应收账款管理实务 -- 读书笔记

概述

1. 当今行业竞争中, 赊销以及货到付款的经营方式导致大量的应收款资产。 改善应收账款的质量,增加现金流,减少坏账,对于企业来说至关重要。

2. 所有公司都在为增加收入而不断地消耗资源,如果炫丽的产品不能转换为收入,并最终转换成现金,那么终将枯竭而亡。

3. 营业周期 =存货周转天数 + 应收账款周转周期 DOS越短越好,超过100天不正常了, 软件公司的话60天左右是比较优秀的

4. 精细应收账款管理好处:

* 增加现金流量,现金流量是公司的血液,也是股价的保证
* 减少坏账损失
* 改进服务质量

5. 应收账款管理不善,会最终转换为坏账, 从坏账准备中提取。 而坏账准备的增加,就增加减让费用(债务重组的损失)了. 应收账款反应的是公司循环的整体质量, 在接受订单,交货,开据发票,要求付款等任何一个方面如果做的不能让客户满意,那么改应收账款就会变成过期,或者短付账款。 最后直接影响利润。 观察应收账款的变动,以及趋势,能够在很大程度上体现一个公司的健康状况。 聪明的做法是让管理者负责Order to Cash的整个过程,不要然销售的策略影响到应收账款。

6. 公司战略目标的先后顺序

1. 收入增长
2. 盈利能力
3. 现金收入 --- 应收账款管理排在第三位
4. 市场份额
5. 风险承受

而各个目标的策略有时是相互冲突的, 比如为收入增长而采用的宽松赊销, 但在应收款方面采用严格的信用控制。


应收账款前期经营活动的影响
开具准确的发票是这个环节最重要的事情,任何在发票上的疏漏都换降低客户满意度。而准确的发票开具又和其他几个方面分不开:

* 准确报价: 开票日期,单价总价,运费,适用税种/税率/税费,付款期限, 以及产品的描述
* 产品的质量,特别是对于软件产品来说,性能问题,能够导致客户拒付,产生应收账款

报价的要点:

* 不对无法实现的产品和服务进行报价
* 报价产品的范围限定在指定的清单
* 采用自动配置工具,避免产品和附件之间的不兼容
* 从生产工程师处获得对于报价的意见
* 运费和付款期限也要慎重考虑


合同管理:
采用合同的都是大客户,确保将来仍然能够以最低的价格得到产品和服务。

* 合同内容中必须包括准确的报价: 开票日期,单价总价,运费,适用税种/税率/税费,付款期限, 以及产品的描述
* 确保合同的有效性,增加条款 长期有效,自动续订,延长期限直到一方正式取消。
* 合同续签的挑战:
*
* 合同管理软件,跟踪管理,自动提醒续签时间,通知续签人。 90~120前启动续签程序
* 合同过期后的交易管理政策,续签时告知客户。包括销售条件,价格,期限等

* 管理合同到期对订货的影响,大量合同在同一天到期,或者同一天续签,对订货影响很大,过于几种。应该将合同到期日分布到不同的日期,缓解工作量突然增加。 同时也存在订货后,积压在仓库,等待交付给客户,这部分时间过长,影响也非常大。 一般不能超过1~2天
* 每个根据过期合同开据的发票,都是会引起争议,从而返工,影响客户满意度,延迟收款,影响现金流。有坏账的风险。
* 合同中关于客户的文档信息同样重要,Bill To, Ship to, Due Date等都要非常清晰和保持最新。
* 确保收款和Dispute部门了解合同的具体内容。


定价管理:
Princing管理是非常重要的一个环节, 包括定价激励和促销活动。 定价管理的目的有很多,常见的例子有:

* 旺季订单转到淡季 (反季销售)
* 增加个别订单,或者整理货运量 (薄利多销)
* 增加特定时间的购买总量 (不眠夜特惠)

由于这个过程非常复杂,如果不能很好的管理这个定价过程,后果会非常严重,导致应收款质量大幅下降。 很多价格都是在合同中有规定的,修改某些价格,就意味着所有的相关合同都要发生变化。价格差异影响应收款的准确性。 (VRM有复杂的定价模块)

* 采用简单方案
* 所有产品都是一个独立产品,可以单独定价
* 促销活动事先公布,要和客户沟通,发票中的价格采用折后价格
* 设立争议管理流程,让争议出现后能够以最小工作量解决
* 积累争议的原因和资料,后续持续改善

有争议的发票,占过期发票的50%~80%,而对于价格的争议,占有争议的70%. 所以准确的发票价格,以及快速解决争议的流程,决定应收款的质量

信用控制:
主动信用控制,比如只对预付定金的客户进行销售,如果利润率能达到期望水平,就可以延续这种严格信用控制。 相反,如果采用宽松信用控制,或者被动信用控制,例如由于客户都是500强,而不对信用进行控制,那么等到账款严重过期,停止服务,直到结清。这种做法未必可以是客户付款。


