管理应优先吸纳的是知识结构方面的短项。弥补式学习的逻辑前提是需要考察其知识结构因某一方面的短缺而造成的对当前环境的不适应性。有目的有意识地对个人的知识结构进行横向观察,在此基础上进行弥补式学习,逐步建立与完善个人的专业知识体系,可以为将来的综合应用,把不同学科的知识动态地组合应用,提高个人的工作效率与竞争力,打下坚实的基础。

  第三是针对个人知识结构中的强项进行加强式学习。知识强项对个人来说更加重要,在一定程度上说,它是个人生存与发展的主要依靠,因此,每个人都需要使优势保持下去,使之与时俱进,这样,进行加强式学习就必不可少。俗话说,“一招鲜,吃遍天”,讲的虽然是人的技能,但技能的基础是知识,或者说技能的背后是知识的铺垫。随着科学技术的加速发展和知识更新速度的加快,必须使自己原来独特的知识强项加以更新,保持特色、加强优势,使自己的“招”一直“鲜”下去,使自己在职场和竞争中保有独特的地位,并且无可替代。从横向的关系来看,知识结构的进化有一个重要原则———存同求异,对于同业者来说,基本的专业知识都需要具备,这就是家共有的那些知识,还要有自己独到的某种知识,或者说对大家共有的那些知识的掌握熟练程度异乎寻常,这就是“求异”。“存同”是基础,“求异”是发展。无论是对知识短项进行弥补式学习,还是对知识强项进行加强式学习,最终追求的是知识结构和能力的整体优化。

  第四是针对职场的现实需要安排个人的学习。
人在职场,经常要面临层出不穷的新技术、新观念、新管理方式以及相应的职业技能所造成的压力,在竞争日益激烈和知识更新不断加快的今天,早已不存在一劳永逸、终身好使的某种职业知识。因此,参加在职培训和学习班,学习时下的一些热门知识,满足职场对新知识的现实需要是很有必要的。

   第五是针对要解决的问题和要完成的任务进行学习。问题和任务摆在面前,它们很可能是全新的,依靠旧知识和老经验无法解决,无法完成,在此情况下,只能进行针对性学习或进行咨询,别无他途。实际上,通过咨询来解决问题、完成任务,其本质是一种知识外取行为,对本单位的员工来说,仍然是一种学习的过程。

   第六是针对个人自身的特点进行学习。针对自己的特点进行学习,首先要培养对于学习,特别是持续学习的兴趣和爱好,使学习建立在爱好的基础上,快乐地进行学习。古人云:“知之者不如好之者,好之者不如乐之者。”很显然,养成了对于学习的爱好和乐趣,可以大大改善个人的学习效果。其次要从自身条件出发,有计划有目标地学习,掌握相应的学习方法,选择适宜的个人学习工具,安排恰当的学习途径。比如性格开朗的人可以采用交互式学习方法,加入学习型组织,在工作过程中学习,边干边学,各种兴趣小组、专业社团以及项目组中进行交流学习。与人交流,虚心向学,可使人受益非浅,因为“三人行必有我师”。而性格内向的人,则可以在显性知识的存储与积累,在公共知识的个人转化上下工夫,适宜采用先进的知识收集加工技术和个人知识管理软件(系统) 。当然,这种对应性选择并不是绝对的。再次是针对学习的对立面———教———来反思学习,从“教”的角度上说“, 言教不如身教,身教不如境教”;那么,从学习的角度来看,不仅要学习他人言语表达的知识,还要体会和学习他人以身作则,在行动中示范、透露出来的知识、经验,更要把自己融入到一个环境开放、交流自由、充满浓厚学习兴趣的情景中去。此外,不仅要针对过去的知识体系进行系统学习,还要在保持对环境变化和新问题敏感的基础上,甄别新知识并及时学习,使自己在知识上与时俱进,一句话,永不放弃对新知识的追逐和学习。第七是努力使学过的知识成为常识。也就是说要把知识掌握到常识的水平和程度。“常识态”知识就是已经烂熟于胸、不用再翻书本就能正确使用的知识。一个显而易见的事实是,常识越多运用能力也越强,因此,把知识变为常识,有利于知识的自觉运用,使知识产生更高价值。那么如何使知识成为常识呢? 办法有两个:一是反复进行学习;二是不断运用这种知识。

6 　结语

个人灵感知识的及时管理、个人知识项目的创新管理和个人学习的针对性管理,是个人知识管理的三个重点领域,本文把淹没于纵向知识管理流程研究取向中的它们提取出来,进行研究,希望能开启一个新的研究路向,并引起其他研究者的进一步的探索。

 

参考文献
1 　周九常. 信息管理与知识管理. 北京:大众文艺出版社,
2004. 79 页
2 ,10 　甘永成. 电子学习环境下的个人知识管理. 中国电化
教育,2003 (6)
3 　赖纯顺,卢泽辉. 个人知识管理方法的初探. 锦州医学院
学报,2000 (5)
4 ,9 　刘杰. 浅谈基层科研单位科学基金管理人员的个人知
识管理. 中国科学基金,2004 (3)
5 　张洪彬,沈治宏. 论个人知识管理. 图书馆理论与实践,
2004 (1)
6 　汪牧青. 开启“黄金屋”———析个人知识管理. 中国职业技
术教育,2004 (21)
7 ,13 　王江. 知识管理中隐含经验类知识的开发利用策略.
科研管理,2003 (3)
8 　赵铭建. 信息教育与个人知识管理能力的发展. 聊城大学
学报,2003 (4)
11 何传启,张凤. 知识创新. 北京:经济管理出版社,2001.
163 页
12 周九常. 论知识引用. 情报资料2001 (4)