为什么创建To-Do清单正让你的成功列车脱轨

导语

我们中的许多人会制作待办任务清单（To-Do List），可是这些清单给我们带来了更大的压力，而且还无法说明白任务要耗费多久。这里会给出三种替代的做法。

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根据项目追踪软件提供商iDoneThis的研究，大约三分之二的专业人士写To-do lists，然而清单里有41%的项目实际上从未完成。事实上，一多半人在待办的当天，将它们记入To-do lists。

《成功人士时间管理的15个秘密》作者Kevin Kruse说，虽然To-do lists很流行，但是它们会让你的成功列车脱轨。“你真的认为Richard Branson（理查德·布兰森）*和Bill Gates（比尔·盖茨）会写一个长长的To-do lists，给表项排好优先级，标上A1，A2，B1，B2，诸如此类？”他问道。“To-do lists是重要任务的狗带之所。”

在他的关于生产率和时间管理最佳实践的研究中，Kruse访谈了200多位亿万富翁、奥林匹克选手、全A优等生和企业家，向他们询问最佳建议。“没有一个人提到To-do lists。”

Kruse认为，这是因为To-do lists常会出现以下三个主要问题。

1. To-do lists没有说明所需要的时间。当有一长串任务时，人们倾向于先去处理能在数分钟内快速完成的任务，而把较费时的任务抛在脑后。
2. To-do lists不区分紧急和重要。To-do lists上没有时间界限，致使重要的事情经常被忽视。“我们的冲动是去和紧急事情缠斗，而忽略了那些重要事情。”
3. To-do lists招致压力。人们倾向于记住未完成的工作，这些未完成的工作带来念念不忘、不能自己的思绪。这被称为蔡格尼克记忆效应*。Kruse说，这些罗列着未完成工作的清单导致失眠。

那该怎么做呢
Kruse发现大多数高度成功人士按照日程表来生活和工作。成功的关键在于采取三项举措，将日程表转变为每日的效能蓝图。

1. 为最重要的事冻结时间。不要随意地填满日程表去响应所有出现的请求。
   “弄清楚你的生活和职业中的优先事项，为它们预留出雷打不动的时间。”比如，你可以每天早上锁定两个小时从事一项战略性规划，或者其他令你进步的计划。关闭email，手机置于飞行模式，聚焦在纯生产率上。
   你的日程表里还应该为一些事情留出时间块，如身体锻炼，晚上的约会，或者与你的核心生活价值匹配的事情。Kruse建议冻结不怎么重要可你很想做的事情，但是要把它们限定在一定时间范围内。比如，将每周接电话的时间控制在一小时之内。
2. 以15分钟为单位考虑问题。尽管大多数日程表（软件）为一个约会创建的默认设置是30分钟，Kruse建议改为15分钟，并且在制定计划时严密地估算一项任务所需时间。
   “超高效能人士只会花费必需的时间。雅虎的CEO Marissa Mayer*以和同僚开5分钟短会而闻名。当你的默认设置调为15分钟，你自然会发现一天中能够装得下更多的任务。”
3. 事无巨细，计划一切。计划好一天三次检查新邮件，而不是隔几分钟就看看。把“给姐姐打电话”放入日程表，而不是写进To-do lists里。“更好的做法是，在每天下午确定固定的时间来回复电话。”
   如此这般才真的能让计划落实。“当你被逼着挑选特定的日子和时间，你就能以始终如一的标准完成应做的事情，压力也将随之而去。”

Kruse承认开始时要估算出事情要花费的时间是很困难的，但是加以练习，坚持计划会变得更容易。他还建议计划要留出一些缓冲时间，比如一顿超出预计时长的午餐，或者一天里结束工作的时间。
“意料不到的事情总会发生，像是接到一通学校打来的电话，要你去接生病的女儿。然而如果没事打扰，你就能利用时间去集中精神，放松休息，或者创造性地思维。”

注释：
理查德·布兰森：维珍（Virgin）品牌的创始人，一位具有传奇色彩的亿万富翁，以特立独行著称，曾驾驶热气球飞越大西洋和太平洋。

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蔡格尼克记忆效应（Zeigarnik effect；又称蔡氏效应） 是指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。这个现象是由蔡格尼克通过实验得出的结论。

Marissa Mayer：玛丽莎·梅耶尔，毕业于斯坦福大学，1999年加入谷歌，是谷歌第一位产品经理和首位女工程师，也是《商业周刊》”创新产业25位领军人物”之一。2012年7月17日，玛丽莎出任雅虎CEO。

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原文作者：Stephanie Vozza
http://www.fastcompany.com/3056852/how-to-be-a-success-at-everything/why-creating-a-to-do-list-is-derailing-your-success