* 信用限额管理方法: credit Limit, 公司愿意为其承担的额度。 这个额度需要进行信用调查来评估,而不是简单的设定:
*
* 财务状况,财务报表也是其limit的重要根据,对客户的销售,收入水平进行衡量
* 预计销售额
* 对方的付款历史,这个付款历史的研究,可以确定其信用额度的更新
* 第三方的评价

* 对于信用不足的客户处理:
*
* 缴纳预付金
* 较短的付款期限
* 对某些高风险客户,提取坏账准备金


订单处理:
订单处理包括快速发货和准确的发票开据,这是客户全额付款的基础。有效订单实践包括:

* 电子形式,避免抄写带来的错误
* 有采购订单号,多数公司只正对订单号付款,很少对发票付款
* 产品描述清晰,不要有疑问,比如型号,
* 个主件,配件价格
* 运输条件,谁负责运费
* 交货日期
* 订购的数量

重要内容为:

* 按准确的时间履行交货
* 为发票开据账单


开具发票: 最好采用自动化的方式来开具发票,因为这部分信息最为重要

不同的客户所需要的发票与普通客户的不同,所以需要专门的程序来处理,获得符合需求的发票。 发票准确与否会影响公司在客户心中的评级

* 快速
* 准确, 准确比快速更重要,不准确的发票,通常会让收款延迟数周

BQI: 错误发票的百分比 7%, 1百张中就有7张是需要更正的。 3%以下才是一个可以接受的数字,大于这个数,将会报纸严重的账款预期问题。


* 发票的信息,最好包括: 客户采购单号, 供应商(公司)的内部销售订单号,逾期付款费,以及财务费用。发票形式要求易于处理
* 确保所有应收账款都开据发票,没有发票的应收账款永远也不会被支付。 这部分应该控制到最小。 Unbilled Receivable,服务已经发生,或者产品已经交付,但是还未开发票。
* 更正发票: Credit memo, 这是最清晰的控制方法。
*
* 另外还有就是让客户支付部分发票,然后公司内部再做调整,这样不是很好,这些调整很难被会计记录
* 切记不能重新开发票,尤其不能开单号相同的发票,会引起混乱。

* 优先关注大额发票,带来巨大的现金流量收益
*
* 在收到订单,并装运和提供发票前,反复确认订单规格,设备配置,交货日期,价格和付款期限
* 发票送出后确保客户无异议,有争议就迅速解决争议
* 发票到期前确认已经付款,或正在安排支付
* 频繁跟踪调查,直到被支付。

* 积极要求付款,”IMMEDIATE“,往往可以有很好效果。 对于大客户尤其需要采用这种方式。 延迟开票时间,但是开票就需要付款


应收账款资产管理
应收账款是公司最大的资产之一, 它的管理需要低成本,不影响增长,不影响客户关系

组合策略:

* 应收账款的组合,规模,复杂性和结构
*
* 一般是8/2原则,80%的应收,是20%的客户导致的,所以关注重点的客户是关键。(客户View是尤其重要,一般规模大的再上面)
* 混乱-交易增加了管理难度,完全未付发票以外的位付,属于混乱-交易,这部分也是异常难以管理。 混乱-交易需要的文档,跟踪更多

* 对组合进行划分: 然后采取不同的策略进行收款。
*
* 公司规模: 小香皂公司 VS 宝洁公司 催促付款,停止发货。 还是Email沟通,绝不停止发货
* 大型零售商: 处理折扣,而不是预期未付发票账款 (行业决定回款慢)
* 政府客户和私营客户不一样

* 指定具体的处理方法
*
* 大客户 给与更好的折扣,定期会谈,维护关系。
* 小客户,发自动催缴信,需要打大量有效电话的技能
* 合理安排时间,大头占50%, 小头25%, 其他采用自动催缴方式,或者低成本代理方式


Collection策略: 对于占比重高的客户,投入最好的资源进行收款,通过面谈获得最好的现金流。 其他部分,则再过期后进行催缴


收款过程:

* 提前联系,尽管客户会对没有过期的发票回避问答,但是我们可以采取措施,先聊过期发票,再聊即将到期发票。 表达希望解决问题的意向。
*
* 是否收到发票
* 发票是否符合要求
* 付款时间如何
* 获得付款承诺,或者拒绝付款原因

* 付款谈判
*
* 以一大笔付款作为开始
* 缩短时间
* 体高频率
* 言明逾期费用
* 或者获得支票


总之,收款的过程是有组织,有纪律,有计划的实施收款,并确保收款员能集中火力,有限保证大资金回笼。


折扣处理:
当客户支付金额小于发票的金额,就产生折扣,或者短付。 即使发票非常清晰,仍然可能遭遇折扣。 特别是大型零售商,对于折扣的处理要更加迅速:

* 通过提高服务质量,减少折扣。
* 发票出具的是折扣价,不过很多客户不希望折扣价显示在发票上。
* 明确规定折扣的类型和限额,规范折扣范围。 这对于减少将来折扣有很大影响
* 折扣不处理,就会出现滥用折扣,无效折扣
* 但是折扣处理又不能花费太多时间,因为收益甚小

方法:

* 小额的折扣直接注销,减少人工干预,能关注大额的收款。 这个额度要有很好定义
* 清楚向客户传达折扣信息
* 建立解决折扣问题的标准框架,流程,并培训
* 确定处理折扣类型的有限顺序
* 提供促销活动的准确信息
* 高效处理退货能力


逾期费用和及时付款折扣:

收取逾期费用非常困难, 所以late charge的运行基本没有太大必要。 但是及时付款的折扣,相比起来就太重要了。 但是有些公司的付款部门不管何时付款,都要求享受折扣要求。 于是形成了未实现折扣,这部分应收账款还是需要追回的。


* Late Charge对于收入的贡献非常少,但是又是非常困难的实施过程。
* 作为谈判的筹码
* 部署这项措施,提高客户的管理质量
* 合理调整时间,不引起客户反感。 通常客户对于late charge账单都是无视的。

除非高层同意实现,否则不要强制添加,另外就是一定要实现其自动化。


争议处理: dispute
处理不即使,后果非常严重。逾期款升级, 不满意的客户。 而最佳实务包括:

* 建立管理dispute的正确流程
* 建立时间框架,在出现争议后,确定的时间做确定的事情
* 不仅仅是收款员的责任,而是面向客户的所有职能部门的责任
* 培训员工进行谈判
* 全程跟踪,并积累经验,找到根本原因,减少争议数量
* 处理争议要作为业绩来衡量
* 争议的文档,图片等整理好,方便相关人事浏览,提高效率
* 分辨出提出争议的客户的目的:
*
* 拖延付款时间的客户
* 需要解决问题的客户


账户维护:
清楚客户账户中的混乱-交易的, 如折扣,未实现的折扣,贷项等。 这些混乱-交易要及时清楚, 确保不要影响其他的大额发票。 不要影响收款员的工作效率,注意力。 客户的满意度得不到提高,每月对账中的混乱-交易影响实际的金额。 混乱-交-易处理的越早,收回的几率就越大。

* 自动清除,不要对小额的混乱-交易花大量时间
* 收款员拥有折让一部分的权利,让其作为谈判的筹码
* 周期性处理这些混乱-交易,不能拖太久


付款处理:
用客户的付款,OnAccount CreditMemo, Adjustment来核销账户里面的发票, 匹配并进行清除。

目的:

* 尽快将收到的资金存入公司账户, 比如支票兑现
* 准确,快速的匹配。将付款和未付贷项匹配。
* 收款当天就准确核销全部付款
* 两大问题:
*
* 未核销付款的积压
* 错误的核销付款 --- 这个问题更加严重


所以Receipt Mapping/Clear这部分非常非常重要

未核销付款的积压:

* 造成了收款努力的浪费
* 客户的厌恶, 客户已经付款,仍然被催缴,这是不可饶恕的。

原因:

* 客户的汇款提示不清晰,Confirmed, 知道是哪个客户, 但不知道是哪比业务
* 无法确定是哪个客户的付款。
* 付款处理员工的问题

贷记账户: OnAccount Credit Memo, 客户的付款可以记录到该账户,用来核销其发票。

处理这种积压,需要找到客户,展开一定的调查进行更正,一般不太费时, 最费时的是错误的核销了,之后要冲销。

不准确的核销:

* 直接影响公司的利润率
* 客户收到不准确的账单,会打来大量电话,停止付款,知道所有信息得到更正
* 永远不能单方面的核销,要积极和客户联系,按照客户的指示进行核销
* 理解fire没有得到客户书面指示就核销的付款员


最佳实务:

* 自动现金匹配技术, Auto Cash-- 根据BankStatement,生成Receipt,并map到invoice上
*
* 能够支持折扣,短付的情况。 付款少于账单也能部分核销

* 对于任何有疑问的核销都要主动获得客户指示,这个不单是收款员的责任。
* 对于付款地址的变更,一封邮件是远远不够的,需要收款员的电话跟踪协助
* 建立报告体系
*
* 收到付款数量, 被核销的比率
* 未核销的,无法辨别的现金和帐龄
* AutoCash的命中率

你可能感兴趣的:(财务金融)